微软办公软件在图书馆信息服务中的特色打印设置

□文/熊传毅 高黔峰

微软办公软件在图书馆信息服务中的特色打印设置

□文/熊传毅 高黔峰

本文介绍了微软办公自动化软件M i crosoft offi ce相关软件在图书馆信息服务中特色打印设置，以此满足用户的特定打印需求，输出一份用户满意的打印文档。

信息服务；M i crosoft offi ce；打印设置

在计算机和信息技术日益发展的今天，办公自动化（OA）成为人们日常工作、生活中处理事务不可或缺的组成部分。而在图书馆为用户提供信息服务方法多种多样的今天，图书馆信息技术人员为用户提供的各类信息服务中，打印服务首当其冲。面对用户个性化、特色化、技术化打印服务需求，图书馆信息技术人员应尽量满足用户对信息资源的特定打印要求，并在服务工作中摸索方法，总结经验，尽可能及时解决用户的各种打印需求，以提升服务水平和质量，做到有所作为。在图书馆对用户的信息服务中，MS office打印服务可广泛应用于图书馆相关服务部门，如信息服务部（参考咨询部）、文印室、期刊阅览室、电子阅览室等用户服务部门，以此来满足用户的word文档打印、excel表格打印、ppt演示文档打印等需求，具有现实的应用意义。

一、word文档打印设置

1、打印指定部分。如果只想打印出某一页的部分内容，请首先在文件当前窗口中选定需要打印的部分内容，选择“文件→打印”，再在“打印”窗口中选择“页面范围”下的“所选内容”即可。

2、打印指定的节。word可以打印指定的一个或多个节或多个节的若干页。如果想打印一节内的多页，可以键入“P页码S节号”。例如打印第5节的第3页到第7页，只要键入“p3s5-p7s5”即可。如果打印整节，只要键入“S 节号”，如“s3”；如果想打印不连续的节，可以依次键入节号，并以逗号分隔。如“s3，s5”；如果想打印跨越多节的若干节，只要键入此范围的起始页码和终止页码以及包含此页码的节号，并以连字符分隔。如“p2s2—p3s5”。

3、逆页顺序打印。在打印一个长文件时，经常需要把打印好的文档每张重新翻过来，文件不长倒好，如果长了每张重新手工排序会相当麻烦。其实，只要在word中单击打印对话框中的“选项”按钮，并在打开的“打印”对话框中选中“逆页序打印”选项并确定，以后word就会把文件从最后一页开始打，直至第一页，这样就可以按序一页一页地把它们放在一起了。

4、按纸型缩放打印。在word的打印对话框的右下方有一个“缩放”选项区域，只要用鼠标单击“按纸型缩放”下拉列表框，再选择所使用的纸张即可实现缩放打印。如在编辑文件时所设的页面为A4大小，而你却想使用16开纸打印，只要在“按纸型缩放”下拉列表框选择16开纸型，word会通过缩小整篇文件的字体和图形的尺寸将文件打印到16开纸上，完全不需重新设置页面并重新排版。

5、按每页版数打印缩图。若为便于携带将某些资料打印成小册子，如在一张A4的纸上打印8个页码的内容。常用的方法是将内容打印后到复印机上缩小复印，然后装订成册。这样既浪费纸张、墨水碳粉且复杂，不如一次成功方便。其方法为：打开将要打印的文稿，选取“打印”，在打印对话框中“每页版数”下拉框中选取8版即可，然后“确定”完成。

6、相同文件副本逐份打印。打印多份同一个文件，没必要按几次“打印”按钮，只要在“打印”对话框中的“副本”选项区域下的“份数”框中输入要打印的份数，即可同时打印出几份同一个文件的内容。如果选中“逐份打印”选项，则word会按打印完一份再按顺序打印文件的下一份，这样就不用在打印完后再分类。如果不选“逐份打印”则会将所有份数的第一页打印完之后再打印以后各页。

7、横向打印。在编制试卷时经常需要使用8开纸打印。而word的页面设置中仅提供了16开纸型，于是很多人可能在打印时将8开纸对折分两次打印。其实，没有必要这么麻烦：选择“文件→页面设置”，单击“纸型”标签，选择“纸型”为“自定义大小”，并把“高度”设为26厘米，“宽度”设为36.8厘米，再把“方向”选为“横向”，这样就做出了一个8开纸了，编辑完成后直接打印出来就可以了。

8、打印大字体。首先，设置页面大小。单击“文件→页面设置”命令，选择“纸张”标签，并选择“纸型”为“自定义大小”，设置纸张的大小。如宽55厘米、高55厘米等，单击“确定”按钮，此时会提示“有一处或多处页边距设在了页面之外”，选择“调整”按钮可适当增加页边距，此处选择“忽略”按钮。其次，设置文字大小。在页面直接输入需要打印的汉字内容，然后选中它们，单击“格式→字体”命令，在打开的“字体”对话框中选中“字号”输入框，输入字号大小，输入字号的大小在1～1638磅之间，一般纵向A4幅面单字大小为500磅，纵向A3幅面单字大小为750磅，输入字号后回车，否则字号设置将不起作用。然后单击“确定”按钮保存。最后打印输出。此时，我们可以看到窗口中汉字明显大了，为了取得更好的效果，单击工具栏上的比例缩放下拉框，选择一个合适的比例，就可以看到整体效果。单击“打印”按钮后即可把当前大字打印出来。

9、调整版面节省打印。打印时，经常出现最后一页只有一行，甚至几个字的情况，大家通常是修改段落间距、字符间距或页边距等方式来解决。其实完全可以一键完成这样的设置。如果发现最后一页只有很少的内容，需要将其填充到其他页中，那么我们只需要单击工具栏上的“打印预览”按钮，进入预览模式后单击工具栏上的“缩小字体填充”，这样你会发现最后的内容不见了。其次，在Word中也内置了一个“减少一页”按钮，不过默认没有显示，需要我们手工添加。在Word中打开“工具”菜单下的“自定义”，将打开的窗口切换到“命令”选项卡，在左侧的“类别”中选择“工具”，在右侧的“命令”中找到“减少一页”，然后拖动该按钮将其放置到Word主界面的工具栏上。当我们要节省最后一页的内容时，只需要单击工具栏上生成的按钮，你会发现其效果与在打印预览中单击“缩小字体填充”是一样的，操作非常方便。

二、excel表格打印设置

1、打印工作表适应页宽。工作表在打印之前应当进行打印预览，如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面，可以尝试以下方法使工作表适应页宽。一是在“打印预览”窗口将打印方向更改为“横向”即可；二是缩小工作表的大小以适应页面。方式仍然是在“打印预览”窗口打开“设置”对话框的“页面”选项卡，选中“缩放”下的“调整为”，并在“页宽”框内输入“1”确定后即可预览页面以观察字体大小是否合适；三是减小页边距以及页眉（页脚）的宽度。打开“打印预览”窗口，单击其中的“页边距”按钮显示页边距的尺寸柄，根据需要将其拖到所需的宽度即可。四是隐藏报表中某些不需要打印的列。只需选中这些列，单击“格式→列”子菜单下的“隐藏”命令，报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置，从而使原本不能打印的内容能够打印出来。此后，只要单击“格式→列”子菜单下的“取消隐藏”命令，就可以显示被隐藏的列。

2、调整垂直分页符分页打印。如果报表的数据区域远远宽于页面，上面介绍的方法也不能使工作表适应页宽，只能调整垂直分页符，使报表的数据区域按需要分布在多页纸张上。方法是打开工作表选中“视图”菜单中的“分页预览”，鼠标放到蓝色粗虚线（自动垂直分页符）的上面，根据双向箭头的指向拖至合适的位置，当其变为蓝色实线时说明它是手动垂直分页符。这种方式使一张报表分布在几张纸上，为了了解各数据列的意义，应当按上面介绍的方法添加打印标题。

3、打印行标题或列标题。如果Excel制作的报表大小超过了一页，要保证第一页以后的各页均能看到行或列的标题，以便正确标识各行或列数据的具体含义。方法是单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“工作表”选项卡，当每一页需要重复打印列标题时，请将光标插入“顶端标题行”框，然后用鼠标选中包含列标题的所有单元格即可输入引用。或者将列标题的单元格引用直接输入“顶端标题行”框。如果每一页需要重复出现行标题（一般在A列），可以按相同方法将光标插入“左端标题列”框，然后按上面介绍的方法设置行标题的引用。

4、居中打印工作表。有时表格中需要打印的数据并不是很多，但如果直接打印的话，这些内容就会集中在纸张的顶端，看起来很不美观。这时，可以进行如下设置，选择“文件→页面设置”命令，在对话框中单击“页边距”选项卡，如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，只要在“居中方式”下勾选“水平”复选框即可。如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，只要勾选“垂直”复选框。当然，也可以同时勾选两个复选项，这样打印出来后就美观多了。

三、ppt演示文稿打印设置

1、讲义打印。默认情况下，在ppt中打印幻灯片时，每次只在一张纸上打印一张幻灯片内容。其实，ppt提供了丰富的打印选择，通过自由设置，可以让它完全按照我们的意愿来打印幻灯片。先打开要打印的演示文稿，选择“文件→打印”命令，在“打印内容”下拉菜单中选择“讲义”，此时，讲义组合框被激活。在“每页幻灯片数”右边的下拉条里选择想要在一张纸上打印的幻灯片数，一般每页选择6张幻灯片是最合适的，这样即可达到节约的目的，内容也可以清晰阅读。少了（选择1、2、4）会很浪费，多了（选择 9）打印出的宇看不清楚下面的“顺序”根据自己的习惯选择就行了，其他保持默认设置即可。

2、淡化深色背景进行打印。如果用户在幻灯片中插入了一张深色背景的图片，在打印幻灯片时，效果会很差。这时。可以把深色的背景色变浅，这样打印效果会得到明显提高。选择“视图→工具→图片”命令，打开“图片”工具栏。在工具栏中点击“颜色”图标，在出现的下拉选项中选择“冲蚀”，此时背景会变成淡色的水印效果。既保留了图片影像，又可以保证打印出来的文字清晰。如果所选择的模板是深色的，而打印时只需要文字，不需要模板，可以点击“视图→母板→幻灯片母板”，将出现的模板选中，然后按“Del”键删除，此时打印出来的ppt文件就是白纸黑字了。

3、以真灰度来预览幻灯片打印。ppt中默认是以修改彩色方式来显示打印幻灯片预览的。因为有时这样以真灰度方式比彩色打印更具可读性，这时可以选择“文件→打印预览”命令，再单击打印预览窗口工具栏上的“选项”按钮，在弹出的菜单中将鼠标移到“颜色/灰度”上，执行弹出菜单中的“灰度”命令即可。

总之，在实际的打印设置中，图书馆信息技术人员应该利用打印机自有的设置以及相关应用程序打印设置，熟练掌握相应办公程序打印设置技巧，充分挖掘出打印机各项功能，发挥出人与物的最大效能，为用户提供最优质的服务。

[1]小不点.W ord办公打印设置技巧[N].江苏经济报，2004.1.4.

[2]魏爱民.Excel表的打印技巧[J].农村电工，2010.3.

[3]唐亮.A 4纸无间隙打印八张PPT[J].电脑爱好者，2008.19.

G 252.2

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（作者单位：遵义师范学院图书馆）