网络环境下高校固定资产信息管理平台创新

南京林业大学 张甫香 陈焕娣 甘朝晖

网络环境下高校固定资产信息管理平台创新

南京林业大学 张甫香 陈焕娣 甘朝晖

本文拟针对“江苏省行政事业单位资产管理信息系统”尚未完善的功能及“《高等学校会计制度》（征求意见稿）”关于固定资产精细化、动态化、规范化管理目标要求，创造性地提出了网络环境下高校固定资产信息管理平台构建设想，即将预算指标控制模块、折旧管理模块、资产处置模块、绩效评价模块纳入管理平台，以满足权责发生制下预算管理、财务管理、资产管理、绩效评价的信息需求。

一、预算指标控制模块构建

（一）模块界面内容预算指标控制模块至少应反映项目类别、项目名称、项目代码、项目起止日期，上年经费结余、申购资产名称、规格型号、预算价、审批后指标结余、实际价、项目经费结余等内容。其中，指标是指各类经费计划数，经费是指各类项目实际可动用资金。

（二）各类角色定义在预算指标控制模块中要定义各类项目经费管理员的角色及其职能。其中，财务处项目经费管理员的主要职能是项目划分定性、项目指标及其他经费指标下达与调整，其项目代码设定可根据归口管理部门提供的经费分配明细及项目代码编排规则确定；申购单位管理员是院系部处指定的专职或兼职资产管理员，主要职能是根据财务平台的项目经费收支账目填写提交各类经费采购申请单、以及本单位固定资产的日常管理和变动处置申报；项目经费归口管理部门，如研究生院、科技处、教务处、后勤处、图书馆等资产管理员，主要职能是下达项目计划书中固定资产采购指标与审核申购单；项目经费归口管理部门负责人，主要职能是对资产申购计划审批；资产归口管理部门主要是国有资产管理处、后勤处、图书馆等单位，其主要职能是负责全校同类资产登记、日常管理、变动处置审核、报表上报、定期将固定资产入账记录导入资产信息管理系统，并自动校对各类资产入库信息等内容。资产归口管理部门与项目经费归口管理部门在职能上虽有交叉，但管理侧重点不同。资产归口管理部门负责全校同类资产的管理任务，项目经费归口管理部门负责项目经费的使用与管理。

（三）经费指标管理此项工作应主要由财务处项目经费管理员及项目归口管理员完成。主要内容包括：一是划分资金来源。笔者认为拟作财政拨款、非税资金、自筹资金、其他资金等类别划分，其中财政拨款细分为纵向科研经费、预算拨款、其他拨款；非税资金细分为学费住宿费、其他学历教育收费；自筹资金细分为横向科研经费、事业收入、捐赠收入、其他事业收入；其他资金细分为代管经费、工会经费、其他经费等。以上资金来源细分选项在资产信息管理系统中，应当简化为在资金来源类别前的空格内直接点选，由系统自动生成明细菜单。二是在划分资金来源基础上，要对往年项目类别进行定性、归类，并对往年项目完成截止时限进行甄别、写入。三是提取未完成固定资产采购计划的各类项目属性，导入资产信息管理系统，此项工作亦可由软件公司完成。四是新增项目编码应由财务处项目经费管理员完成，项目归口管理员负责采购指标下达。项目归口管理员登录财务平台查询项目代码，并按项目计划书内容，将新增项目所有属性写入资产信息管理平台对应模块，填制申购单时，以不突破可使用额度为限。涉及经费指标调剂，必须提交财务处审核。五是采购计划落实后，资产归口管理员登录系统，依据申购单位管理员验收通过报告，登记资产各项信息，确认后，系统自动生成项目经费余额。

（四）申购工作流程申购单位管理员，以学校资产管理员给定的系统角色，通过认证，登录资产信息管理系统，选定需动用的经费类别，在可管控的项目代码下拉菜单栏选填规定位数代码，填写申购单，确定后提交，申购单自动进入下一流程，项目经费归口管理员审核申购计划，提交项目经费归口管理部门负责人或授权指定人审批申购计划，点击通过后，系统将自动扣减项目指标。下一流程，资产归口管理部门登录系统，查询审核待采购资产细目，组织采购，组织验收，申购单位管理员依据验收结果，提交验收报告，采购成功，资产归口管理部门发布指令，同意办理入库手续，打印资产入账单，办理款项支付手续，采购失败，安排重新采购或取消采购。

二、固定资产折旧管理模块构建

（一）折旧对象确定新《高等学校会计制度》（征求意见稿）要求高校进行折旧核算，并对高校固定资产归类管理作了重新划分，将高校图书、文物及陈列品作为“文物文化资产”管理，不计提折旧。这样，纳入高校固定资产管理的对象只有土地、房屋构筑物、设备和家具等。笔者研究了国有资产大清查的情况后认为，土地、家具也不宜计提折旧。主要考虑土地是稀有资源，在不断增值，以买入时费用成本计提折旧，账面净值虽在缩小，但土地现值却在不断增大，净值与现值严重背离。而家具，种类多、规格多，量大、价小、易损、无残值，又容易移动，因此，管理效果不理想，管理效益不明显，可作为耐用消耗品管理。而房屋构筑物及设备等价值占高校固定资产的绝大部分，应作为折旧对象。一是高校长期重视该类资产的管理，原始数据信息容易获得也容易整理，特别是师生员工亦把此类资产当作办学的重要物质条件，认识上一致。二是房屋构筑物、通用设备、专用设备、交通工具、电气设备、电子设备、仪器仪表、文体设备等固定资产，预计使用年限、预计报废残值易于确定，又有比较成熟的工业企业计提办法参照，操作性强。因此，网络环境下高校应将房屋构筑物及设备作为折旧对象，应在固定资产信息管理平台中加以设计创新。

（二）折旧模块设计高校固定资产计提折旧办法，应由上级主管部门确定，统一分类设定折旧率和固定资产使用年限，对于存量资产净值也应由上级部门确定中介机构进行评估并根据分类资产使用年限决定是否补提或不提折旧。固定资产折旧管理模块内容，主要应由三大模板组成：房屋构筑物模板、交通工具模板、仪器设备模板。每一模板大致应当包括数据输入、数据修改、数据查错、数据整理、数据审核、数据输出等功能。本文仅以仪器设备模板为例说明其功能内容。数据输入应提供单台件的输入和修改以及批量的数据录入，并以树状结构进行设备的分类和具体使用部门的落实功能。每台设备应反映的信息包括：设备编号、设备名称、资产分类、卡片序号、规格型号、厂家、出厂日期、使用部门、使用人、购置日期、验收日期、支出项目、购置价、添置附件价、使用现状、使用方向、损坏维修记录、维修价、入账凭证号（应定期成批导入）、当月计提折旧、累计折旧、净值等字段，其中应当至少有一个字段是系统生成的对应每台设备的唯一号，如设备编号；数据修改应允许给定权限的操作者根据分类号关键字段进行快速修改和成批修改，修改变动的数据可以进行变动恢复，并保存相应的修改数据轨迹，以备待查；数据查错主要是检查数据录入时有没有逻辑性的错误，比如数据卡片序号的重复、出厂日期与购置日期的前后一致等；数据整理提供按相应字段进行分类排序；数据审核通过相应的授权让相关职能部门、归口部门对经费使用方向、进度、到货设备的型号规格是否相符、是否付款及付款百分比、是否入固定资产账等进行相应的审核；数据输出应允许职能部门资产管理员自定义提取特定属性，自动生成汇总截止日应提折旧原值、应提月折旧额，应提固定资产净值等数据。总之，要使经费指标、使用进度、设备的采购、到货、安装、检验、报账、付款、入账、使用、折旧、报废、处置等环节，都得到有效的监督管理。值得说明的是：在设计和使用折旧模块进行资产管理时，一要关注如何将账实、账账、账册相符，并经过整理后的存量资产数据导入信息管理系统；二要统一计提折旧起止月份。

三、固定资产处置模块构建

（一）处置申请资产使用部门管理员登录系统，在网上输入待处置资产申请单，经本部门领导审批同意后提交学校资产归口管理部门审批，归口管理部门审查确认后，统一进入学校待处置资产汇总库，等待学校领导审批。上述每一审批环节不通过，资产状态都应自动退回到原始状态。如全部通过，表明学校审批环节工作完成，下一流程进入校内调剂环节。

（二）资产调剂在等待提交上级主管部门的审批过程中，学校各部门都可以登录系统待处置资产调剂平台，在网上提交调剂申请，一旦通过归口管理部门认可，则待处置资产身份立即转变，资产归口管理部门应在系统中办理资产调拨手续。

（三）处置审批调剂后余下待处置资产打包提交省教育厅审批，资产管理员通过对分类表、详细清单认真审核后，分批、分次、分项确定学校待处置资产数。

四、固定资产绩效评价模块构建

（一）固定资产绩效评价对象高校固定资产管理的对象可以简化为三大类：房屋构筑物、交通工具、仪器设备。每类资产都应当纳入绩效评价范畴，因为高校固定资产在总资产中所占比重越来越大，其使用效益好坏直接决定学校的整体管理效益，也反映学校的整体管理水平。

（二）固定资产绩效评价指标房屋构筑物利用率可按其使用方向、具体用途、建筑面积、使用面积、单位人数、单位人均占用面积等指标分析考核；交通工具利用率可通过登记交通工具行驶里程、维修保养次数、费用及万公里油耗指标比较分析考核每台车效能；仪器设备利用率可通过登记仪器设备使用机时、采样数、培训人员数、人均占用办公设备、参与实验项目数、利用实验数据在一定规格以上刊物发表论文数等指标，考评仪器设备，特别是贵重仪器设备效能。

（三）固定资产绩效评价人员资产归口管理部门，可参照贵重仪器使用考核办法，赋予资产保管人、单位资产管理员权限，按年度登记资产利用指标数据。

（四）固定资产绩效评价流程资产保管人、单位资产管理员登录系统，进入固定资产绩效评价界面，选定资产类别，登记上年度的使用数据，经本单位负责人审核后提交资产归口管理部门，归口管理员整理筛选提取生成各类资产绩效评价指标数值，归口部门负责人审核后在系统中公布结果。

［1］曲桂贤、张剑飞：《论高校固定资产精细化管理》，《东北大学学报》（社会科学版）2006年第9期。

［2］何文兵：《高校固定资产管理存在的问题及解决对策》，《财会通讯》（理财版）2008年第7期。

［本文系南京林业大学科技创新基金资助课题《网络环境下高校固定资产管理流程再造》阶段性研究成果］

（编辑 余俊娟）