高校档案网站建设工作探讨①

孟宪秋

(沈阳工程学院，辽宁沈阳 110136)

高校档案网站建设工作探讨①

孟宪秋②

(沈阳工程学院，辽宁沈阳 110136)

高校档案网站建设已经取得了的一定的成绩，但是还存在一些不足。本文从高校档案网站建设工作出发，针对高校档案网站建设的定位、现状和对策进行了阐述。

高校;档案网站;建设

随着数字化校园的不断发展，越来越多的高校建立了自己的档案网站。档案网站作为现有高校档案信息化建设的重要组成部分，是实现最大限度地利用档案信息资源，满足更多用户利用档案资源的最佳途径。长期以来，档案部门采取的是一种等客上门的被动服务方式，档案网站的建立改变了这一传统的服务方式，变被动服务为主动服务，由封闭、被动的工作方式转变为以快捷方便的工作方式为广大利用者提供其所需的档案信息。

1 高校档案网站建设的定位

高校档案网站是以服务于广大师生为主要目的，通过网站实现档案部门的管理职能和服务用户的功能，在网络上建立档案信息服务中心。档案网站的建设理念不应只是档案馆在互联网上的再现，而应是一个全新的服务空间，具有档案文化特色的服务网站。档案网站的定位应体现出服务与宣传这两大主题。

1.1 体现服务意识

高校档案网站是档案馆职能与功能的延伸，是高校网站的组成部分，是档案部门网络环境下的门户，是及时发布档案信息，实现与用户交流的重要平台。作为档案馆实体功能延伸的档案网站，大多数的高校档案网站都是建立在本校校园网上的，它已经成为档案利用的新方式、新手段，这对开发档案信息资源起着重要的作用，同时档案服务的对象大大增加，职能与功能也尽可能多地在档案网站上实现。

服务是档案网站生命力的重要体现。传统的档案馆的服务方式主要是通过馆内借阅、检索、查询等方式为用户提供利用，而档案网站在服务内容上和方式上，就更加丰富和多样化，它不受时间、地域的限制，极大地提高了档案部门的工作效率和服务质量，可以更好地为利用者服务。

1.2 加大宣传力度

宣传是档案网站影响力的重要体现。档案网站对档案和档案工作的宣传功能具有无法替代的优势。结合本校实际，大力宣传本校档案馆藏情况，扩大档案工作的影响力，使全校师生充分认识、了解档案的重要性，从而提高师生珍惜、保护档案的意识，为档案的收集、征集工作打基础。

高校档案网站的建立，无疑给学校档案部门提供了一个宣传、展示自己的更为广阔的平台。档案部门要充分利用网络的宣传优势，利用本校的档案网站介绍档案部门设置、档案工作法律法规和档案利用制度、发布档案信息、建立与用户互动平台等，把档案工作做得更好。

2 高校档案网站建设的现状

高校档案网站建设是一项涉及面广、技术含量高、投资大的综合性、长期性和复杂性的系统工程，网站内容建设是网站建设的核心。经过几年的发展，如今已经取得一定的成效，随着高校档案网站数量的不断增加，网站建设水平也参差不齐，总体而言仍存在一些问题。

2.1 结构简单，信息形式单一

笔者浏览了一些高校档案网站，大部分网站上都提供了馆藏介绍、政策法规、工作动态等项内容，网站页面上的文本信息和图片信息较多，而音频和视频的内容很少或是没有，栏目的设置也缺少特色和个性，特色内容不丰富。一个网站只有能够提供丰富的信息资源，才能给访问者带来价值，才能引起大家的关注。

2.2 信息更新不及时

有的网站一些内容信息陈旧或是出现页面无法打开的现象，这会给用户利用资源带来不便，同时也会极大影响档案部门的形象。要把本馆最新的动态、最新的面貌呈现给网上的浏览者，信息的更新直接影响着档案网站为用户提供服务的水平，所以定期更新网站内容是保证档案利用者能及时准确利用档案资源的唯一方法。

2.3 互动性不强

加强网站的信息反馈、交流、互动功能。增强与用户之间信息的交流、反馈，以及互动功能，将大大推动档案信息服务和档案信息资源开发工作的进程。既了解用户需求，又有针对性地提供了服务。而一些档案网站上没能设置此项，也就缺少了与用户交流互动的功能。

3 高校档案网站建设的对策

高校档案网站建设是档案信息化的一个重要方面，是联系档案馆和档案利用者的纽带。因此，档案馆应该以提供丰富的档案信息资源为重点，发挥网络服务的优势，更好地为档案利用者服务。针对上述高校档案网站建设中存在的问题和不足，笔者认为应采取如下的措施：

3.1 转变思想，提高认识

高校档案网站既代表高校及档案部门的形象，也是高校和档案部门最佳的形象宣传方式。长期以来单调而枯燥的工作方式、传统而落后的工作方法，使得许多档案工作者缺少创新意识和创新欲望，而信息化时代已经到来的今天，档案部门的领导及档案工作人员必须审时度势，更新观念，转变思想意识，充分认识到建设档案网站的必要性及重要性，把档案网站的建设作为工作的重中之重。

3.2 结合实际，统筹规划，不断完善

档案网站建设的总体规划要清晰、结构布局要合理。在档案网站建设过程中，离不开资金和人员的支撑，但是根据各校自身情况不同，在资金的投入、人员和物资的配备情况不同，最后的结果也将不同。因此既要实事求是，结合现有的人、财、物情况，又要着眼于未来，制定长远规划，分步实施，为今后高质量的网站建设打下坚实的基础。

3.3 针对用户需求，设置网站内容

高校档案网站的建设可以有针对性地提供个性化信息服务。网站的建设要结合本校科研、教学、行政工作的实际，除提供档案法规和现行文件外，尽可能多地提供有价值的历史档案信息，提供多种类型媒体的档案，丰富档案信息内容。我们建的是高校档案网站，首先考虑的是在校师生是我们的用户，他们需要什么就是我们要了解和掌握的;其次还要考虑的是已经毕业的学生和离退休职工，他们也是我们的用户，他们的需要我们也应了解和掌握。也可以通过调查问卷形式，掌握用户的需求，为我们今后的工作指明方向，使我们的网站设置有的放矢。

3.4 开发馆藏资源，提高资源利用率

高校档案网站的建设，要以本馆资源为基础，档案保存的目的是使它产生社会效益和经济效益，为高校建设服务。每个档案馆都拥有着数量巨大、种类繁多、内容丰富的档案资源。但由于经费不足等客观原因，实现馆藏档案的全部数字化也不现实，在这种情况下，档案部门应本着利用优先、分步实施的原则，可以将重要的纸质档案、珍贵的照片档案、音像档案等资源优先数字化，借助网络，提高档案信息资源的利用率和档案馆的服务水平，实现档案保存的最佳效益。

3.5 加强队伍建设，提高档案人员业务水平

领导重视是高校档案人员合理配置的重要前提，是档案人才队伍形成的有利保证。档案网站的建设涉及的知识面很广，既需要档案知识也需要计算机知识和网络技术。高校档案工作人员既要承担知识信息的组织、加工，又要进行计算机网络的操作与管理，因此，档案部门应注重培养既掌握档案管理知识，又通晓计算机和网站技术的复合型人才队伍。只有进一步加强档案信息化人才队伍建设，才能更好地建设和维护档案网站，提高工作效率。

总之，高校档案网站建设工作，是一项摆在档案工作者面前的艰巨任务。对档案部门来说，应进一步认清档案网站建设的重要性，借助于网络，开阔视野，更好地宣传自己，多途径地拓展服务领域，更好地为广大档案利用者服务。

［1］周云宁.档案网站功能浅探［J］.档案与建设，2004(12)：37－38

［2］何强.对大学档案馆网站建设的探讨［J］.山东档案，2003(4)：27

［3］周亚.档案网站建设现状分析及对策研究［J］.兰台世界.2009(6)：16－17

Research on Website Construction Work of University Archives

MENG Xianqiu

(Shenyang Institute of Engineering，Shenyang Liaoning110136)

Some achievements have been made in terms of SIE archives website construction.But it still can be improved in some aspects.This article discusses the positioning，current situation and solutions of construction work of university archives，based on the work itself.

university archives;archives website;website construction

G270.7

A

1672－7169(2011)04－0113－02

2011－10－07

孟宪秋(1964－)，女，吉林辽源人，大学毕业，沈阳工程学院档案馆馆员。