高校图书馆中文期刊招标采购工作的实践与质量控制

李蓉梅

（安徽建筑工业学院 图书馆，安徽 合肥 230601）

高校图书馆中文期刊招标采购工作的实践与质量控制

李蓉梅

（安徽建筑工业学院 图书馆，安徽 合肥 230601）

文章分析了高校图书馆中文期刊招标采购工作的可行性、必要性，结合安徽建筑工业学院期刊招标工作实践，探讨了影响中文期刊招标工作质量的因素并提出了提高中文期刊招标工作质量的对策。

高校图书馆；中文期刊；采购招标

期刊采购招标是近年来图书馆文献采购市场化运作的新模式，是顺应市场经济的一种交易模式，中文期刊采购招投标，是指图书馆事先提出采购中文期刊的基本条件和要求，向图书期刊出版发行市场发布公告或邀请函，吸引有资质条件期刊发行商参加投标，经过招标、投标、开标、评标与定标等程序，进行公开、公平、公正的评议，从中选择最佳交易对象的一种交易行为[1]，它对提高图书馆期刊文献建设质量和规范采购程序起到促进作用。本文浅述了高校图书馆期刊招标采购可行性、必要性，结合我馆招标实践，对中文期刊招标中出现的质量问题进行分析并提出相应对策，希望对图书馆做好期刊招标采访工作具有实践参考。

1 中文期刊招标采购的可行性

中文期刊招标是随着社会主义市场机制的不断发展及国家招标采购法规的不断完善而产生和发展。

随着社会主义市场经济体制的建立并逐步完善，报刊发行市场也形成了邮局、期刊代理商、编辑部自办发行等多元化发行渠道，完善的发行市场使各高校图书馆能够选择适合自己的采购方式。

《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国采购法》的颁布和实施，教育部图工委《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》的发布，使高校图书馆的期刊资源招标采购工作有法可依，同时各校还出台适合本校的文献资源招标采购政策，进一步规范了期刊资源的采购行为[2]。

2 高校图书馆实行中文期刊招标采购的必要意义

2.1 保证采购工作的公平公正与规范化

高校图书馆在书刊采购中职务犯罪时有发生，如个人或单位收回扣，采购过程中拉关系走后门以次充好等，严重影响了学校及广大读者的利益。实行招标采购后我校招标活动由学校招投标工作办公室全程监控，各职能部门共同参与，纪检部门严格监督，以学校招标政策为依据，评标委员会成员开标前半天通知，避免了期刊代理商与图书馆采购人员、评标人员直接接触，使招标工作流程公开公正、规范，从而在根本上有效杜绝职务犯罪。

2.2 实行期刊招标采购降低采购成本，提高资金使用效益

期刊发行市场的多元化使图书馆在中文期刊采购中占据主动，通过招标采购，不但使图书馆在期刊采购中获得优惠的价格，而且能享受盖章、贴磁条、提供MARC数据等信息增值服务，最大限度地发挥资金的使用效率。我馆没招标前中文期刊通过邮局和天津联订采购，只有很少的优惠，而实现招标采购后，则给图书馆带来很大的经济效益，如我馆2010年通过低折扣中标的方式从供应商中取得了期刊22%优惠及提供编目数据承诺。而2011年的中标单位市邮局则提供了报刊18%的优惠，并提供其他供应商无法提供的报刊每日上门专送的服务。

2.3 引入竞争机制，消除邮局垄断地位，实现双赢

中文期刊采访过程中，邮局长期以来凭借其成熟的征订体系和发行经验、独具的地理优势等，在期刊发行市场中垄断经营，期刊的采购价格和服务内容几乎没有协商余地，服务质量不高，违约现象经常发生。高校图书馆引进竞争机制，实行中文期刊招标采购，使邮局的垄断经营受到挑战，邮局的服务理念有所提升[3]。同时，供应商们为了提高自身在期刊发行市场的竞争力不断提高和深化服务，为自身赢得了良好的信誉，使优质的供应商占领更广阔的市场份额取得更多的利润成为可能。

2.4 期刊招标采购使期刊资源建设有了法律保障

整个招标流程一切以法律为依据，定标后图书馆与中标单位签订合同，合同履行中期刊的质量、送刊的频率、违约的处罚等一切以合同为准，不仅使期刊资源建设质量有了法律保障，也为招标图书馆要求供应商提供贴磁条、MARC数据等期刊采购附加服务有了可靠依据。

3 影响中文期刊招投标工作质量的主要问题

3.1 招标程序复杂，周期过长，效率低下

期刊招标采购前图书馆需要打专题报告，请相关部门和分管校领导层层审批，招标办要编制招投标文件，请监察部门审查和修改，然后送批并公告，愿意参标的供应商来校购买招标文件并在规定的时间内提供标书及相关文件，才能评标，评标结果批准后签订合同，此过程至少需要1-2个月。期刊订购如果每年都需招投标，每次不仅要花费很多人力精力，而且由于招标程序周期过长导致有些期刊过了预订期，对期刊采访人员的业务工作产生极大影响。

3.2 招标文件不规范，招标委员会人员设置不科学，不专业

许多高校在招标中不严格按照相关的法律法规编制招标文件，招标文件的内容及有关要求不完整，没有细化对投标人评定的标准，招标文件也没有体现期刊资源采购的特点。目前，高校期刊评标委员会绝大部分是由学校招标办、财务、纪检人员组成，他们对图书馆工作和期刊采访工作的特点不甚了解，对市场上供应商的具体情况、行业动态也不清楚。

3.3 合同内容不具体，合同履行不到位

目前许多高校图书馆与供应商之间签订的订购合同，只是一种松散的契约关系，只有招标项目内容，而具体的售后服务条款过于简单，对中标方的加工服务要求缺乏规范性，违约惩罚未上升到法律高度。

同时在期刊招标过程中有的供应商为了中标，承诺招标文件中超出自身实力所能完成的各种要求，但在执行过程中由于自身的运作机制、运营、物流、不可抗拒等主客观方面的原因难以实现，造成合同难以履行，使图书馆在物力、财力、文献质量等方面遭受重大损失。

2.4 对违约现象缺乏有效的惩罚

目前高校图书馆在中文期刊采购中对不能履行合同承诺，造成违约如期刊缺刊、送递不及时等虽有一定的惩罚规定，但在实际执行过程中却很困难，最多的方式是下次招标时不再考虑，对已造成的损失很无奈且无法弥补。而供应商对出现的违约行为总是寻找各种客观理由进行辩解，致使中标合同中有关惩罚措施流于形式。

2.5 期刊招标中的低折扣中标

合理的折扣是良性竞争和优质服务的前提，恶性竞争中的低折扣容易导致供货和售后服务质量的下滑。在通常情况下，参与招标人员多数对期刊工作不熟悉，往往将期刊采购等同于一般大宗商品(如目前政府采购中的办公家具、仪器设备等)的采购，过多地追求高折扣率，而对期刊代理商的售后服务质量及提供的增值服务考虑较少，如我馆2010期刊采购采用了以低价格中标的方式，代理商在北京，由于物流方面的原因，经常不能及时送达，影响了期刊管理工作。

4 提高中文期刊招投标工作质量的实践与思考

4.1 科学合理的设置高校期刊招标委员会

在高校招标委员会中由于图书馆专业人员所占的比例有限，因而在评标中往往将供应商的优惠率作为优先考虑的内容，对图书馆从书刊供应商中获得的服务与工作上的配合较少考虑，从而制约了图书馆期刊工作流程的改进与优化。所以，在现行期刊招标工作中我校邀请本地兄弟院校图书馆的业务馆长、采访人员参加，从而可以更好地对每个供应商进行分析评估，避免因评标人员的非专业性或者对图书馆工作的不了解而导致招标工作的失误。

4.2 兼顾招投标双方利益，理性的看待折扣率

目前在期刊招标中就有个别期刊供应商给出75%的高折扣，高折扣率意味着供货商利润的减少，相同服务标准情况下则意味着增加供应商的成本支出，这就有弱化服务的风险。对于图书馆来说，在整个期刊招标及履约过程中，信誉和服务质量是选择供应商的首要条件，如果供应商在提供服务的过程中只有较低的利润空间，那他们服务积极性就无法调动，从而也影响服务水平和质量。所以，我校在期刊采购招投标过程中，折扣率不是唯一选择，而是将供应商所提供的折扣率结合相关的配套服务综合评定，在供需双方中找到利益平衡点，在一个合理的折扣率条件下，客观地考虑双方的利益，做到真正的双赢[4]。

4.3 细化评分标准，优化供应商的选择

选择优质的期刊供应商是提高图书馆中文期刊招标采购工作质量的关键所在，而科学合理地评价和选择供应商需要我们建立科学而细致的评价指标体系。期刊供应商的评估主要是对他们实力和服务质量的评估，在借鉴兄弟院校经验的基础上我校中文期刊采购招标评价指标体系细分表1。

表1 期刊采购招标评价指标

4.4 简化招标流程，确定灵活的招投标方式

简化招标程序，中文期刊采购招标的目的、内容比较明确，因此可以由图书馆方面的专家确定期刊供应商的资质标准，期刊供应商只要达到规定资质标准即可入围。在期刊招标中灵活确定招投标方式，按照《采购法》的规定并结合本校具体的情况灵活采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判等期刊采购方式。通过我校的实践，中等及以下规模的院校可采取邀标的方式采购。同时考虑到期刊出版和发行的连续性特点，可采用2年为一个招标时段，或第一年招标第二年续标的办法，一次招标确定2年的合作期限和价格优惠比例，分年度付款。简化招标流程、灵活投标方式可以节约招投标时间和社会成本，使招标效益最大化。

4.5 明确期刊招标采购合同的违约惩罚，加强合同履约监管

期刊采购与政府大宗物资设备采购不同，它是一种可持续行为且是期货，虽然可以依法追究违约商家的责任，但图书馆文献采购及服务质量必然受到影响[6]。因此，我校首先在招标合同中以书面条款的形式将供应的服务承诺内容、违约责任及违约惩罚详细罗列出来，以明确双方的责权利益；其次，重视对中标商家的合同履行过程的监控和评估，强把验收关，对于期刊验收工作中出现的错、漏、缺、损等问题,工作人员认真做好记录，及时反馈责令商家及时整改，以加强招标合同的执行力度，并由专人负责对中标商服务质量实时评估为以后的期刊采购招标提供重要依据。

4.6 开展高校间的联合招投标采购

联合招投标是指图书馆行业的全国性、地区性组织或校际联合就某一特定文献资源与供应商进行谈判，以取得该资源最优惠价格的采购形式[1]。如合肥地区中文期刊的联合招投标可由省图工委或科大、工大图书馆牵头，把合肥地区的高校组织起来，统一邀请行业内公认的信誉好、服务尤其售后服务好的期刊供应商参加竟标。开展高校间的联合招投标不仅可以保证各参与馆中文期刊采购的质量、节约采购经费、促进资源共享，同时可以联合起来惩处供应商的违约责任。

中文期刊招标采购逐渐成为我国高校图书馆中文期刊文献资源建设的重要形式。随着招标工作在我国高校图书馆的广泛开展，高校图书馆的同行们在实践工作中不断总结经验并进行深入的理论研究，运用科学的方法措施解决影响中文期刊招标工作质量的问题，达到理想的招标效果、实现招标的真正意义。

[1]王放虎.中文期刊采购招投标工作质量问题探索[J].情报杂志，2007(7)：136－138.

[2]吴江丽，陆彩玲.期刊采购招标与供应商选择 [J].广西大学学报：哲学社会科学版，2007,29(4)：103－105.

[3]燕姣云.蓝海战略:高校图书馆与期刊发行商的“非零和”博弈[J].图书情报工作，2007，51(7)：101-104.

[4]乔爱丽.高校图书馆如何实现期刊采购招标的最优化[J].鸡西大学学报，2009，9(4)：153-154.

[5]李明珍，马克芬.图书馆中文报刊采购招标评价体系研究[J].情报杂志，2007，51(9)：159-161.

[6]任凤英，周玉芝，等.期刊采购招标评分构成要项探析[J].河北农业大学学报：农林教育版，2009，11(4)：514-517.

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2011-11-12

李蓉梅（1968-），女，浙江嘉兴人，安徽建筑工业建筑工业学院图书馆副研究馆员，研究方向为文献资源建设。

[责任编辑：胡惠芳]