档案信息资源的开发与利用

刘晓峰

企业档案作为企业重要信息资源，有着得天独厚的档案资源优势，其作用的大小、价值的体现是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而提高的。为更好地为企业发展建设服务，充分发挥档案信息资源的这种优势，已成为新形势下档案信息资源开发与利用工作面临的一项新课题。广大档案工作者应加强档案信息资源开发与利用的研究分析，为企业的发展提供有价值的信息资源。

在社会信息化大发展的今天，信息的收集、储存、开发利用无疑是渗透社会各行各业全过程和促进社会发展的战略性资源。而档案是国家机关、社会组织以及个人在社会活动中形成的保存备查的文字、图像、声音及其它各种形式的原始记录。没有档案就没有信息，就没有开发利用的资源。档案作为一种信息资源，其重要性不言而喻。当前，企业档案的管理，包括档案的收集、整理、保管、检索及开发利用，其目的就在于开发利用企业档案信息资源，为企业发展各项工作服务，因此，积极地做好企业档案开发利用工作，是企业档案工作的中心任务，也是企业档案工作者的责任与义务。开发与利用好档案信息资源，一方面直接推动着企业的“一体化”发展进程，另一方面直接促进企业管理规范化和人员综合素质的提升。本文就档案信息资源的开发与利用谈几点认识。

一是加强基础管理建设，科学规范操作流程是开发利用档案信息资源的基本前提

档案管理的工作过程无非是从档案的合理收集到档案的科学整理与保管，档案信息资源的综合开发利用到更科学、更合理地收集档案。档案的收集是整个档案工作的基础，不进行合理的收集档案，谈档案管理和档案信息资源的开发则是无本之源。如果对收集的档案不进行科学系统的管理和安全保管，就无法进行有效地开发档案信息资源。由此可见，档案的开发利用有赖于档案基础工作的健全，有赖于档案操作流程的科学规范。档案收集是否科学，保管是否完好，往往在开发利用中才能检验出来。因此，研究档案的开发利用工作就要从档案工作的各个环节入手，抓好基础管理，制定规章制度，依法治档，要保证档案管理过程的有效性和科学性。只有基础管理到位，落实措施到位，操作流程规范合理，才能确保及时、准确、完整地提供档案利用，更好地满足企业发展的需要。

二是加强队伍素质建设，增强服务意识是开发利用档案信息资源的必备条件

档案人员的素质在一定的程度上决定着企业档案工作的质量和效率，素质的高低是做好开发利用工作的关键。现代企业档案人员应不断完善自己，要有与时代步伐相一致的思想观念，增强以下四种时代意识：信息意识、现代化意识、法纪意识、创新服务意识。档案人员应增强对其信息性的认识程度、提高辨别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足企业对档案信息日益增长的需求；要积极采用现代化手段开展档案服务工作，努力学习现代化设备的实践技术，比如电子计算机技术网络技术、多媒体技术等，促进档案工作的发展跟上时代节拍。要依法办事，遵守档案利用工作纪律，按照党和国家有关规定进行企业档案的开发、开放、公布与利用，正确处理大局利益和自身利益的关系，防止违反档案利用工作纪律的情况发生。档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。

三是加强数字化档案建设是开发利用档案信息资源的重要途径

传统馆藏档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主，利用方式也主要是借阅、咨询和编辑出版档案史料等，这些纸质的档案信息资源即使再充实，但未实现数字化之前，仍无法实现档案信息资源的共享。实现档案数字化建设，就可突破传统档案利用的种种局限，最大限度实现档案信息资源的共享。一是对现有纸质档案进行数字化。运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式。优先考虑具有较高价值的馆藏档案、特色馆藏档案以及利用率高、需求大的馆藏档案，同时兼顾档案原件的字迹质量，尽量选择字迹比较清晰的档案文件。“在具体实施数字化时，要制定电子文件标准，规范电子文件格式，充分考虑与现行电子文件的统一，及数据的共享，避免因重复建设而造成的资源浪费。二是加强现行电子文件的收集归档管理。现行电子文件的收集归档是档案信息数字化的主要内容。针对当前各档案部门所使用的硬、软件系统不同及档案所建的数据库种类繁多而造成的电子文件格式不一，相互间不兼容的现象，档案管理部门应建立严格的电子文件归档制度。“明确电子文件的归档范围、归档要求、归档方法，确保电子文件的归档率，并将电子文件归档工作与归档人的考核挂钩。”

四是创新工作方式方法是开发利用档案信息资源的主要手段

档案是重要的信息资源，开发档案信息资源重在“开发”，创新工作方式方法，开拓收集范围、多渠道提供利用，是开发利用档案信息资源的主要手段。要善于创新，善于借鉴、利用前人积累的成果，摒弃旧意，创立新知。要从实际出发，创新意识、创新思路、创新内容、创新形式、创新手段，及时更新知识结构，保证资源配置到位。这其中，既要热情主动地提供服务,又要健全和熟悉档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还应对利用效果的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度,把档案信息资源的开发工作做得更好,使之发挥出更大作用。新时期的档案信息开发利用工作机遇与挑战并存，困难与发展同在。广大档案工作者只有围绕企业中心工作，坚持以服务为主题，不断创新，用足、用好、用活档案，才能使档案工作充分地发挥作用。

（作者供职于中国石化胜利油田分公司海洋采油厂信息中心）