行政事业单位网上报销模式探讨

南京市公安局 张拥军

随着计算机技术和信息处理技术的迅速发展，行政事业单位的传统财务工作模式渐渐地向财务信息化方向演变，支撑和保障行政事业单位中心工作的财务传统手工报销模式也在慢慢地发生着向网上报销模式转变的革命。网上报销是在网络环境下，将财务流程和业务流程有机的融合，从整个行政事业单位财务管理的基础和规范着手，以业务为中心，实现财务信息数字化、审批流程网络化、查询决策可视化，切实提高财务管理工作的效率，带动财务管理工作的全面E化变革。

一、传统报销与网上报销的差异

传统的报销模式采用手工报销的方式来实现。报销人员报销时必须预先填写纸质的单据，由各级领导在纸质单据上进行审批，最终凭审批后的单据到财务进行审核报销。网上报销模式从理念上彻底地打破了传统的报销模式，通过单据填写的标准化、业务审批的流程化、财务审核的网络化实现财务报销跨地域、跨时空、跨部门的相互协同，完成报销流程。传统报销和网上报销两种报销模式差别主要表现在：

（一）报销流转效率不同 传统报销方式下，报销人员需要拿着手工填制的单据找到各级领导进行审批，如果遇上领导开会、出差等，找不到领导就需要下次再来；财务人员账务处理时，必须将报销单据中手工填写的包含的各种报销信息重复录入到财务系统中。网上报销时，报销人员按照规范的格式在网上提交报销申请单，领导可以随时随地进行网上审批；报销申请单中已有的数据信息，财务人员也不必重复录入，可以直接提取进行记账。

（二）审批的方式不同 传统报销方式下，各级领导审批是在经过整理的单据上进行手工签字审批。在网上报销模式下，领导审批的是财务事项，票据是否符合财务规定由财务人员审核，领导审批时可以调阅到与审批事项相关的所有资料影像以及已经流转的审核意见，审批也是利用经过授权的个人数字签名进行审批。

（三）预算控制的效果不同 传统手工审批时，领导审批无法实时知道审批事项的预算执行情况，因此超预算、超范围的报销事项时无法杜绝。在网上报销模式下，由于设置了全程预算预警的管理模式，超预算、超范围的支出根本无法进行网上流转，使经费预算从业务发生时就得到了有效控制。

二、网上报销模式的特征

行政事业单位网上报销模式作为对传统报销模式的创新与探索，具有以下鲜明的特征：

（一）财务信息的实时性 传统的财务信息，是在业务发生后进行报销，再进行会计核算、记账，是对已经发生的财务事项的事后反映，有关财务事项的信息反馈有滞后性。网上报销模式下，只要牵涉到资金运用的财务事项，资金流动一发生，网上报销的流程就开始运转，财务信息也就实时反映到网上报销的工作流程中，各种传统的静态财务报表数据被实时的财务动态数据更新。财务信息与财务活动同步，极大提高了统计数据、预算控制、监管预警等财务管理方法的实时性。

（二）报销流程的可视性 网上报销通过建造一个科学报销工作流引擎，来驱动跨部门的报销流程的运作，保证网上报销运作的流畅。每一位授权用户均可以在任意时间登录网上报销系统，实时查看待办报销事项在整个报销流程图中的流转状态，待办报销事项已经经过哪几个环节，目前在哪一个节点等待审批。领导可以实时了解还有哪些待批事项需要自己审批，同时各级领导审批时可在网上随时查看有关的可视化扫描信息。

（三）报销信息的公开性 在财务信息化平台里的网络报销流程中，经过授权的不同用户可以在线查询、调阅、对比各种网络报销信息，行政事业单位财务管理和会计核算的透明度及规范性得到了有效增强，通过报销信息的高度共享，形成多部门、多用户，各级领导、工作人员广泛参与，多手段同时运用的立体监督格局，使财务事项在事前、事中、事后实现全程监督。

三、网上报销模式的创新与探索

网上财务报销既是一个信息系统，更是一种管理模式；既是一种技术革新，更是一种管理理念的创新。它是以网络信息技术为手段，以提高时空效率为特征，体现集中管理、协同业务的集约化优势，实现财务报销事项事前、事中、事后的全程高效流转和监督的现代财务管理模式。

（一）统一核算标准、规范核算行为，加强财务信息的可比性在原来的分散财务信息系统下，各个单位由于对财经政策规定的理解、核算口径的把握不同，加之部门利益的驱动，使得下级部门向上级部门报送的数据一般都经过人为加工修改，由于非系统自动生成，报送信息与实际发生数据的相符度不尽人如意，同时信息报送效率低，给上级部门对预算执行情况的对比分析和科学决策带来很大困难。而网上报销系统可以结合各单位的财务执行、控制、分析、监督、决策等管理要求和需要，统一核算标准、规范核算行为，使所属单位在一个统一标准、统一要求、统一口径的前提下进行财务事项的处理，财务预算、核算、资金的实时监控、对比分析、科学决策等需要采集的数据由系统自动完成，减少人为干预因素，以便整合内部资源，发挥集约化管理的优势。

（二）科学、公开、透明地进行预算的编制、执行、监督 加强预算管理是现代财务管理的发展方向。网上报销依赖预算指标，预算指标成为预算控制的重点，预算指标的分解必须科学、准确、贴近实际，预算内容必须全面、充分，预算的编制、调整、审核、审批、执行必须严格执行预算管理流程。预算指标的确认是一个决策过程，必须以全面协调可持续的科学发展观为指导，不要财务部门唱“单出头”，各单位、各部门都应该参与进来，编制的部门预算应该和业务实际需要相匹配，预算盘子大家定，预算指标大家清。预算执行和监控、预算的分析和调整、预算的考核与评价要公开、透明，使大家对预算进度做到心中有数，就会由“要我执行”变为“我要执行”、“我会执行”。

（三）建立原始单据数字化关联影像，加速推动网上报销的顺利进行 传统的审批流程运转时，各级领导一般要翻看待审批的原始单据和相关的报告等，然后签注手工审批意见。在网上报销模式下，通过扫描仪、摄像头等终端设备将纸质的原始单据数字化后，作为电子报销单的附件以备调阅，同时报销系统根据预先配置的流程信息，将电子单据和原始单据影像一起提交给领导进行审批。这样各级领导审批时对报销内容有直观、感性的认识，满足了各级领导需要看到原始单据的管理习惯。原始单据数字化有利于会计信息高度共享、数据资源深度整合、查询效率和效果高效便捷。原始单据数字化的原始单据影像在财务信息化平台里可以在线查询、调阅、对比等，可以使得网上报销工作更容易被行政事业单位所有参与财务报销的人员广泛理解接受，从而推动网上报销工作的顺利进行。

（四）规范网上报销工作流程，助推内控体系建设 网上报销系统科学设定预算额度、审批流程、审批权限、预警控制等内控关键点，而且通过软件系统，固化了预算数据的归属单位、使用额度、使用时间、使用范围，规范了单据的流转程序及领导审批权限，从根本上改变了一些名为内部控制、实则“人为控制”的混乱现象，这对于内控体系建设无疑是一种促进和加强。网上报销系统增强了行政事业单位财务管理和会计核算的透明度及规范性，有利于推动行政事业单位财务公开，促进建立健全公开、透明、规范的财务监督机制，助推内控体系建设和廉政建设。

（五）实现与财政、银行等外部系统数据交换，提高资金支付效率与规避现金风险 近年来，财政在行政事业单位大力推行财政国库集中收付制度改革，因此，行政事业单位在建设网上报销系统时，必须预留与财政国库集中收付系统进行数据交换的接口，财政和单位的系统能够实现双向的数据交换。对于必须通过国库集中支付系统报销的支出，网上报销流程完成后，网上报销系统自动向财政国库集中支付系统提交申请付款的数据，获得批准后，财政国库支付系统向银行下达支付的指令，向报销单位传递支付的信息，银行根据支付指令付款给报销人的银行账号，报销单位的网上报销系统根据支付信息自动进行记账。对于尚未实行国库集中收付的单位，网上报销系统可与银行系统进行数据交换，通过网银下达款项支付的指令，将报销款项通过银行直接支付给报销人员的银行账户。财务人员在办公室即可实现资金划转和报销，既可节省财务人员的人力，又可最大限度降低提取大额现金的在途风险。同时又能最大程度地减少现金支付结算，强化资金动态监控，从源头上堵住现金支付漏洞，规避现金风险。

四、网上报销模式运行过程中应注意的问题

（一）建立、健全本单位的财务管理监督制度，更新重构网上报销流程 《会计法》明确规定，各单位应当建立、健全内部财务管理监督制度，财政部也发布了《内部财务管理控制基本规范》。因此在更新重构网上报销流程时，应结合本单位具体情况，将管理要求转化为各单位的实际工作规范，更新管理理念及工作方法，制定管理规定和操作流程，加强对网上报销系统本身的安全控制，对包括系统管理员在内所有操作人员明确操作权限、实现岗位制约监督。

（二）网上报销循序渐进，人员培训先行一步 网上报销是现代信息社会的新事物，人们从原有的手工报销流程适应网上报销流程需要一个观念转变、逐步跟进的过程。网上报销实现跨部门的业务流程运作，使更多的部门和人员参与到网上报销工作流程中。因而培养参与人员的理念和操作能力，定期进行操作经验的积累和推广，对于保证网上报销系统的顺利进行有很大的帮助。行政事业单位具体情况差异很大，网上报销的实施也必须因地制宜、逐步实施、逐步完善。在试运行阶段通过传统纸质手工报销和网上报销“双轨”运行，跟单测试和业务评价，逐步发现存在的问题并及时改进，在确认整体具备熟练的网上报销处理能力后，纸质单据即可退出，实现网上报销“单轨”运行。

（三）建设网上报销系统要贯彻安全性原则 网上报销系统对安全性要求很高，既涉及资金安全，又涉及会计信息安全。在网上报销系统设计、规划过程中要充分考虑到系统的安全性，结合本单位实际情况，在安全的基础上追求系统的最优。贯彻安全性原则，最有效的办法是将本单位的财务管理制度“硬化”到了网络报销系统中，通过设置业务管理和权限管理防范风险。要将监控与操作分离，实现系统内部的有效牵制，建立数据保护机构，健全日志机制，强化操作员对数字证书、加密口令等身份认证信息的保密习惯，提高全员安全防范意识。

［1］杨亚进：《让网上报销走得更好》，《中国石油企业》2008年第8期。 （编辑 杜昌）