浅淡如何做好档案管理及开发与利用

汪艳华

(黑龙江省教育学院,哈尔滨 150080)

浅淡如何做好档案管理及开发与利用

汪艳华

(黑龙江省教育学院,哈尔滨 150080)

作为管理工作基础之一的档案管理工作,需要进一步加强档案信息资源的开发与利用。在实际工作中,档案的开发利用受多种因素制约。针对制约的因素,提出档案管理开发与利用的措施,主张建立健全档案管理服务体系,并提出关键应抓好的几方面工作,以保证档案管理服务体系的开发建立与利用。

档案管理;开发与利用;服务体系

随着市场经济的发展,档案管理面临着新的要求。档案工作要适应这个要求,必须要有新思维、新理论、新方法。这就要我们解放思想,树立服务大局的观念。创新才是档案事业发展的必然要求。

作为管理工作基础之一的档案管理工作,需要进一步加强档案信息资源的开发与利用。然而在实际工作中,对于档案管理者,我们往往是坐等上门。工作人员能做到“热情、细致、准确、迅速”就可算是尽心尽责,很少重视档案利用的信息反馈。这种坐等上门的服务形式已严重影响档案信息资源的开发与利用,阻碍了档案工作的进一步开展。

建国以来,我国档案工作历经半个世纪的发展,形成了一整套理论、方法和工作经验,档案事业得到了较快发展,形成了独具特色的工作体系,这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义,是创新的根基。因此,要在认真研究、总结过去的基础上,分析现在和将来的形势,在发展中寻求新的突破。

一、档案管理工作现状分析

1.由于诸多原因,档案管理工作多个环节存在着重复劳动的现象,严重制约了档案工作的效率。很多单位普遍存在一种现象,就是文件的收发与传阅分别由各部门的专人负责,待来年再将上年度的文件资料交与档案人员归档整理,这就导致档案信息化管理系统的部分功能不能得到充分利用,仍靠手工收集与整理,费时又费力。另外,往往档案室仅有一名档案管理人员,每年新增的档案资料业务部门只负责上交,装订、编目、装盒、上架、输目录全部由档案室完成。因此,每年年初当大量档案资料集中移交档案室时,面对繁重的移交量,档案人员只能疲于整理和编目,目录录入工作明显滞后于档案利用的需要,档案人员只能凭手工进行查找,无法满足高节奏、高效率的工作要求。

2.目前,专、兼职档案人员中高层次的专业人员尤为短缺,各业务部门一般认为档案整理很简单,只要有人将档案资料装订起来就行了,有的连部门业务都不熟悉,对于档案工作只知道将现有的材料装订起来,根本不知道这些资料是否齐全完整,是否能够立卷归档,更不用说主动去收集具有保存价值的应当归档的材料。另外,大部分档案人员身兼数职,很少有时间和精力进行档案编研工作。虽然也有一些编研材料,但深层次加工的边沿材料还很少。

3.随着基础管理工作逐渐加强,档案利用的频率大大提高,单位、个人的查档率呈逐年上升的趋势。这表明档案工作起到了非常重要的作用,但在实际工作中发现早期档案资料存在不齐全、不规范的现象,这些现象的存在严重制约了档案信息资源的开发与利用。

二、档案开发与利用的制约因素

1.内容单一、淡薄的档案意识制约了档案的开发与利用。在档案管理工作中,资源管理档案由各职能部门归档立卷,综合档案室统一管理。然而在实际工作中,普遍存在“重业务轻档案”的思想,总认为档案工作是分外的事,无足轻重,平时不注重档案资料的收集、保存和整理,造成了部分档案资料的散失。还有一些重要的政策性文件长时间掌握在个人手中,不能及时归档,也影响了档案的开发与利用。

2.薄弱的信息化建设力度制约着档案的开发与利用。档案的信息化建设主要包括基础设施建设、信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设五个方面,这需要投入大量的人力、物力、财力。但大量的资金投入却不能立竿见影地带来显著的社会效益与经济效益,也不能为一个单位的整体工作带来显著的成效,而且普遍认为档案管理很简单,就是保管好,不丢失、不生虫,没有必要搞得那么复杂,能查到就行。因此,在加强信息化建设时,往往犹豫不定,举步维艰,信息化建设力度薄弱,这也就成了制约档案信息资源开发与利用的一个重要因素。

3.滞后的档案编研工作制约了档案的开发与利用。目前,档案利用工作只局限于档案利用的数据统计。如果在平时工作中,有目的地进行深层次的了解,及时跟踪调查,利用实例编发,就可以促进档案的开发利用,发挥档案的使用价值。但是,由于档案工作的琐碎和人员配备的不足,往往使得档案工作人员没有足够的时间和精力着力于档案的编研工作,造成档案编研工作普遍滞后,跟不上社会发展和经济建设的需求,影响了档案信息资源的开发与利用。

三、档案管理开发与利用的措施

随着社会的进步和信息化进程的不断加快,管理档案的重要性日益显现。档案工作的开发和利用存在着一些亟待解决的问题。

1.加大宣传力度,提高全员档案意识,是做好档案信息资源开发与利用的前提。要利用各种时机宣传档案管理工作,人们在了解档案的作用和价值的同时,给予档案工作充分的理解和支持,改变过去那种“重业务轻档案”的思想,自觉地注意收集、保存相关材料,保证档案资料的齐全完整。

2.争取领导重视,配备一支拥有相应数量和较高素质的队伍,是做好档案信息资源开发与利用的保障。档案管理工作琐碎繁杂,要想做好档案管理工作,使档案信息资源得到充分的开发与利用,档案管理人员不仅要具备相关的档案专业知识,还要有一定的文化素养。同时还要有一定的人员、时间和精力去挖掘并编写一些有价值的编研材料,将档案信息充分利用好,最大限度地满足利用者对档案信息的需求,发挥档案的利用价值。

3.加强信息化建设力度,提高档案服务能力水平,是做好档案信息资源开发与利用的关键。档案信息化建设就是在加强档案信息数字化管理的基础上,逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用档案资源,使之更好地为经济和社会发展服务。随着信息化、网络化过程的加快,传统的档案管理模式已不能适应新形势发展的要求。信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动越复杂,也更离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

四、建立健全档案管理服务体系

1.建立档案室网页,开展网上利用服务。随着档案室内部局域网的建立,档案管理部门将充分利用自己的网络资源制作自己的网页,积极收集上网数据和信息,使档案管理服务系统联上单位局域网络,实现档案信息的网上检索,提供更好的服务。

2.建立“电子文件 (档案)数据管理服务系统”。该系统设在单位综合档案室,是单位档案信息管理资源的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理系统集中管理网站内的电子文件,并在系统上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。

3.电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案室的服务器上归档。

4.开展在线服务。传统的档案利用方式,是到档案部门利用档案、阅读、复制等,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所替代。

要提升档案服务能力和水平,关键在于如何加强数字化资源建设,加大信息传播力度。主要做好以下几方面工作:

(1)将档案信息化建设与门户网站、局域网络结合起来,统筹规划,同步发展。

(2)切实做好电子文件的归档管理。将电子文件归档管理作为电子政务建设和办公自动化建设的主要内容,整体设计,同步实施,实现文件、档案一体化管理。并根据实际做好电子文件的积累、鉴定、归档等工作,确保电子文件的真实性、安全性和可识别性。

(3)加强横向联合,实现信息资源共享。随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。实行资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一,从而更好地满足社会多方面的需要。

(4)引进和培养信息化建设人才,通过各类培训,不断培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才,为档案信息化建设提供必要的人才保障。

5.注意信息“反馈”,深层次开发档案信息,是做好档案信息资源开发与利用的目标。“反馈”方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果,进行分析研究,可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性,是做好档案信息资源开发与利用的最终目标。

总之,档案是重要的信息资源,要想在管理中实现它真正的利用与价值,就要积极了解、收集档案档案利用所获得的社会效益和经济效益,使档案事业得到健康发展。

G270

A

1001-7836(2011)09-0197-02

10.3969/j.issn.1001-7836.2011.09.080

2011-01-07

汪艳华 (1963-),女,安徽砀山人,从事档案学研究。