信息数字化对高校档案管理的影响

冼玉华

计算机的大量应用，使高校档案信息数字化成为必然，信息数字化打破了高校档案管理的传统模式，使其进行了一次“华丽转身”。本文就信息数字化对高校档案管理的影响进行了论述。

信息时代的到来，使档案管理工作的内涵发生了深刻的变化。档案已成为文化资源、知识资源和信息资源。档案信息的收集、整理、开发和利用的方式也发生了根本性变化。

一、传统的高校档案管理

1．管理人员素质不高。一些学校把档案管理岗位视作“照顾”岗位，安排“老、弱、病、残”及“关系”人员到档案管理岗位上从事“轻便”工作，且不重视对档案人员的继续教育、知识更新，高校档案管理中缺乏专门的人才。

2．工作量大，效率低。档案管理是十分繁杂和琐碎的工作。由于大多数的档案都是纸质的档案，无论是分类还是校对，都要耗费大量的人力资源和时间，效率低而且容易遗漏、差错。

3．资源共享差。学校的人事档案、学生档案等分别处于不同的职能部门，往往由于分别统计和校对各自的信息，缺乏应有的信息共享，信息反复收集。

4．高校合并带来大量问题。国内许多高校经历过几所学校的合并，带来原学校的档案流失，原有的整理标准不一致等一系列问题。这些都造成了重新整理归类困难和原来学校的档案管理人员转岗导致档案的交接困难等。

二、信息数字化影响之下高校档案管理的华丽转身

1.节省了大量人力、物力，提高了管理效率。（1）节省了档案存储空间，使档案信息储存更完整。利用计算机的存储空间，可以将纸质档案以数字形式存储在计算机内部，这就可以避免纸质档案经过长时间存放及翻阅，材料容易破损或残缺，而转化成数字形式存储于计算机内，不会因为长时间存放及翻阅而损坏。（2）缩短了信息加工时间，提高档案信息的时效性。手工档案信息加工通过“选题一选材一编辑一出版”，这一流程来实现，从文件资料形成到二次档案信息的出版时间长，造成信息过时，导致档案信息的应用价值受到严重影响。档案信息数字化，可直接利用机读形式的档案，利用计算机的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次档案信息，大大提高了档案信息的时效性。（3）缩短档案信息检索时间。手工档案信息检索，需要先检索目录，然后到指定的档案架上进行查找，如对查找信息不是很明确，就会增大查阅难度，增加档案材料的查找时间。

2.促进了高校校务办公透明化。高校档案管理信息网络功能的开发，为高校的办公实现透明服务、主动服务开辟了新天地。高校在校园网上建立档案室主页，公布相关信息和决策，如高校的办学方针，领导干部廉洁自律情况，干部聘任、职称评聘、工资晋级、招生、就业、住房、出国、采购、项目招标等。信息使用者只需通过任何一台联网计算机，就可以检索查询到高校的一系列相关信息，这就为高校校务办公的透明化起到积极作用，并在一定程度鼓励了老师、学生对学校建设发展的热情。

3.实现了信息资源社会共享。随着计算机的高速发展，人们对各种信息的需求表现出高层次、综合性地利用倾向。在中国教育和科研计算机网等互联信息网络的不断发展和完善的技术支持下，高校的档案管理工作通过计算机终端和校园网实现了档案信息数据库与校内各单位数据的资源共享。同时，各高校档案馆之间和区域、行业、系统之间也联合起来建立互通、互补的档案信息新型关系，实行档案资源的共建、共享，以最小的投资建设最佳的馆藏，逐步做到信息资源服务整体化、网络化，形成了区域性全国性的联机服务网络。通过建设数字档案馆和计算机管理，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工，并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足社会各界对档案信息的不同需求，从而实现最大范围的档案信息资源共享，为校内外教职工及科研人员的教学科研工作提供了极大的便利。

三、如何加快档案数字化进程

1.提高档案工作者的素质。由于科学技术的飞速发展，大量的先进技术使传统的档案理论与实践受到严重的冲击，因而档案工作人员的业务知识更新，作为新时期的档案工作人员，要调整知识结构，不断学习新知识，及时把先进的科学技术引进到档案工作中来，实现档案工作的现代化。

2.增加投资力度。档案信息化建设是—项大投入、长积累、晚见效的工作。要加大档案信息化建设资金的投入力度，以缓解檔案信息化建设资金总量不足、供需矛盾突出的问题。增加资金投入力度，是加速高校档案管理信息化建设步伐的保证。

3.建立档案信息安全保障体系。档案信息系统运行的安全性问题是巨联网安全的共性问题，它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障。对于这些威胁，我们必须要有充分的认识和相应的防范措施，同时注意做好信息的备份工作，以便在紧急情况下恢复系统的正常运转和信息的完整。

随着计算机网络进一步的发展，数字化的数据、信息将渗透到我们生活的各个领域，到那时，实体的高校档案馆也许不复存在，激光光盘技术已可以把一个高校档案馆几十年、甚至几百年的全部馆藏信息，通过数字化的存储技术，储存在几张小小的光盘里，任何个人和机构只要通过计算机网络，均可以拥有和使用，这也许就是高校档案信息的未来。

参考文献：

[1]黄妮娜.信息化技术在高校档案管理的应用研究[J].长江大学学报（社会科学版）,2010（33）.

[2]金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版,2010（30）.

（作者单位：广东白云学院 ）