科技档案三次编研工作初探如何做好

文陈燕

科技档案编研工作是档案利用的高层次服务形式，是档案管理工作的一个重要环节。积极开展科技档案编研工作，可以更好地开发档案信息资源，实现资源共享，对有效使用人力、物力、财力，促进科研生产的发展，有十分重要的作用。对档案工作本身而言，积极开展科技档案的编研工作，不仅可以丰富馆藏，促进档案基础工作建设，还可以提高档案部门的地位和作用。所以科技档案编研工作是实现新时期档案工作目标的重要途径之一。

档案编研形式主要有三种——一次文献编研、二次文献编研和三次文献编研。一次文献编研是档案信息原文的汇集，也就是作者按特定的题目收集有关档案信息，经过编辑加工、出版，成为某个特定的专题性档案信息的汇编、文集、图册。二次文献编研是作者根据不同需要，选择档案信息的某些特征，经过加工整理、编排、出版，而满足某些特定需要的编研成果，如文摘、简介、年鉴、大事记、产品志、数据等。三次文献编研是指编研成果的内容已不是档案信息原文的汇集，而是对其内容特征全面深入、系统地研究之后的评述和创造。下面本文将对档案三次编研的特点、选题的方法以及如何做好档案三次编研工作作一些探讨。

一

科技档案三次编研成果是一种指导性、总结性和论述性为一体的档案编研形式，其主要特点是：

1．成果的新颖性和先进性

市场经济的一个重要特点就是竞争。要在激烈的市场竞争中赢得主动，利于不败之地，就必须优化管理和依靠科技进步，不断开发和研制技术先进的产品。科技档案真实地记录和反映了研究所的科研活动及代表国内乃至国际先进水平的最新成果。面对日新月异的科技进步和新产品的快速升级换代，档案三次文献的编研的内容越新颖，所介绍和报道的对象（型号、课题、设备）越先进，其应用价值也越高。

2．成果的高度概括性

档案三次文献的编研要求将分散在档案中的有关内容经过分析、研究、加工和提炼，编写成专题性的系统化材料，是综合性成果资料，内容高度概括，可提供给科技人员参考及领导决策。

3．成果有鲜明的特点

述评是科技档案三次编研成果的一种主要形式。编研成果的选题应注意开拓性、决策性和技术性，注意收集前沿性、典型性、对比性与主题有关的档案资料。论述既可采用前述后评的文体，也可采用边述边评的方法，对所剖析的问题提出鲜明的论点。这些观点来自两方面，一是将档案原文作者的观点分析、归纳、提炼或者扩展，二是由档案编研人员提出见解、建议或方法。鉴于科技档案是人们从事生产、科研等活动的历史记载，档案编研人员借助档案中的丰富素材，在总结回归过去的基础上，针对具有普遍意义的问题，探索事物的发展规律，指点和展望未来，使档案编研成果具有一定的咨询功能。从这个角度说，科技档案三次文献编研成果也是依据档案素材撰写的论文。

二

档案三次文献的编研是智能化的创作活动，其中正确选题是整个编研活动的关键一步。选题必须有针对性和预见性，以档案资料利用为本，从馆藏实际和满足各方面需要出发，主要有两种选题方法。

1．以单项产品（产品科研课题）为对象进行选题

产品档案和科研档案是研究所科技档案的主体，设备档案也是研究所的宝贵财富。新产品开发研制和生产过程中形成的大量档案为科技档案的编研提供了丰富素材。档案编研人员可通过对档案原生信息的深入分析研究，汲取能反映该产品特点个具有普遍规律性的内容，采用论文的体例撰写成档案编研材料，供本单位领导和有关部门参阅，并向外进行报导和交流。

某些有重大历史价值或对本单位的生存和发展有较大参考鉴定作用的先进产品技术管理方法可以从科技活动的开始到结束进行全面的总结和论述，编写专题史。

2．按专题进行科技档案三次编研

针对某个专题，可将分散在各个产品、课题中的有关科学技术信息，经过分析研究、提炼、加工，使之成为系统性的专门材料。由于库存档案的内容丰富多样，在选题时往往无法入手。实践表明，编研人员根据本单位的中心工作或科技人员关心的问题作为科技档案编研的选题是一种较实用的选题方法。

采用两种选题方法撰写的科技档案三次文献编研成果材料都是围绕某个项目或专题把分散、原生的档案信息转化为集中、系统的科技信息，为科研生产提供服务。这就要求编研人员深入科研生产第一线，为研究所提供面广、量大、密度高的有关信息，减少决策时间。编研人员还应向科技人员和设计人员征求意见，同时为他们提供具有较强的专业性、具有一定深度的档案信息，作为其科研设计工作的依据，使他们从中得到借鉴和启发。在了解了普通利用需求的同时，要注意分析潜在的利用需求，及时选择并确定有关部门的编研成果的主题。

三

科技档案三次文献编研不同于科技档案一次文献和二次文献的编研。二次文献的编研的形式，如常用的各种汇编、简介等，只是按照一定的格式，把相关的档案信息收集起来，经过整理、分类、鉴定、编辑起来，对档案编研人员要求也比较高。科技档案三次文献编研的主要形式为综述和述评。综述的编写思想是“述而不评”，即不加评论地综合介绍已有的科研成果，包括各种学术观点和见解，只着重于客观叙述，不提具体建议，也不进行评论。这种三次文献的编写，档案部门可单独编研，即由档案室独立完成编研课题。而述评的主要内容是深入分析过去和现在的研究成果及未来的发展方向，依据分析和研究的结果，对其进行评论，提出自己的观点、意见和建议，指出这些研究成果已达到的水平和存在的问题，以便利用者心中有数。对于专业性突出、技术难度比较大的选题，可采取联合编研的形式，即由档案编研人员和科技人员联合完成，档案人员根据工作需要进行选题，确定编写格式，提供档案资料，进行综述，而建议等的提出由科技人员来完成。这样完成的三次文献编研成果既符合档案编研工作的要求，又能深层次地提出建议、想法，提供给科技人员管理者参考，真正达到了开发科技档案信息资源的目的。采用联合编研在大型企事业单位比较实用，因为联合编研是一种实用的编研组织形式。

四

档案编研工作包括研究与编著，是体现档案工作科学性的重要标志。从事编研工作的档案工作者是档案的研究人员，必须具有较高的政治、文化、业务素质，掌握编研工作的基本知识和业务技能，必须努力学习，不断提高自身的素质，只有这样才能编写出高质量、高水平的编研成果。档案人员的素质不能仅限于一些一次、二次文献的编写，应全面掌握各种形式的编研成果。要完成以上任务，档案人员必须具备以下素质。

1．文化素质的要求

档案资料编研人员应具有比较全面系统的文化知识，而且对相关知识的了解有一定的深度。从事编研工作需要文、史、哲、数、理、化等基础文化知识，也需要现代科学技术、现代化管理知识，如系统论、信息论、控制论、计算机应用技术等，还应有较高的语言文字表达能力。编研人员既是从事编研工作的专家，也是知识的“杂家”。丰富的科技文化知识是编研人员准确表达档案资料信息的必要条件。

2．专业素质的要求

专业素质主要是指编研人员的专业知识及业务能力。

（1）掌握专业知识。档案编研人员的专业知识包括以下三个方面内容：一是档案管理学、档案文献编纂学、科技档案编研学以及编辑学方面的知识，这是档案编研业务知识；二是相关档案内容的专业知识，即档案内容涉及哪方面的知识，就应对哪些知识有所了解；三是相关学科知识，主要有逻辑学情报学方志学目录学知识。

在掌握以上这些知识的同时，编研人员还应熟悉和了解本单位库藏，同时对本单位档案编研工作的需求情况也充分了解，这样有利于编研工作有针对性地进行。

（2）专业能力。专业能力也有下列三方面的要求：一是对文献价值的鉴别能力。具备这方面的能力需要具备一定的知识，还需要长期工作的实践，积累一定的经验，不断提高水平。档案资料编研人员具有这样的能力，就能较为准确地选题、选材，提高工作质量。二是要有研究能力和文字加工能力。这是编研人员的基本功。因为档案资料编研中直接从事文献的研究、考订、编纂加工和撰写工作，因此要有一定的从事文献研究能力和文字加工能力。三是具备组织活动能力。编研人员应有组织业务工作能力，能独立完成业务项目的任务，并能组织兼职人员及相关单位进行有关编研课题的工作。

总之，科技档案三次文献的编研更能体现科技档案在现代信息社会的作用。它既是研究所发展建设的需要，也是企业档案部门深化服务求发展的需要。科技档案三次文献的编研搞好了，档案部门才能生机勃勃地向前发展。