五种方法提高电子文献利用率

文/何建新 郑萍

五种方法提高电子文献利用率

文/何建新 郑萍

从硬件支持、网络揭示、师生培训、宣传交流和消除障碍等五个方面，探讨如何提高数字图书馆电子文献资源的利用率。

20世纪90年代开始，我国高校和科研机构陆续购进和引进了一些中外文电子文献资源。到了9 0年代末，特别是在CALIS组织下，以集团采购引进了大量的外文电子文献资源。这些电子文献有著名的德国Springer-Verlag集团、荷兰Elsevier Science公司和美国John Wiley公司等的全文电子期刊，有美国ISI 公司的Ei Village、美国Thomson公司的Web of Knowledge和美国OCLC公司的FirstSearch等二次文献数据库，还有美国ProQuest公司的博硕士论文数据库等等。这些电子文献资源极大地丰富了我国高校和科研机构的馆藏，弥补了外文文献不足的缺陷，在相当程度上提高了教学和科研的文献保障率。大量的中外文电子文献资源涌入到图书馆，为读者提供了丰富的查询资料。然而，如何引导读者充分利用好这些资源，最大限度地发挥电子文献资源的作用，成为图书馆重大而艰巨的任务。

据统计，目前全国高校科研机构的用户平均每检索一次文摘索引数据库的费用为4.40元人民币，平均每浏览或下载一篇全文的费用为4.07元人民币。有些高校花费重金引进的电子资源数据库，每年的使用量却不到500次。当然，引进订购前的评价选择工作相当重要，本文对此不作评论，仅就如何提高已经订购的电子文献资源的利用率进行探索研究。

1 充分利用IT信息技术支持

电子文献资源包括光盘数据库、本地镜像数据库及通过远程访问的网络数据库。这些数据库的使用都要用到计算机，而且除了光盘数据库以外，其他数据库还都要通过网络支持才能够使用。因此，硬件设备的性能、数量和配置直接关系到电子文献资源利用。

增加终端和无线设备

目前电子文献对计算机的性能要求已经不是最主要的问题，市面上销售的主流产品甚至低端机型都可以满足需求。我们只要对计算机进行适当的配置和安装相应的软件，包括网络适配器或调制解调器和检索软件及各个数据库的全文浏览器等，就可以使用这些电子文献资源。因此，增加计算机的数量是提高电子文献资源利用率最直接最有效的方法之一。高校的学生使用电子文献，可以在电子阅览室，也可以在宿舍。但是，相当多的高校不允许学生在宿舍里使用计算机，而学校电子阅览室的计算机又极其有限，另外，高校教师使用电子文献的场所一般是在教研室办公室或者家里，大部分学校目前还不能做到教师人手一台机器，所以，当务之急是适当增加计算机终端，并且有限度地允许学生在宿舍里使用计算机。

无线设备的应用，解决了网线不能到位的问题，也适应了目前用户使用笔记本等无线终端越来越多的需求。因此，增加无线网络设备，可以间接提高电子文献的利用率。

提供必要的网络和计算机支持

尽管计算机和网络已经普及，但仍然有相当一部分用户对计算机和网络的基本技能掌握得不是很熟练，总是会遇到各种各样的问题，这势必对电子文献资源的使用形成障碍。因此，馆员，特别是技术部门和参考部门的馆员，应当想用户所想，急用户所急，随时帮助解决用户遇到的各种问题。在实践中，我们发现用户遇到的有关计算机和网络问题主要集中在网络的设置和一些常用软件的安装上，包括某些数据库指定的全文浏览器（阅读器）的下载和安装，一些插件的下载和安装；计算机本机在网络中的工作组、IP地址、网关、掩码及DNS服务器的设置；因特网浏览器的参数设置等。

2 挖掘网络揭示功能

由于电子文献资源均需要通过因特网来达到检索和使用的目的，因此，如何更科学合理地在网页上组织这些资源，对提高电子文献资源的利用率也异常重要。

结构分布

所有的用户都知道，要使用电子文献，就要到图书馆的主页上查询。因此，电子文献资源应该放在图书馆主页的显要位置。电子文献资源按类型可分为一次文献（原文或全文）和二次文献（文摘、索引等）；按学科专业可分为综合性文献和专题文献；按语种可分为中文文献和外文文献；按是否需要国际访问权可分为本地文献和国外远程文献；按是否已经正式购买分为有使用权文献和试用文献；按引进购买的先后顺序可分为原有文献和新进文献。一般说来，电子文献资源在网页上的分布，应该本着易用性的原则，从方便用户的角度出发，科学合理地布局排列。我们可以将比较常用的综合性文献数据库、中文文献数据库排、最新引进购买的文献数据库排在前面或醒目的位置。当然，我们还可以分门别类地排列，可以将上述分类之一，如一次文献和二次文献，作为主类排列，再将其他分类之一，如中文文献和外文文献，作为子类排列。一般地，试用文献数据库应该单独排列，而需要国际访问权的文献数据库要做特别说明。

电子期刊导航

制作电子期刊导航是一项有意义的工作，它不仅为用户揭示了馆藏期刊的种类和数量，使用户了解自己学科所拥有的电子期刊及其收藏年代，而且可以直接引导用户找到所要查找的期刊，免去检索各个数据库而带来的麻烦。这在无形中提高了电子文献资源的利用率。目前电子期刊导航做得较好的有北京大学、清华大学、复旦大学、上海交通大学和西安交通大学等。

学科导航

电子期刊导航只能做到全文电子期刊文献的导引，对于非全文数据库和非期刊文献，可以通过制作学科导航的工作来帮助和引导用户使用电子文献资源。学科导航不能只做重点学科和特色学科的导航，一定要照顾到全校的所有学科，要注意跨学科重复制作，即一个文献数据库涵盖多个学科，这些学科导航都要加入这个数据库。当然，学科导航也可以加入全文数据库和期刊文献数据库。

无论是网页的结构布局，还是期刊导航或学科导航，都不是一次制作就可以一劳永逸的，由于电子文献资源，包括链接地址、期刊的增删改、订购数据库的种类数量等，是经常变动的，因此要实行动态管理，及时更新，以免影响用户的使用。

3 加强宣传、交流和用户调查

图书馆在引进订购的传统纸质文献到馆以后，一般采用在图书馆橱窗宣传或印发“新书通报”的方式来向读者揭示最新的图书文献信息，其目的无非是提高文献的利用率。电子文献资源利用率的提高同样也离不开宣传报道，利用各种手段进行报道宣传，使用户对电子文献资源有一个初步的了解，才能够促使其进一步使用这些资源。此外，馆员要与用户进行交流，开展用户调查，倾听用户心声，研究用户的反馈，有的放矢地解决用户的实际问题。

利用网络扩大宣传效应

利用先进的网络进行电子文献资源的宣传不失为快捷有效的方法。我们可以制作成专门的网页来宣传馆藏所有的电子文献资源，在有新引进订购的数据库到馆或开通网上服务时，可以制作一个弹出式的广告以提醒用户注意使用。

发放宣传资料

传统的纸质宣传资料仍然是一种较好的宣传手段，尤其是对于一些网络条件不足，终端较少，大部分用户群只有通过电子阅览室上网的学校来说，发放纸质宣传资料，对用户了解和使用电子文献资源是更加必要的。宣传资料可以印成彩色活页，每一种电子文献数据库一页，这样方便发放，也方便用户根据需要索取。宣传页的内容力求简练，除了数据库的简要介绍以外，要说明链接地址及数据库的国内外属性、用户名和密码账号，另外要简单介绍数据库的使用方法，留下咨询电话和电邮信箱。宣传资料可以结合培训发放，也可以常年放在图书馆咨询台，由用户自行索取。

宣传月活动

我们可以与培训周结合，即在新学年新生入学后或每学期开展一次宣传月活动。利用户外广告牌、横幅和宣传资料，或结合新生入学教育，将电子文献资源宣传覆盖到每一个新用户。

深入开展用户调查

有针对性地定期开展用户调查，了解用户的需求、建议和意见，根据反馈的结果认真加以分析研究，改进和完善电子文献资源工作，这可以从另一个角度提高电子文献资源的利用率。用户调查的设计要科学合理，要注意列出用户的各个层次结构，涉及的调查项目要考虑周到，尽量使用客观选择项目，也要注意主观填写项目，这样既方便大众用户的共性问题的选择，又可搜集到一些用户的具体而特殊的需求和建议。

电子文献资源利用率的提高同样也离不开宣传报道，利用各种手段进行报道宣传，使用户对电子文献资源有一个初步的了解，才能够促使其进一步使用这些资源。此外，馆员要与用户进行交流，开展用户调查，倾听用户心声，研究用户的反馈，有的放矢地解决用户的实际问题。

4 加大培训力度

用户培训是提高电子文献资源利用率的重要环节。我们可以采用多种培训形式，为使培训达到良好的效果，可以采用讲解与上机实习操作相结合的培训方式，在传授各种电子文献数据库的使用方法和检索技巧的同时，着力培养用户阅读电子文献的习惯。

馆员培训

在对用户进行培训之前，首先应当对馆员进行培训，特别是对于在参考咨询、信息服务、技术服务以及电子阅览室工作的馆员，更要熟练掌握各种电子文献资源的使用方法。只有馆员精通数据库的使用，才能更好地对用户开展培训。图书馆可以将所有数据库分派给各个馆员，每人重点负责1～2个，掌握熟练后制作课件来培训其他馆员，也可以进行互帮互学，达到共同提高的目的。

定期培训

对用户的培训，定期培训是最主要的方式之一。一般每周可以进行一到两次，每次培训一种电子文献，经过一段时期滚动轮回一遍。这种方式的优点是用户经过一段时期可以掌握全部的电子文献数据库使用方法，不足之处在于用户要花很多时间，有些用户并不需要掌握所有数据库的使用方法，但他们需要等待所需数据库的培训安排。

专题专场培训

专题专场培训可以弥补定期培训的一些不足。图书馆可以针对某些学科开展一些专题培训，这样可将有关这个学科的电子文献资源进行集中介绍，节省用户的时间。用户也可以提出培训要求，由馆员进行专场培训。在条件允许的情况下，专题专场培训可以走出图书馆，由用户自己安排场地，为不同类型的用户提供不同类型的服务，方便用户参加培训，提高培训质量。

举办培训周

在一些比较特殊的场合，如新引进订购的电子文献资源到馆，增加了大批的用户如新生入学后，可以举办电子文献资源培训周。培训周制造的声势较大，影响的范围较广，在某种程度上，对提高电子文献资源的利用率可以起到立竿见影的效果。南京农业大学连续三年举办了三届培训周，每次举办过后利用率都有明显提高。培训周可以每年举办一次，条件好的图书馆可以每学期举办一次。

网络培训

对于网络设施较发达的学校，用户上网的条件比较优越，要充分利用网络开展用户培训。网络培训可以采用自助式的课件（由用户自学），也可以采用虚拟咨询的方式互动。课件由馆员根据用户自学的特点编制，由于需要照顾到各个层次的用户，因此课件要浅显易懂，多采用网页图片加以说明。网络培训突破了传统培训时间限制，可以7×24小时不间断地培训，这也是数字图书馆时代的发展方向。

定单培训

定单培训比专题专场培训更进一步。定单培训完全由用户向图书馆提出培训内容、培训时间、培训场地、培训对象、用户数量，甚至可以指定馆员来培训。定单培训适应对特定的用户群在特定的时间场地，针对特定的培训内容进行培训的需求，图书馆根据培训定单安排馆员实施培训，这也是图书馆开展个性化服务的具体内容之一。

5 消除用户的使用障碍

馆员有责任有义务帮助用户消除使用电子文献资源的障碍。根据用户结构层次的不同，用户的使用障碍来自不同的方面，主要表现在繁琐的数据库用户认证、外文数据库的语言障碍和较高的远程访问数据库的国际流量费。

减少用户点击数，建立统一认证系统

目前，每个电子文献数据库和检索系统都要进行各自的用户认证，这对用户来说，要记住每个数据库的用户名和密码账号是相当困难的，而且每次登录都是如此，非常繁琐，这无形中增加了用户使用电子文献的障碍。为此，南京农业大学图书馆系统部对链接数据库的源HTML文件进行修改，添加了用户认证，这样免去了用户记忆用户名和密码的烦恼，减少用户的点击次数，使用户一次点击就可以快速到达数据库的使用界面，消除了使用障碍。此外，还可以建立一个统一的用户认证系统，实现一次性认证，使用户在经过一次身份认证后就能够自动切换和使用各种电子文献数据库资源。

编制中文说明，消除语言障碍

语言也是使用外文电子文献资源的一大障碍。目前已有少数数据库提供了多语种的检索界面，包括中文检索界面，但大多数还是英文检索界面。有多语种检索界面的数据库往往其选项放在不明显的位置，这就需要馆员在网页揭示、培训宣传和互动咨询中特别提醒用户使用这一功能，消除语言障碍。对于只有英文的检索界面的数据库，馆员应尽量编写简要的中文使用说明、中文培训课件和中文宣传资料，尽可能地消除用户的语言障碍。

从两方面着手，降低用户成本

用户对于使用电子文献的一大障碍是费用问题。用户在检索数据库特别是在下载原文量时，非常担心流量，尤其是国际流量，这严重影响了电子文献资源的利用率。解决的办法是一方面在培训中指导用户注意检索技巧，科学地组织检索策略，利用文摘浏览功能，尽量下载最需要的原文；另一方面，图书馆要根据实际情况，尽量引进订购那些镜像数据库和由数据库商支付国际流量费通过专线访问的数据库，减轻用户的负担，降低用户的成本。

电子文献资源越来越多地进入图书馆，如何提高利用率的问题也提到日程上来。我们可以通过增设网络和计算机硬件设备，对用户提供必要的技术支持，充分挖掘网络的揭示功能，加大用户培训力度，加强宣传与用户交流，努力消除用户在使用过程中的各种障碍，来提高数字图书馆电子文献资源的利用率。

（作者单位为南京农业大学图书与信息中心）

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