教育装备管理信息化建设初探

王谦

（温岭市太平小学，浙江台州 317500）

教育装备管理信息化建设初探

王谦

（温岭市太平小学，浙江台州 317500）

教育装备管理工作是学校管理工作中的一个重要范畴，而教育装备管理工作的信息化是我们当前教育装备工作的基本目标之一，教育装备管理软件的使用也就成了时下中小学校教育装备管理工作的趋势和热点。作者就当前的教育装备管理软件在使用中存在的一些缺陷进行了深入分析后，针对这些问题自主开发出了一套校产管理专用软件,以此作为教育装备管理平台，实施教育装备管理工作，并就这套管理软件的特点和作用进行了详细的分析。

装备管理；信息化建设

近年来，我国的信息技术得到了迅猛发展并且日益普及，给教育事业的发展带来了极大的机遇。越来越多的现代化教育设备、越来越多的现代信息技术被运用到日常教学工作中，从而极大地丰富了现代教育技术手段，提升了课堂教学效率，并进一步使教育现代化、教育信息化成为了当前学校教育工作中的热点和目标。而教育装备管理信息化工作又是教育信息化工作的重要组成部分，是实现教育装备管理工作科学化、规范化、标准化的前提和基础，是衡量各地教育装备工作管理水平的一个重要标志。在2006年底出台的 《浙江省中小学教育装备 “十一五”发展指导意见》中，也把“积极实现全省教育装备管理信息化”确立为我省“十一五”期间中小学教育装备发展的一个基本目标，明确提出要“建立并实施与我省现代化教育装备标准相适应的高效、畅通、便捷的现代化管理体系”，从而吹响了我省中小学教育装备管理信息化建设的号角。

一、当前中小学教育装备管理工作的现状及问题

近年来，随着越来越多的教育装备管理软件的推出，广大中小学校纷纷根据上级有关部门的要求及内部管理的需求，选购了相应的教育装备管理软件进行教育装备管理信息化的探索。这些软件在使用中充分展示了现代信息技术的高效和便捷，极大地减轻了学校教育装备管理人员的工作量，提升了他们的工作效率，使广大中小学校的教育装备管理工作摆脱了以前的手工管理和财务软件中的固定资产子系统辅助管理阶段，初步进入了信息化管理阶段。但另一方面，这些软件也并不尽如人意，在使用中暴露出各种各样的弱点，制约了教育装备信息化管理水平的进一步提升。其具体表现在以下几方面：

1.与财务系统的衔接、交互不足

除了教育装备管理软件之外，当前中小学校的教育装备管理平台还包括财务系统的固定资产及低值易耗品子系统。两套系统同时运行，既要相互协作，又要相互监督，并要定期进行数据核对，以保证账账相符，账实相符，这就要求这两套系统在对教育装备的确认标准、分类方法等方面必须做到协调统一。但是当前的教育装备管理软件在对教育装备的分类方法上多采用或参考国资委公布的分类标准，以教育装备的用途为分类原则进行划分，这与事业会计制度规定的先按价值大小分为固定资产和低值易耗品两大类、再按用途细分的分类方法大相径庭，从而给两套系统的数据核对工作带来了极大的不便，需要相关人员耗费大量的精力，把相关数据转换到同一计算口径才能进行核对，严重地削弱了信息化进程给教育装备管理工作带来的高效、便捷等优势。

2.功能设计上无法满足中小学教育装备管理的需求

（1）辅助管理功能的不足

当前市面上销售的大多数教育装备管理软件，其出发点都是立足于 “摸清家底”，而非 “提升管理”，因此在其功能设置上自然而然地体现出了重核算、轻管理的现象，其核心功能往往仅限于基础设置及校产的增加、变更、注销以及查询等基本核算类功能。即使是最近推出的一些对辅助管理功能有所涉猎的软件，也仅仅增加了教育装备在相关科室使用中的管理功能，缺失决策咨询、整体评价、内部管理自动提示等更为重要的管理功能，使教育装备管理软件无法真正起到参与管理、辅助决策的作用。

（2）无法提供个性化的管理功能

当前的教育装备管理软件由于是面向市场公开发行，它所注重的是软件的通用性，而无法兼顾客户的个性需求，所以它所设计的管理功能缺少针对性、特殊性。而广大中小学校的装备管理工作所面临的情况千差万别，其教育装备管理制度以及对教育装备管理平台的要求也各有不同。用统一的软件去适应于千差万别的广大中小学校，其效果则可想而知。

3.软件更新无法满足要求

对于广大中小学的教育装备管理工作来说，其外部环境、管理制度、人员素质等各管理要素随着时间的推移都在不断地发生着变化，这就要求教育装备管理平台也能与时俱进，不断地更新，以适应不断变化的管理要求。但是当前的教育装备管理软件在更新换代的速度和质量上远远无法达到我们的要求，很多时候甚至导致教育装备管理制度不得不迁就教育装备管理软件的设计，出现削足适履、本末倒置的情况，从而严重地迟滞了教育装备管理水平的进一步提升。

二、自主开发的校产管理专用软件的内容及意义

综上所述，现在市面上出售的教育装备管理软件还存在着各种各样的缺陷。而要想弥补这些缺陷，尤其是满足学校在个性化的管理功能的设计及软件更新这两方面的要求上，我们必须另外构建适用的教育装备管理平台，为本校的教育装备管理制度量身定制一套教育装备管理软件，唯有如此才能更好地展开

教育装备信息化管理工作。因此笔者运用Visual Basic程序开发软件，以Microsoft Access2003为后台数据库，开发出了一套校产管理专用软件。这套软件不但实现了对中小学校校产相关信息的快速录入、浏览、查询、修改、报废等校产日常管理功能，而且还在辅助决策方面进行了一定的探索，能给决策者提供在校资产管理方面的关键数据，对其制定新的决策有所裨益。这是一个实现了对校产实行从采购、使用到报废的全寿命周期进行系统管理的管理平台，同时也体现了时下办公软件从核算型软件向管理型软件转变的发展趋势。

这套软件共包括六大板块，分别是完成系统管理、服务功能的“系统管理板块”和“辅助工具”板块，完成校产日常业务管理功能的“基本资料管理板块”、“校产日常业务板块”和“账表查询板块”，以及专门针对本校教育装备管理工作需求开发的“决策咨询板块”，其具体组成及功能如图1所示。

三、校产管理专用软件的特点

1.与教育装备管理相关的其他子系统的衔接、交互良好

本系统在开发设计时就十分注重与其他教育装备管理子系统之间的衔接与配合。首先，本系统对教育装备的分类采用了事业会计制度规定的分类方法，有力地保证了本系统和财务系统中的教育装备相关科目之间的协调统一。其次，本系统还提供了完备的明细账、保管账浏览、打印功能，用户可以分别用来跟财务明细账和专用仓库及相关科室的保管台账相互核对，以保证教育装备管理相关的各个子系统间数据的正确性和统一性。最后，本系统中的所有报表都可以以Excel格式导出。而Excel作为当前应用最为广泛的办公制表软件，与很多通用软件都有良好的数据接口。因此，本系统的所有数据都可以通过Excel这个桥梁直接为其他与Excel有良好交互的软件所引用。

2.拥有灵活方便的账表查询功能

本系统拥有强大的账表查询功能。除了保管账、明细分类账和校产卡片这三类标准账表的查询功能之外，还为用户提供了“复合查询器”（见图2）和“类别组合器”（见图3）两个查询工具：通过“复合查询器”，用户可以根据自己的需求对校产进行多条件自由组合的精确查询；而通过 “类别组合器”，用户可以根据自己的需求，把系统设置的教育装备类别进行自由组合，重新归类之后再生成自己所需的报表。由此我们在接到各相关部门要求清产核资之类的任务时，就可以非常轻松地根据相应的分类方法，进行类别重新组合后生成相关报表，而无需进行烦琐的数据转换。

3.提供了良好的决策咨询系统

本系统根据本单位教育装备管理的实际需求，开发了一套良好的决策咨询子系统，共包括五项功能：

（1）存量预警管理

教育装备是广大中小学校开展教学工作的物质基础，保持充足的教育装备配置是学校日常教学工作顺利开展的前提条件。为了确保学校教学秩序不会因为教育装备的缺额而受影响，本系统设置了教育装备存量预警机制。只要用户为某一类教育装备设置了存量下限，系统会自动汇总本类教育装备库存总量，并与设置的存量下限对比。当现有库存总量少于存量下限时，系统能及时发现并提醒用户添置该类别教育装备。（2）装备检修管理装备管理，不仅要及时添置新的仪器设备，更要注重对现有装备的有效管理，提高现有教育装备的使用效率。本系统设置了装备检修管理功能，它主要包含两项功能:①对于用户设置了定期检修功能的教育装备，检修期一到，系统会自动提醒用户对相关装备进行正常检修，以保证相关教育装备的使用状态，从而延长该装备的有效使用寿命。②对当前状态为“待修”的教育装备进行汇总，并提示用户及时进行维修，以提高教育装备的使用效率。

（3）成新度分析

对教育装备的新旧程度的准确把握，是下一年度教育装备维修费用和更新费用的预算编列工作的关键。本系统把所有教育装备根据成新率 （成新率=教育装备预计尚可使用时间/教育装备使用总时间*100%）的值所在区间不同而分成四类，并分别进行汇总得出各自的总金额。然后根据教育装备的新旧程度不同及本校的实际管理水平，预估相应的维修费率和更新率，进而编制教育装备维修费用和设备更新费用的预算，如图4所示。

（4）装备净值估算

预算会计制度规定事业单位固定资产不计提折旧，低值易耗品也无需摊销。但各类教育装备在使用过程中随着有形和无形损耗的发生，其实际价值将逐渐减少，与账面价值的差额也就逐渐拉大，这就使得事业单位很难对自已家底的实际价值有个准确的认识。鉴于此，本系统参照企业会计制度的固定资产折旧的年限平均法对教育装备进行净值估算，其净值的具体计算方法如下：

当教育装备处于预期使用期限内时：净值=原值—原值*（1-净残值率）*已使用天数/（预计使用年限*365）

当教育装备处于延期服役时：净值=原值*净残值率

净残值率=5%

（5）建立管理评价指标体系

为了更好地分析和评价教育装备整体状态和装备管理水平，本系统提供了一套由四组指标组成的管理评价指标体系 （如图5所示）。这四组指标分别是反应除 “房屋建筑物及其附加设施”和“图书”两大类之外的固定资产的整体使用状态指标、反应当年报废仪器设备使用效率的指标、仪器设备当年的更新情况指标及逾期使用仪器设备的相关指标。通过这四组指标，我们可以对学校的教育装备整体情况和教育装备管理水平有个大致的了解，发现当前存在的不足之处，并在以后的工作中加以改正。

四、校产管理专用软件的作用

1.构建了完善的教育装备管理平台

校产管理专用软件充分利用了计算机在数据采集和计算方面的快捷性和准确性，把教育装备的核算和管理有机地结合为一体，为用户提供了一个完善的教育装备管理平台。

2.促进了装备管理工作的质量和效率的提高

首先，本系统的决策咨询板块起到了良好的辅助管理功能，极大地提升了教育装备管理水平，比如校产存量预警功能和校产检修管理功能及时为教育装备管理部门采集、反馈相关信息，使相关部门能在第一时间作出反应，作出添置或检修装备的决定，从而提升了相关装备的使用效率，延长了相关装备的使用寿命。而资产成新度分析和整体评价指标体系的建立，使用户对本校的教育装备整体状况能有更加精准的认识，而建立在这种精准认识基础上的相关决策及其他管理工作也无疑将更有针对性，更有效率。其次，由于本系统是自主开发的，可以根据自已的需求随时进行修改，甚至更新换代，从而保证了我们的管理软件符合学校教育装备管理制度的规定和教育装备管理工作的需求，充分地发挥出教育装备信息化管理上的便捷、高效等优势，有效地提升了教育装备的管理水平。

3.提高了教育装备相关费用预算编制的精细化水平

以前对于教育装备的维修费和更新费的预算编制，我们一般在基础数据的基础上根据经验和管理要求作相应的修正产生，显得颇为粗糙。而校产管理专用软件帮我们把教育装备根据成新率的不同进行细分后再进行相关费用预算的编制工作，就大大提高了预算的精确性。

[1]李明东.中油国际财务管理信息化实践和体会[J].会计师，2007，（2）.

[2]周训娥.高校固定资产管理困境及出路[J].浙江教育财会，2009，（4）.

[3]付立平.事业单位国有资产管理的现状剖析与对策研究[J].会计师，2009，（5）.

[4]卢秀云.高校固定资产管理问题及完善之策略[J].浙江教育财会，2009，（4）.

（编辑：鲁利瑞）

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1673-8454（2011）08-0089-04