会计集中核算和分散核算的比较与选择——以建筑施工企业为例

孔庆辉 ,方存连

(1.东北财经大学 会计学院,辽宁 大连 16025;2.安徽泰科立建设工程有限公司,安徽 六安 232200)

会计集中核算和分散核算的比较与选择
——以建筑施工企业为例

孔庆辉1,方存连2

(1.东北财经大学 会计学院,辽宁 大连 16025;2.安徽泰科立建设工程有限公司,安徽 六安 232200)

以建筑施工企业为例,对企业存在众多非法人单位或部门采用会计集中核算和分散核算进行比较,并提出企业在选择会计工作组织形式时需要考虑的因素.

集中核算;分散核算;建筑施工企业

近年来,随着中国经济的快速发展,作为微观经济主体的企业规模迅速壮大,相应的管理问题日益突出.作为企业重要管理职能部门之一的财会部门如何适应企业的组织架构和满足管理层对信息的需要,选择合适的会计工作组织形式是企业会计制度的重要组成部分,同时,适当的会计工作组织形式是提高整个企业会计核算质量和管理水平的重要组织保障.对于独立的法人单位和控股股东之间的会计工作关系,公司法有明确的规定.本文分析的是企业有众多非法人单位时的会计工作组织形式,并以建筑施工企业为例,对集中式核算和分散式核算进行详细的比较,提出企业在选择会计工作组织形式时需要考虑的因素.

一、建筑施工企业的集中核算和分散核算

1.建筑施工企业的组织形式和业务特点

建筑施工企业由于施工地点、资质等多方面的要求,已经普遍采用以单项工程或标段、分项工程为基础,以项目部(工区)等为具体实施工程单元的经营管理模式.项目则是指在一定约束条件下,具有特定目标的一次性任务.其起点是工程的投标,终点是工程保修期满,相应的项目部则结束.因此,具体的项目部在施工企业内部是一个相对的临时性组织,对外则是一个非法人主体.施工企业一般根据项目单元的工程量、工期等决定项目部的大小、职责、权限.

由于建筑施工项目本身工期较长,再加上我国建筑市场仍处于不断规范之中,在施工企业所建项目已经验收合格的情况下,由于业主或甲方资金不到位,拖欠工程款的情况仍比较突出,使得施工企业存在所建项目已经结束和完工,但是该项目的债权债务的索要和支付等后续业务仍存在较长的时间.再加上建筑施工企业所属各项目部分散,同时,国家、业主或甲方等为保障所属施工项目部工人工资的按时发放,要求在施工项目部所在地开立银行账户,用于部分施工业务款项的回笼,并监督相应资金的使用,导致整个施工企业银行账户开立较多,现金使用量较大,企业总部面临一定的资金压力.

建筑施工企业所属各项目部的成本大致相同,主要为直接材料、直接人工、机械费等.其中直接材料中的大宗材料具有相似性,且占项目成本的比例较大,这为在保证建筑材料质量的前提下,通过集中采购降低成本创造了条件.对施工企业而言,大型设备具有价值量大、专用性强、技术含量高以及操作风险大等特征,虽然大型设备数量占施工企业设备数量比例较小,但其价值则占施工企业固定资产较高比例,更体现了施工企业的科技与装备水平,并对企业竞争力的强弱构成重要影响,因此,大型设备一般由施工企业总部统一管理.

2.建筑施工企业的集中核算和分散核算

会计工作组织形式是指会计机构的设置层次与会计核算资料的整理和提供的方式与分工.会计工作的组织形式一般分为集中核算和非集中核算.对于施工企业而言,集中核算就是把整个公司作为一个单独的会计主体,并且会计核算工作主要集中在公司总部的财会部门,公司所属的各分公司、施工项目部等非法人主体单位对本单位所发生的经济业务不进行全面核算,只填制或取得原始凭证,并对原始凭证进行适当汇总,按财会部门的要求将原始凭证、汇总原始凭证等会计凭证通过远程网络登录在公司的会计账簿中或寄给公司财会部门,由财会部门加以审核,并据以记账等,最后出具整个公司的会计报表.

非集中核算又称为分散核算,是相对集中核算而言的.根据管理需要,将公司所属的分公司、施工项目部等作为相对独立的核算单位,即作为单独的会计主体.各相对独立的核算单位在发生经济业务时,其会计人员根据发生的经济业务填制原始凭证或原始凭证汇总表和记账凭证,然后登记账簿,编制该相对独立核算单位的会计报表,并进行比较全面的核算和计算盈亏.各相对独立核算单位编制的财务报表,需要定期报送公司财会部门,以便汇总编制整个公司的财务报表.

二、会计集中核算和分散核算的比较

1.核算内容和方法上的比较

由上述定义及其解释可以引出,集中式核算和分散式核算在核算内容上的重要区别首先是公司与各分公司、项目部之间由于资金、材料物资等"内部往来"经济业务处理上的不同.在集中式核算方式下,整个公司是一个会计主体,公司与分公司、施工项目部之间发生的资金、材料物资、设备费用摊销等"内部往来"经济业务可以不通过"内部往来"等科目核算,其是一个会计主体内部不同分公司、项目之间的移动,在会计核算上是相应一级科目内部不同明细单位之间的变动.

分散式会计核算方式下,施工企业、分公司和项目部均需要设置"内部往来"或类似科目用于"内部往来"等经济业务的核算,并根据"内部往来"核算单位设置明细,同时,也为了方便对账和报表合并时的自动销账,需要依据"内部往来"经济业务的性质和笔数大小分别设置资金、材料物资等明细核算.且公司与所属各相对独立核算单位之间对该科目的记录应相互一致,余额相反.在编制对外提供的公司整体会计报表时,内部往来核算科目等相应账户余额应全部抵消为零,在资产负债表中并不体现该项科目.

其次,在施工项目结束时,集中式核算与分散式核算的内容及方式也不相同.由于建筑施工企业的业务特点,项目结束时,相应的债权债务等业务可能并没有完全结清,该类债权债务将继续由公司总部行使和承担.在集中式会计核算方式下,由于项目部所有业务均在公司一个账簿中记录核算,因此,无论是在平时还是在项目结束时,其相应业务均作为公司业务的一部分,自然公司一直在进行管理,直到相应的业务完结.

分散式会计核算方式下,各相对独立核算单位发生的业务均由其各自的财务人员进行管理,并督促相应人员索要债权,并根据资金、预算等情况,在项目部负责人的职权范围内或根据公司的通知,进行债务的支付.相对独立核算单位的业务和公司的业务在两个不同的账簿中进行记账,因此,在项目结束时,其需要将剩余的债权、债务、损益等科目余额通过"内部往来"等科目上划至公司,并将内部往来余额在与相应核算单位核对清楚的情况下,全部划清.公司财会部门也需要通过"内部往来"等科目在核对清楚后登记入账.

无论何种"内部往来"的核算内容,"内部往来"账均需要通过人工单笔进行核对,尚不能实现自动化对账;只有在核对无误的情况下,在项目结束时,相应"内部往来"科目的余额才能结清,整个公司会计报表中,"内部往来"科目余额才能不显示.因此,分散式核算方式下,"内部往来"经济业务的核对是公司财会部门的一项重要工作.

其余核算内容上的区别是,集中式核算可以根据账簿直接出具整个公司的财务报表,而分散式核算则是根据各相对独立核算单位提供各科目余额或财务报表进行直接合并或并表后,出具整个公司的财务报表.在集中式核算方式下,各分公司或施工项目部的财务人员可以使用的会计科目和核算的经济业务较少,部分业务将由公司财会人员直接进行处理;分散式核算方式下,各相对独立核算单位的财会人员可以使用的科目与公司基本相同.

2.提供的会计信息比较

集中核算方式下,公司各项目部会计人员在经济业务发生时,可以按照公司的要求,通过网络登录公司账簿系统进行记账等工作,公司总部能够及时查询整个公司的财务状况和经营情况,并使得公司的内部控制由事后监督变为实时监督控制.由于整个公司包括各分公司和项目部的所有账务处理均在一个账簿中进行记账,因此,各施工项目部等单位负责人不能获取其所在单位的相关的经营信息,只能通过建立其他的辅助方式完善集中核算下会计核算的不足.在涉及"内部往来"等经济业务时,未使用"内部往来"等科目进行核算,使得各施工项目部的会计凭证和发生的经济事项并不能完全匹配.

分散核算方式下,施工项目部等各相对独立核算单位均必须设置与公司总部相同的会计核算体系,可以生成相应各自完整的会计凭证和单独的财务报表,容易满足档案管理、内部审计和公司管理层对每个施工项目等独立会计主体相应财务信息的需求,有利于对该会计主体的考核及采取相应的管理措施,同时,可以使施工项目部等单位的负责人随时了解本单位的经济活动情况,及时分析问题和解决问题.但各项目部等相对独立核算单位的财务经营情况须按公司要求汇总至公司后,才能反映整个公司实时财务状况,因此,分散核算方式下,不能实时准确地查询整个公司的经济业务.另外,分散式核算方式下,所有需要相对独立核算的单位均须设置相应的会计账簿;在项目结束时,还需将剩余的债权债务由公司总部进行后续管理,由于公司总部接受的信息较晚,不利于整个公司债权债务的管理;若要查询项目部的账务,必须进入该相应项目部的账簿中.

3.会计工作重心和会计人员的工作职责比较

集中核算方式下,整个会计工作的重心主要集中在公司财会部门,工作重心后移.从记账凭证的打印、银行账户的管理、债权债务等科目的管理到财务信息的分析、监督全部集中在公司财会部门.为保证对各项目部等生产单位和管理部门的资金、成本支出的控制,要做好调研和施工项目部前期的预算工作.相应各施工项目部等单位的会计人员,其主要负责日常业务核算原始单据的索取、审核、汇总、通过网络登录凭证或将凭证寄往公司财会部门.另外,其工作和业务上接受公司财会部门的领导和指导,按公司财会部门要求提供相应的信息资料等,以降低由于会计工作重心后移造成的信息不畅;对于本部门和公司总部或其他管理部门之间的资金、物资配送等"内部往来"经济业务,需及时登录账务处理系统,作好相应账务的复核,存在信息不一致时,及时与业务发生部门或相应凭证填制人员联系,做好该类业务的账务核对工作.总之,在集中核算方式下,公司财会部门管理职能加强了,而施工项目部等单位的会计人员管理职能削弱了.

分散式核算方式下,公司整个会计工作的重心在各项目部、分公司等,工作重心前移.各项目部根据工程量和工期等决定是否设置相应的会计机构,但须配置相对完善的会计人员.其不但负责日常的会计业务处理,而且履行整个项目部会计的管理职能,包括管理整个项目的债权债务,依据公司制定的预算和工程进度,监督、控制成本的支出和预算的执行,向公司财务部门和项目部负责人报送本项目部的各种财务报表,在项目部负责人的支持和相关人员的协助下,解决项目部财务中存在的问题.公司财务结算部门的主要工作是为各项目部制定预算、本部相关会计业务的处理、各项目部与公司总部等"内部往来"账的核对和报表的合并,并出具整个公司的财务报表.和集中式核算相反,项目部会计人员的管理职能加强了.

三、集中核算和分散核算的选择

公司选择集中式会计核算还是分散式会计核算,应考虑以下几个因素:

首先,要根据整个公司采取集权或分权的管理模式选择会计工作的组织形式.若公司实行的是集权式的管理模式,则作为企业管理的一个职能部门的财会部门宜选择集中式核算方法;相反,若整个公司采取的是分权式的管理模式,选择分散式核算方法为宜.

其次,要根据公司管理层管理的需要.若公司管理层对会计信息的需求偏重于整个公司,则选择集中式的会计核算方法;若公司管理层重点关注项目部、分公司等相对独立核算单位的经营情况,则选择分散式的会计核算方法.

再次,要根据公司资金的投入和会计人员的素质进行选择.若选择集中式的核算方法,需要项目部的会计人员能够随时远程登录公司账务处理系统,进行日常业务的处理,对网络和公司总部服务器的要求较高,公司资金投入较大.集中式的核算方法下,公司总部财会部门履行较多的管理职能,且远离具体的施工项目部,对公司总部的会计人员素质要求较高.分散式会计核算只需按公司的要求定时将相应的财务报表和会计信息发送至公司财会部门,不需要实时使用网络,对网络的要求相对较弱,资金投入小.由于分散式核算会计人员履行了部分管理职责,因此,对施工项目部配置人员素质要求较高.

对于一个具体企业,采用集中核算组织形式还是非集中核算组织形式并不是绝对的,可以单一地选用集中核算或非集中核算形式,也可以二者兼而有之,即根据管理的需要,对某些业务采用集中核算而对另外的业务采用非集中核算.但是,无论采用哪一种核算方法,会计工作的组织形式必须与公司的组织形式、管理需求、会计人员的水平、网络技术以及所使用的财务软件相适应.

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[5]王粤军.浅析推行会计一级核算集中核算[J].会计之友, 2011(1):115-116.

Comparison and choice of accounting centralized book and accounting decentralized book-taking building and construction enterprises as example

KONG Qinghui1,FANG Cunlian2

(1.College of Accounting,Dongbei Univ.of Finance and Economics, Dalian 116025,China;2.Anhui Taikeli Construction Co.Ltd., Liu'an 232200,China)

The paper took building and construction enterprises as example,compared the accounting centralized book and accounting decentralized bookwhen these firmshavemany branches which are not legal persons,and brought up the necessary factors to be considered in choice of organization form of accounting work.

accounting centralized book;accounting decentralized book;building and construction enterprises

1671-7041(2011)04-0048-04

F230

A*

2011-04-08

孔庆辉(1970-),男,新疆石河子人,博士研究生;E-mail:kong-qh@163.com