企业档案信息化建设的探讨

宋吉芳

山东电力工程咨询院有限公司 山东 济南 250013

企业档案是企业在生产经营和管理活动中形成的对企业有保存和利用价值的各种形式的文件、图纸、报表等材料。随着电子扫描等信息技术的不断发展，开展对原来以纸质为主要保存形式的各种档案的数字化处理成为可能，而企业信息化系统和平台的建设又为档案信息的网络检索、利用创造了条件，因此许多企业档案信息化建设就被提到日程上来。那么如何才能更好地开展档案信息化建设工作？如何处理和协调信息化过程中涉及的各个因素？本文对相关问题进行探讨。

1 档案信息化建设内在含义

档案信息化建设是指在档案管理建设中全面应用网络技术、通讯技术、现代扫描技术等手段对档案信息资源进行数字化处理、网络化运营管理过程，其实质就是档案管理模式由传统的以档案实体保管为主向档案资源数字化网络化为主要形式提供服务的转变过程。档案信息化建设主要包括以下五个方面的内容：基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设。

2 企业档案信息化建设的必要性

1）档案信息化建设是现代企业档案管理发展的需要

随着企业信息化建设步伐的加速，传统的手工纸质档案管理方式已经无法满足企业档案管理需求。作为企业管理的基础工作之一的档案工作，必须改变管理模式和工作方式，适应现代化企业管理发展要求，建立档案信息一体化管理模式，满足企业发展要求。

2）企业信息化发展推动档案信息化建设

随着企业信息化建设的推进和办公自动化等信息系统的运用，企业在生产管理和经营活动中产生了大量的电子文件、报表数据和合同批文等，这些数据真实反映了企业的运行状况，是企业长周期决策分析的重要基础数据，也是企业优化生产、提高经济效益的重要参考凭证。而要全面高效利用这些信息资源，建立档案信息化管理系统是较好的措施。

3）档案信息化是整合档案资源、提升使用价值的重要途径

档案管理作为一个信息服务部门，只有实现了档案信息处理计算机化、存储数字化、信息服务网络化，才能充分发挥档案的作用。而建立档案信息化管理系统，则可以较全面整合各方面资源，最大限度提升档案资源使用价值。

3 加强档案信息化建设的对策

1）加强领导、统筹规划是推进档案信息化建设是关键

档案信息化建设的成败，领导是关键。没有领导的支持，要加快档案信息化建设，那只能是一句不切实际的空话。在信息化建设过程中应首先成立专门领导机构，组织有关部门和人员制定规划，协调各相关部门、人员共同参与。同时要加强信息化建设的意义和重要性的广泛宣传，让广大干部特别是领导干部和广大群众了解和掌握信息化建设的重要性和必要性，让大家形成共识，全面地支持档案信息化建设。

2）加强组织协调，合理整合档案信息资源

作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构，网络信息管理服务机构，网络系统的设计建造机构等，其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络工程的组织效率；络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、发布和更新。网络系统的设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构。

3）加强标准化和规范化建设

2010年1月1日开始实施的 《企业档案工作规范》首次对企业的档案工作提出了全面、系统的要求，包括档案工作的组织建设、规章制度，以及企业档案信息化建设等诸多方面。其中重点强调了档案信息化标准规范建设的重要意义：一方面，建立健全档案信息化标准规范，是保证档案工作有序化开展的基本保证，另一方面，建立健全档案信息化标准规范也可以确保档案工作中各业务和技术的有序衔接，主要包括管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范等。

4）增强保密意识，注重安全保障体系建设

随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来，档案信息的安全性显得越来越重要。因此，档案管理部门必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略。具体可采取：物理安全策略；访问控制策略（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）；信息加密策略；网络安全管理策略等。档案管理人员必须要有保密意识，认真地对档案信息作出鉴定，确定档案的密级程度和开发范围，严格审查，严格管理。同时应树立高度的安全意识，有效防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性，

5）注重人员素质建设

档案信息进入管理系统，实现管理方式的转变，而要充分利用并发挥作用，那么拥有一批高素质的人才就是关键，在具体管理中要注重信息化人才的培养工作。首先要依托高校档案教育专业培养高水平专业管理人才和研究开发型人才，能根据企业发展需求，开展信息分析和研究，提供经营生产决策；其次对在职人员提供多种形式的再教育，通过采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，及时提高其信息素养和信息技能，使之适应技术发展要求。

4 对影响档案信息化建设质量因素的思考

1）把握好企业档案数字化的范围

目前国内的许多国有大中型企业已经开始了甚至完成了企业档案的数字化，建立了自己的电子文件管理系统、数字档案馆系统、OA系统等。但是许多企业在档案数字化方面存在着盲目性，无序性，出现将过去的纸质的文件全部数字化的现象。如何控制档案数字化的范围成为了档案资源开发的难题。无规律、无重点、无选择、无规划的数字化，一方面造成了人力物力资源的浪费，另一方面也不利于档案信息资源的开发。而在解决这些问题最关键的是需要做好档案数字化前期的调研和规划。通过全面调查，确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些应该优先数字化。在实际工作当中，应该是本着“年代久远的、利用率高的、价值重要的、业务急需的”档案优先数字化，力争做到数字化的档案信息应该是高价值的、高利用率、有价值的信息资源。因此在档案数字化工作中，应考虑企业档案工作的实际，也要考虑企业信息资源开发的总体规划，要做好档案数字化的适度、高效、合理，既要符合实际又要考虑长远发展，为今后档案信息资源的有效共享整合提供切实保障。

2）把握好企业档案资源开发的深度。

每个企业都想从企业档案中挖掘出有价值的信息，为本企业提供各项服务。因此企业的档案信息开发应是应该要有清晰的目的，就是能够为企业实现增值提供条件，为企业创造更多的经济效益和社会效益。目前，有相当一部分企业的档案工作仍停留在收集、整理、保管等基础工作上，档案的开发利用工作还相当薄弱。积极开展编研工作，是开发利用档案信息资源的有效途径。编研是档案部门通过研究自身收藏的档案，根据企业当前或今后一段时期内利用档案的需求，通过汇编或出版的方式，编制专题参考资料，为企业生产、经营管理提供参考。档案人员通过熟悉甚至参与到企业生产经营的全过程，了解企业对档案信息的需求，及时准确把握企业需求，积极开展编研工作，把重要档案信息输送到企业生产经营的各个环节和部门，及时解决和处理各种疑难问题。

3）抓好档案信息资源开发的效益。

档案工作的效益是指档案工作的投入与产出之间的关系，是档案工作对企业档案信息需求的有效满足程度的表现。档案工作对企业的效益越大、越明显，说明档案工作对企业的贡献也越大。明确档案工作对企业的效益问题，有利于促进档案工作的发展，也有利于档案信息资源更好的开发。档案工作特别是档案信息资源开发对企业的效益和贡献，需要从两个方面去认定。一个显性的效益，一个是隐性的滞后的效益。一个企业，不能够完全从盈利和创收的角度去比较各项工作的开展。就档案工作而言，档案工作并不是完全的生产性工作，在创造经济效益上往往是要落后于生产部门的，也就是说档案工作的显性效益并不显性，对企业的经济贡献一般不如生产性的工作。然而，档案工作的不可或缺，在于它具有隐性的效益。这种隐性的效益，在于档案工作是提供信息、提供服务的工作，它不直接创造企业经济效益，但是它往往为我们的企业文化、生产、决策、业务等提供可靠的信息来源。所以，做好档案工作，做好档案信息资源开发，需企业和档案部门准确定位，要正确对待档案工作的特殊性。同时，档案信息资源开发工作，与企业的发展和效益的提高并不矛盾，做好了档案信息资源开发工作，在某种程度上说，是为企业创造了经济效益，二者是相辅相成的。

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