理工类高校档案管理干部队伍存在问题及对策

杨明萍

（南京工业大学 档案馆，江苏 南京 210009）

理工类高校档案管理干部队伍存在问题及对策

杨明萍

（南京工业大学 档案馆，江苏 南京 210009）

随着社会主义市场经济的进一步建立和完善，理工类高校档案管理干部队伍建设亟需强化.分析了当前理工类高校档案管理干部队伍的现状，建立一支思想素质硬、业务素质高、工作能力强的高素质的管理干部队伍，是高校档案管理工作的一项重要内容.并提出了要严把人才入口关、重视人才的使用、突出科技素质培养、加大继续教育培养力度等措施来提高档案管理干部队伍的整体素质.

理工类高校；档案馆；档案管理；干部队伍

1 档案管理干部队伍建设存在问题

1.1 档案干部队伍中高层次专业技术人员偏少，工作积极性不高.据调查统计，从2001年～2010年，南京工业大学专兼职档案人员逐年增加，但真正接受过档案专业系统教育的人员占很小的比例，具有档案系列专业技术职务的人数仅占总人数的13%，档案专业的毕业生更是寥寥无几，只占专职档案管理人员总人数的9%.特别是人事档案管理人员文化水平偏低，业务素质不高，大多都没有参加过业务培训，其中，中高级职称人员所占比例更低，只占总人数的7%.其中大多档案管理干部大多是兼职，有些档案管理干部为了自身发展调动频繁，这也使得档案管理干部流失比较严重，队伍不稳定.另外，档案管理干部的组织管理制度和工作制度的建设上还重视不够或措施不力，这容易造成档案管理干部到了岗位后对工作业务、工作流程等需要花费一定的时间摸索，职责不明，工作“一篮子”干，工作积极性下降.

1.2 档案干部队伍人员结构不合理、整体综合素质不高.由于历史的原因和传统观念的影响，一些高校甚至将一些没有档案专业知识的富余人员或年老体弱者照顾性地安排到档案馆，这样从客观上导致了高校档案管理队伍在性别和年龄上失衡，整个队伍学历层次偏低.据统计，63.55%的干部是在上任后才主动加强工作岗位认识的；有自己的计划和工作设想的仅占19.21%.访谈中部分师生反映，档案管理干部不爱动脑筋，完全听从安排，缺乏创造性思维，成为典型的“木偶型”工作分子.特别是基层(负责院系档案)的兼职档案管理人员，大部分都是教学秘书或办公室秘书兼任本单位档案工作，一方面由于事务性工作较多，工作繁杂，二是本身就对档案工作不重视，日常档案收集工作不到位，严重影响了档案工作的收集和归档.随着档案工作信息化和网络化发展，对档案管理人员素质的要求越来越高，特别是缺乏既懂档案和现代化科学技术的复合型人才.当前档案管理干部严重不足与管理水平亟待提高之间的矛盾已十分突出.

1.3 档案干部队伍的工作方法单一、创新理念不足.在调查高校档案管理干部用的工作的情况中，肯定了现代科技手段对改善工作的作用有31.73%，但真正能使用网络技术和信息手段的管理干部仅占19.85%，%.34.27%同志满足于每年立卷多少，提供服务多少卷(人)次，而对社会需要和本专业的前沿成果、动态的关注的人数仅占12.37%，这在一定程度上反映了档案管理干部忽视新技术、新方法的学习，缺乏前瞻性和创新性，实践工作中还是以经验型管理为主，研究型人才较少，很多同志观念陈旧，缺乏创新意识，满足现状，主动服务不够.目前理工类高校人事档案的收集、整理、储存、检索以及利用等方面，大部分仍沿用传统的管理方法，档案材料的检索基本靠手工完成.人事档案管理方法手段落后、效率低下，不能跟上时代发展的要求.当前现代电子技术也广泛应用到档案工作中，这些无疑需要人去操作、去管理[2]在日益发展的新形势下，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏.

1.4 档案干部队伍的奉献精神和职业道德建设有待加强.受到市场经济条件下不良风气的影响，其中37.46%的档案管理干部认为档案管理工作枯燥乏味；28.57%的档案工作者认为自己对档案管理工作缺乏热情，职业情感淡漠；其中认为把这项工作只作为谋生手段，缺乏奉献意识与敬业精神的占27.62%.特使是业务上具有钻研精神，精益求精，能及时更新自己的知识的主动性与参加科研、技改的管理人员只占13.17%.可见档案管理人才对职业的期望与档案工作的现实存在距离，理想目标很难实现.应该说干档案工作是非常神圣的，也是不可或缺的.但从档案管理干部的工作现状及调查来看，他们对未来的预期却令人心碎[3]，从而对未来失去信心，甚至怀疑档案馆(室)的生存问题，以致对档案职业失去了兴趣，值得有关部门警惕和关注.

2 档案管理干部队伍建设问题的成因

一是从外部环境看.市场经济条件下，人们的思想观念和价值取向发生了巨大变化，对职业的选择更多地趋向于对物质利益的追求.而长期以来，档案部门被视为“清水衙门”、清贫之地.部分管理干部任职出于功利思想，工作过程中奉献精神越来越低.同在高校工作，从事档案管理工作的比在教学、科研部门工作人员的经济待遇低，且在职称评聘等方面明显处于劣势.在传统观念中，档案馆(室)管理人员的工作只是借借还还和档案的转递等简单劳动.这种情况严重挫伤了档案馆(室)管理干部的自尊心，让他们体会不到自身的价值和自身所从事工作的意义[4].另一方面相关部门也缺乏必要的教育和宣传，在实践工作中，没有按照“德才兼备”的原则选配档案管理干部，使那些忠诚党的事业、思想作风正派、办事公道等良好的职业道德，还具备一定的政治理论知识、文化历史知识、现代管理知识、计算机操作技能、人事管理知识和档案业务知识的专职管理干部被埋没和弃用，特别是在档案管理工作中，没能很好地注意专业管理人才的引进与培养，有关培训研讨班更是很少组织.

二是从档案馆(室)的内部环境看，长期以来，“我国高校档案馆(室)的服务不仅范围狭窄，受条条框框制约较多，局限性大，而且大多实行无偿义务服务，主动服务观念及意识淡漠.”[5].目前，大多数档案馆(室)干依然停留在“以藏为主，重藏轻用”的工作状态，档案管理干部更是难以从工作中体现出自己的劳动价值.其次，由于培养选拔档案管理干部队伍机制不健全，办法不配套，造成了客观上的培养与使用脱节.在确定档案管理干部时，渠道窄，范围小，加之实践锻炼跟不上，受传统管理体制的制约，工作人员劳动价值难以体现.原因是相对简单和方便，易于实现，就自然降低了管理干部自身的语言表达、应变能力、仪容仪表等的硬性要求，有时会忽视其思想道德和实际能力，选出的管理干部不一定是能够真正胜任工作的.部分档案管理干部自身认识不足，期望值过高，心理承受力差.部分档案管理干部在工作中缺乏工作热情；另外一部分档案管理干部在工作中都容易斤斤计较，缺乏奉献精神、吃苦精神.

三是从价值观看，部分档案管理干部表面看来忙忙碌碌，但在实际工作中却没有取得较好的效果；也有的档案管理干部缺乏谦虚求实的态度，干部之间互不接受意见和建议，分化了管理干部队伍的整体实力.另外，档案管理干部队伍素质良莠不齐，存在鱼目混珠现象，有些管理干部自身缺乏一定的自律能力，如工作能力平庸的，群众基础不够好，责任心缺失，存在官僚作风，严重影响了档案管理干部队伍的整体服务功能的发挥，同时成为高校档案管理工作的消极因素.此外有些档案管理管理价值观出现了偏差，利用手中的职权，在把人事档案利用审查关时故意刁难师生，设置种种门槛和要求，不能很好地提供相关查询内容.违规利用相关部门、利用者授予不同的使用权限，利用他人的急用心理收取一定的好处费，违背了相关工作条例和规章制度，偏离了自身工作职责和道德规范.

3 档案管理干部队伍建设的措施

针对以上存在的问题，我们认为理工类档案管理干部队伍建设应注意抓好以下几方面：

3.1 严把人才入口关.进入信息社会以来，特别是在科技兴教、科技强教的大环境中，现代档案管理工作从管理模式、管理内容到管理理念，都对高校档案管理干部提出了新的更高要求，必须把住人才入口关，要注重引进招聘一些具有档案专业知识背景，掌握相关专业技术、技能的人才充实档案队伍，逐步改善档案管理干部群体年龄、专业结构.建立健全一系列查（借）阅档案规章制度，工作中一方面坚持原则，严格把关，做到手续不符、不全的一律不接收，另一方面又做到高效率、高质量服务，使高校档案管理工作有章可循.充分利用相关部门统一配置的管理信息系统，建立档案信息库，迅速准确地查询检索档案的相关信息，并利用档案信息数据库对相关领域的情况进行综合分析，为领导决策提供大量的信息依据.

3.2 重视人才的合理使用.一要敢用，大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年青干部，突出人本管理，建立并完善人才激励机制，积极调动档案管理人员的工作积极性，为年青干部发挥专业特长提供宽广的空间.注重发现并肯定新思维、新理念对档案工作的促进，对他们身上存在的不足应加以正确引导教育，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智.二要善用，善于发掘人才的知识，知人善任，对于具备档案学专业背景的人才，要以其档案管理的专业知识和素养提高档案工作的层次和水平；对于具备理工科学科背景的人才要加以引导，深度挖掘科技档案信息资源，以特色编研、特色档案资源开发作为人才使用的突破点；对于具备计算机学科背景的人才，则侧重于发挥其专业特长，推进档案信息化建设.要合理地解决他们的职级待遇，适时将素质好、能力强、群众公认的同志提拔重用.对长期从事档案工作的同志应予表彰奖励，做到事业留人，感情留人，待遇留人.

3.3 突出科技素养培育.理工类高校对档案工作者的科技素质有特殊要求，只有具备了科技素质才能与高校的档案事业协调发展.提高对档案管理人员的培训工作的认识，为他们学习进修创造条件，增强档案干部的信息化素质.这不仅包括基础的计算机应用知识和技能，也包括开发和应用专业档案管理软件的知识和技能，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才.利用网络技术管理档案，不断改进档案工作的管理方式和方法，提高档案管理水平，实现档案管理的科学化、现代化[6].

3.4 加大继续教育培养力度.面对目前高校档案部门知识老化，新技术知识贫乏的状况，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务.根据新形势新任务的新要求，可把档案专业知识、信息化知识和外语等作为继续教育重点，有计划有组织地长期坚持抓好.丰富档案管理干部培养方式，注重培养实效.在注重讲座理论授课大面积培训的同时，着重培训方式的创新，明确要达到的效果，对培训后档案管理干部能力提升状态进行摸底.其次，提供“菜单式”培训内容，由档案管理干部结合自己的需求进行选课，提高培训的针对性.同时，可通过各种形式，拓宽继续教育渠道，比如，开展好经验交流、学术研讨等活动经验交流是档案工作者互相学习，取长补短的重要途径.以实际经验和技能的提高优化档案管理干部队伍的知识结构，逐步健全科学规范的档案管理干部规章制度.

3.5 提高语言文字应用能力.科技档案管理人员要有较坚实的文字功底，好的文字能力应是对材料的高度概括能力，对案卷标题进行高度概括而反映出案卷的主要内容.同时叙述表达要准确，重点要突出，符合逻辑，通顺易懂.要加强统筹协调，建立健全语言文字工作长效机制，切实加强对语言文字工作的协调统筹和监督检查.要因人制宜，做好培养，为了使档案管理干部获得胜任职务所必需的政治素质、业务知识、专业经验和技能，本着“缺什么、补什么”的原则，因人制宜地进行定向培养.积极开展用字规范方面的检查，纠正档案管理人员中的不规范用字.通过经验交流，及时总结自己工作中的经验教训，梳理心得体会，提高发展问题、分析问题、解决问题的能力.

3.6 加强法律、法规建设.高校档案管理人员还要有较强的法律意识，努力学习《档案法》、《保密法》及国家关于档案管理等方面的法律知识和学校有关的规章制度，做到知法、守法，维护档案的历史真实性.建立和完善档案资料管理机制，建立档案信息库、档案资料库实行动态管理.对因工作失误造成学籍档案损失的，要追究其责任，对违反档案法的行为要追究法律责任.实行规范化管理，认真细致地鉴别、整理加工，使重新整理后的档案材料达到了编排有序、目录清楚、装订整齐、使用方便的要求.按照档案管理基础设施的有关要求，配齐空调、去湿机、臭氧发生器等标准设施，提供了良好的档案管理环境.同时，要保护密码的安全，进一步健全和完善档案《安全保密制度》，确立档案信息责任制度，以保障人事档案信息的安全.

〔1〕韦斯明.科研院校科技档案管理人员的必备素质[J].科技情报开发与经济,2000(5).

〔2〕杨冬权.以丰富馆藏、提高安全保障能力和公共服务能力为重点.实现档案馆事业的新跨越[J].档案学研究,2009(6).

〔3〕周华青.高校档案人员“职业高原”成因与对策[J].兰台世界,2010(10).

〔4〕张建伟.新形势下干部档案管理工作存在的问题及对策探析[J].潍坊学院学报,2009,9(1):92-93.

〔5〕张志强.高校干部人事档案管理思考[J].信阳农业高等专科学校学报,2009,19(4):159-160.

〔6〕陈蕙兰.高校干部人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].江苏技术师范学院学报,2010,16(5):28-30.

G637

A

1673-260X（2011）06-0201-03高校档案管理工作是高等教育工作的重要环节，也是国家档案事业的重要组成部分.随着高校的跨越式发展、人事制度改革和经济体制转变的深化，这使得高校档案管理面临着诸多新问题、新情况.而高校档案管理干部是高等院校教育、管理、服务等各项工作在师生员工中的组织者、协调者和执行者，是联系教师、学生与相关职能部门的主要纽带.当前高校档案管理干部队伍管理中“软管理”和必要物质基础的缺乏等问题.使一些高校出现了档案管理干部队伍不稳定、思想滑坡、素质下降等问题.如何加强高校档案干部队伍建设，提高档案干部队伍素质，建立一支有专业知识和文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案管理干部队伍，是新时期做好高校档案管理工作的需要，也是高等教育发展的需要.特别是理工类高校档案管理工作既有一般档案管理的共性，也有其特殊性.其特殊性在于，理工类高校的档案材料的科技内涵较为丰富，需要档案管理者具备一定的科技知识和敏锐的科技发展意识[1].辨证客观地分析理工类高校档案管理干部的现状，进一步提高档案管理干部的综合素质，有利于促进理工类高校档案管理工作的制度化，也有利于高校的改革、发展、稳定大局及和谐校园的建设.