技工学校教学科研档案的管理

吴龙娣

一、教学科研档案的范畴及作用

教学科研档案是学校在长期的教育教学、科学研究等工作中形成的，通过保存以备查用的文件材料。它包括学校教学管理、校园网建设、招生就业、学籍管理、课堂教学与教学实践、科学研究等方面的文字材料和声像资料。

教学科研档案是学校教学科研工作的真实记录和经验总结，是教学科研工作的重要组成部分，更是学校档案中最具特色、最能体现学校办学水平的历史记载。

二、教学科研档案管理的现状

目前，技工院校教学科研档案从收集到利用的全过程存在不少问题和困难。

1.教学科研档案的收集阻力大

有的老师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的，理应由自己保管，一交给学校档案室，那不是把自己的成果充公了吗？有的教师唯恐材料经档案部门立卷、归档后，把自己整理的系统的材料分散在不同的案卷，造成利用不畅、使用不便等问题。这种对教学管理工作的认识不足和抵触情绪，使教学科研档案的收集始终处于被动地位，移交什么就接收什么，不移交也不主动搜集。应归档的珍贵的教学实践和科研材料依然散落在个人手中，使教学、科研档案难以发挥应有的作用。

2.教学科研部门与档案管理部门的沟通协调不够

就教学、科研部门而言，其主要工作是教学管理及学术研究，而档案收集、管理应由档案部门负责，且部门立卷难推行，故而对材料收集、归档态度冷漠。就档案管理部门而言，档案管理人员通常只在库房做日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作，很少深入教学、科研部门，未有效宣传档案管理的重要性。

3.认识有偏颇，管理不到位

有些单位对档案工作重视不够，认为档案管理是一个很清闲的活，不需要技能，也不需要培训。有些单位把档案岗位作为照顾老弱病残的专用岗位，无论其是否胜任档案工作。有些单位频繁更换档案员，档案人员队伍不稳定，素质参差不齐。有些单位很少指导档案工作，也很少检查、考核。有些单位对档案保管设备配备、档案工作人员的待遇落实缺少关心。在这些情况下，学校教学科研档案工作几乎是放任自流，全凭档案员的责任心，何谈档案的完整、系统、准确！

4.开发档案信息滞后，利用效果不明显

教科研档案的宗旨是为教育教学服务、为师生服务、为社会服务，但许多技工学校的教科研档案利用率不高。究其原因有二，一是档案员身兼数职，无力开展信息开发、档案编研工作；二是档案员对教育教学管理工作陌生，对档案业务也知之甚少，通过培训才能勉强上岗，水平基本处在手工操作阶段，编研能力有限。

三、构建科学规范的教科研档案管理机制

如何规范、科学地做好教学科研档案的收集、立卷、整理、保管和使用工作？结合多年从事学校档案管理的经验，笔者认为可以从以下几方面着手。

1.转变观念，责成专人管理网络，是做好教学科研档案工作的基础

学校要切实重视教学科研档案工作，大力宣传教学科研档案管理的重要性，达成“归档是为了更好地服务于教育教学工作、服务于广大师生、服务于社会，统一保管有利于保护档案的齐全、完整、系统、安全，为利用者提供全面信息”的共识。

学校要建立一个完整的工作网络，贯穿综合档案室、教务处、教研室、教研组和课题组，指定专人负责相关档案的收集、归档。此外，根据学校实际，制订教学、科研档案的归档范围和保管期限表，及时印发给学校教学科研部门，召集相关人员进行业务培训，并定期到教学科研部门了解、检查教学档案的收集情况，使档案部门成为学校教学、科研工作的信息咨询部门。

2.提高档案管理工作者的综合素质，是做好教学科研档案工作的关键

随着科学技术和信息产业的飞速发展，现代化手段越来越多地应用于档案工作。特别是数字信息、电子文件等新生事物的出现，以及文档一体化管理手段的应用，对档案员提出了更高的要求，让有些档案员措手不及。

档案工作者要充分认识形势的严峻性，主动加强业务学习，更新知识结构，拓宽知识面，提高职业道德修养，提高教学科研档案的质量和管理水平，提高编研水平。学校要制定培训计划，有针对性地提高档案员的业务水平，引导其掌握更多的理论知识和现代管理技能，使学校的档案管理逐步走向科学化、现代化。

3.规范档案管理目标和管理制度，是做好教学科研档案工作的重点

技工院校以市档案局、市教育局《广州市中小学档案管理工作规范》为依据，制定明确的教学科研档案的目标管理标准，建立一套适用于本校的教学科研档案管理制度。此外，制定目标管理标准考核制度，明确各专、兼职档案人员的岗位职责，把档案工作纳入考核，奖惩分明，奖优罚劣。

4.注重收集、规范归档程序，是做好教学科研档案工作的核心

科研材料呈乱扔乱放、杂乱无章的状态，根本就没有案卷，更没有检索工具，要查找一份档案，就如大海捞针，造成了要用时找不到、不用时又嫌碍事的状况。由此可见，及时归档、科学组卷是多么重要。

档案工作的每一环节都非常重要，但最重要的要数收集这一环节，如果收集工作做不好，其他的整理、鉴定、保管、利用等一系列工作将是无本之木、无源之水。档案员要高度重视收集工作，主动参与教学科研管理工作，从文件形成即开始介入，督促有关部门和相关人员随办随归。在文件材料收集齐全后，档案员要以保持材料的系统性和有机联系为原则，科学分类，合理组卷，确保案卷完整、准确、美观，便于查找。

5.注重教学科研档案信息资源的开发和利用，是做好教学科研档案工作的根本

档案的生命在于它的实用性，收集档案的目的在于利用。因此，要切实提高教学科研档案的利用效果。一是教学科研档案的开发要突出学校特色。档案人员在档案的收集、整理、利用和档案开发中应总结典型经验和教学科研的特色与亮点。二是教学科研档案应着重对教师业务竞赛、学生升学情况、学生学科竞赛进行数据统计分析，编制基础数字汇集；着重对教师优秀教学讲稿、学生优秀作文、教学论文进行专题收集，汇编成集；着重将历年试题分析、教学经验编制成教学参考资料。三是在科学分类、合理组卷的基础上，科学编制各种检索工具，从而提高服务质量。

科学规范的教学科研档案，不仅为学校的改革和发展提供理论支持，也为深化教育教学改革、强化内部管理提供参考资料，为完善学校管理体制奠定基础。而学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，我们应以优化教学科研档案管理为突破，完善技工学校档案管理工作，为提高教学质量、提升教育品质、创学校品牌做出积极的贡献。

（作者单位：广州市公用事业高级技工学校）