探析高校教学秘书工作

刘青芸

（福州职业技术学院，福建 福州 350108）

探析高校教学秘书工作

刘青芸

（福州职业技术学院，福建 福州 350108）

高校教学秘书是高校教学管理中一个非常重要的环节，它有着其他工作不能替代的作用，论文详细介绍了教学秘书工作的重要作用，分析了教学秘书工作的现状及存在的一些问题，提出了一些积极的工作建议。

高校；教学秘书；教学管理

教学秘书工作对于一个高校的教学工作起着非常重要的作用，扮演着非常重要的角色，教学秘书素质的高低、能力的大小、作用发挥程度、工作质量的好坏，将直接影响教学管理工作水平，所以说，教学秘书要不断地提高自身的业务水平，根据时代的变化不断地提高自己各方面的素质，积极创新，发挥助手参谋、组织协调、服务保障等作用，以适应高等教育事业发展的需要，保证高校教育的顺利发展。

一、存在的问题

（一）教学秘书综合素质较低

对于教学秘书自身而言，自身的业务素质需要大幅度提高，这是由于高校教学制度和教学秘书自身原因造成的，许多高校对教学秘书人员重使用轻培养，很多工作分配给教学秘书，但是对教学秘书进行送出去培训学习、交流进修的机会很少，而且很不系统、不正规，导致教学秘书的知识更新严重不足、现代信息意识薄弱，不能适应现代教学的基本要求。另一方面对教学秘书存在着待遇不公的现象，知识经济的到来，教学秘书却得不到现代高等教育管理方面的系统培训，观念不能及时更新，更接触不到新的教育管理理念，这大大制约了教学管理能力的提高，导致教学秘书不能适应现代高校工作的需要。目前，很多教学秘书由本科生来担当，由于专业知识的不对口，导致很多工作不能很好地胜任。

（二）队伍不稳定

由于受到传统教育思想的影响，高校对教学秘书工作缺乏正确的认识和客观的评价，没有对教学秘书在教学环节中起的重要作用引起足够的重视，对于教学环节上的质量管理不够重视，并对教学秘书工作存在一定的偏见，认为教务管理是一些简单的事务性工作，这些工作是每个人都能做的，只是些简单的、机械的工作。由于学校和领导存在这些错误的认识，这就导致在教学秘书人员的配备、业务学习、岗位培训等方面重视程度远远不够；在其他方面，例如利益分配、干部聘任、职称评定、评奖评优等方面也受到相对不公正的待遇，这就导致很多教学秘书心里不平衡，很多人不安心教学秘书工作岗位，离岗、转岗人员相对较多，教学秘书队伍呈现不稳定状态。

（三）缺乏创新意识，科研工作薄弱

教学秘书工作看似是比较简单的工作，其实是一项非常细致、细心的工作，它主要起桥梁纽带的作用。对上服务于学校教务处和学院领导，对下服务于广大师生，习惯于按领导指示、文件精神处理问题，很少有机会参与。这种工作特点是由体制和教学秘书自身造成的。很多教学秘书不能很好地利用在工作中取得的第一手教学管理改革资料，认真总结经验、摸索规律，进行教学管理理论研究并形成科研成果，为深化教学管理改革献计献策。

二、思考和建议

（一）引进专业人才

对于高校教学秘书工作，高校一定要引起足够的重视，高校不仅在政策上给予支持，更要做出一些比较实际的行动来。根据教学工作的需要，可以大胆地引入教学秘书工作岗位的竞争机制，合理调整现有人员，鼓励管理经验丰富、管理水平高、业务能力强、敢于开拓创新，且有着爱岗敬业精神的优秀青年人才，甚至可以引进一些高学历的青年教师投身到教学秘书队伍中来，这样可以改变现有的队伍状况，切实把教学秘书队伍建设纳入学校整体规划之中。

（二）提高教学秘书的服务意识

教学秘书自身素质的提高，一方面要靠学校的一个好的规章制度和好的待遇，另一方面要靠个人自身努力的提高，要有高度的责任感和强烈的事业心。在教学秘书工作中，要认真贯彻落实党的教育方针和相关政策，爱岗敬业、无私奉献、勤勤恳恳、任劳任怨，全心全意为党的教育事业服务。教学秘书要认清自己所从事工作的重要性，明确教学秘书工作的服务宗旨，真正担负起组织育人、管理育人、服务育人的重担，出色地完成自己的本职工作。

（三）加强继续教育工作，提高积极性

对于教学秘书的培训，高校要加大力度，不仅是在资金上的支持，在相应政策上也要给予相关的支持，制定切实可行的中、长期培训计划，实施多渠道、多形式加强教学秘书人员的培养；还可以通过定期或不定期地组织他们学习高等教育学、教育管理学、教育心理学、高等教育行政管理学、社会学、人际关系学、高等教育法规、秘书学等专业学科知识，提高教学秘书自身的专业素质和理论水平，可以通过组织教学秘书参加校内外教务管理研讨会和经验交流会，学习先进的管理经验和科学的管理思想，这样可以改进管理方法，也可以提高教学秘书的管理水平；在多个部门的关怀和支持下，学校各级领导要主动关心教学秘书人员的工作、学习和生活，在教学管理活动中，要充分肯定教学秘书的地位和作用。

三、高校教学秘书在教学管理中的作用

（一）服务保障作用

高校教学秘书的工作就是保障教学工作的顺利开展，服务的对象主要包括教师和学生两个方面，通过对教学计划实施过程中的常规管理，维持正常的教学秩序，保证教学任务的顺利完成。教学秘书加强与教师、学生的沟通，处处为广大师生着想，及时反馈教学信息，切实做好本职工作，真正把服务落实于各项教学管理工作中，为日常教学活动的顺利进行保驾护航，成为教学秘书工作的重要内容。

（二）组织协调作用

协助作用主要表现在整个教学过程都离不开教学秘书的工作，它是保证正常的教学秩序的一个重要环节。遵照教学工作规范的要求，负责教学计划进程表填写、教师调停课报批、考试组织安排、试卷整理归档以及成绩录入等具体工作。在教务管理工作中，教学秘书负责组织、落实各项教学工作，教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的，而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书协调各方面的工作，直到直接管理和落实。

（三）参谋助手的作用

教学秘书在管理工作中不仅要及时收集、整理各类信息，还应该积极调查并发现新情况、研究新方案、采取新措施。高校很多教学计划是通过教学秘书得到第一手的教学信息，教学秘书起着非常重要的参谋作用，为领导的决策创造条件，起到参谋助手的作用，对教学工作起着非常重要的参谋助手的作用。高校的很多教学工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进等很多教学事务都是由教学秘书来协助完成。

［1］谭哲丽.高校教务员工作的实践与思考［J］.广东工业大学学报（社会科学版），2005，（9）.

［2］姚美红.高校教务管理人员心理不适的原因及解决对策［J］.教育探索，2006，（1）.

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1673-0046（2011）01-0114-02