档案信息资源的网络开发利用

曹 昕

(黑龙江省交通科学研究所)

档案信息资源的网络开发利用

曹 昕

(黑龙江省交通科学研究所)

介绍了档案信息资源的网络开发、建立档案信息数据库、高效的网络档案检索系统及开发利用的专业人才。

档案;信息资源;网络;开发;利用

网络技术的飞速发展为档案信息资源的开发提供了有利的工具和手段，使档案信息能突破时间、空间的限制进行自由的发展利用。同时，网络环境使档案信息资源开发模式发生了重大变革，对档案信息资源的开发利用工作产生了深刻的影响，实现了档案信息资源最大限度的社会性共享。网络环境下档案信息资源的开发利用，有利于改善档案信息资源的整体结构，有利于发挥各类档案信息资源的综合优势，有利于促进档案信息资源的二次、三次开发。探索网络环境下档案信息资源开发利用的模式与方案，对现代档案工作具有重要的影响。

1 开发网络档案信息资源

(1)逐渐推行档案全文数字化。将档案进行全面的数字化处理，即将档案的所有档案通过手工著录、扫描等形式，将档案中有各种物理载体形式体现出来的信息，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成现有档案信息向数字化转化的过程。纸质档案原件全文数字化，是使档案信息数据上网运行的前提条件，又是网络环境下开发档案信息的基础。在此基础上，才能对档案信息进行分类，建立档案数据库和档案查询系统。目前，档案馆开发和提供上网利用的档案信息仅仅是二次信息，即目录、索引和文摘等，而对作为一次信息的档案全文信息以及图像信息却开发的很少，为了满足网络环境下档案信息的提供利用，当务之急就是实现档案的全文数字化。然而由于我国档案保存的传统文本型档案信息数量庞大，短期内将其全部转换成数字信息无论在实践、资金和技术上都是难以实现的，这项工作可根据各档案室的具体情况，分阶段按照不同的方式实施。可先将重要的、利用率高的文本文献转化成数字信息，也可先将目录或重要的文摘、提要、数据等数字化。只要通过数字化的转换，才可能使大量的静态档案室信息被激活，从而逐步满足网络时代信息利用的要求。

(2)积极拓展传统载体及新型电子档案收集的渠道。档案信息资源开发的主要来源是馆藏档案，丰富的馆藏是提高开发利用效益的重要前提和基础，这就需要档案部门与时俱进，开拓创新，加强并改进档案的接收与征集工作，拓展传统载体及新型电子档案的收集渠道，尤其注重以光盘、硬盘等为载体的电子文件、声像档案等新型载体的档案的收集工作，不断丰富馆藏资源，确保网络环境下档案信息资源开发利用的效率和质量。

2 建立档案信息数据库

无论是将传统的文本信息进行数字化转换，还是接收新型的电子档案，最终都必须以数据库的建立为基本目标。建立数据库是网络信息资源组织的重要方式。这种方式就是将要处理的数据经合理分类和规范化处理后，以纪录的形式存储于计算机。通过建立数据库组织信息资源，可极大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。当前要着重建立两种数据库:一是以馆藏档案数字化为基础的馆藏档案信息数据库。主要目的是保护珍贵的纸质历史文档，提供全部纸质档案数字化检索工具和部分馆藏的档案数字化利用，为历史档案提供多功能的检索服务。二是以归档电子文件为基础的电子文件数据库。为电子文件保管建立的专门性数字档案馆，其目的是保证纸质文件和电子文件能够在任何时间和任何地点被任何人利用，保证电子文件具有永久性法律价值、财政价值和历史价值。在档案信息数据库建设中要着重注意其内容质量。我国的数据库大部分都是二次信息，即文摘、索引、目录等，虽然也能为利用者提供必要的服务，但仅仅依靠二次信息是无法满足利用这需求的，因此，应该在注重各馆的特色馆藏数据库的同时，加强一次信息数据库的建设。

3 建立高效的网络档案检索系统

网络环境下档案信息资源开发利用涉及多方面的内容，但其核心和关键环节是信息资源的有效检索。网络档案检索系统面临许多新的课题，如前期基础工作的组织与实施、信息检索系统的功能、适用于网络信息组织与管理的方法和技术、网络环境中对信心的筛选与过滤等。网络环境下，只有建立高效的网络档案检索系统，才能满足利用者的需求。具体表现为:利用网络技术和有效的检索系统，档案信息被制作成网页，通过网站上网传输，用户只要在搜索栏中填入所查档案的相关信息，便可完成对所需档案信息的查找，这就在空间上大大缩短了利用者与档案的距离，在时间上收集有关的网站网址，对档案信息进行著录标引，使网上档案信息条例分明，从逻辑上讲分散在全国各地的档案信息资源联系起来，形成一个内容丰富、门类繁多的信息集成系统，为利用者提供高质量的服务，从根本上解决了档案分散和利用不便的问题。

4 培养档案信息资源开发利用的专业人才

要想做好网络下的档案信息资源开发利用工作，就必须加强档案信息资源开发利用专业人才队伍建设。要加大培训力度，教育培训设置的课程体系不能仅仅涉及计算机基础知识及计算机自动化管理，还应补充计算机信息网络、现代通信技术应用基础、人工智能及经济信息研究与咨询等类课程，力争使档案工作者成为知识结构合理，具有一定档案知识和信息处理能力的复合型人才。除此之外，专业的档案人才还应该解放思想，强化信息服务意识。在档案的开发利用中，不仅要做好传统的服务工作，还要发挥主观能动性，充分利用网络和档案信息数据库等优势，开发多种多样的数字档案信息资源，不断开拓档案信息服务的新局面。

U415.1

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1008－3383(2011)12－0106－01

2011－12－11