建立高校档案信息网络中心的可行性分析

杨菊洪

（浙江财经学院，浙江 杭州 310018）

建立高校档案信息网络中心的可行性分析

杨菊洪

（浙江财经学院，浙江 杭州 310018）

档案是学生的跟踪资料，保存情况直接影响了学生未来的工作学习。信息化时代的到来使得档案信息的数字化成为了新的档案管理方式。文章针对高校档案管理的具体问题研究了档案信息网络的积极意义，且根据高校实际情况采取了针对性处理措施，以保证高校档案信息网络中心可以有效运行，从而创建出可以积极运用的新管理模式。

档案；信息管理；高校；信息网络中心

进入信息化时代之后，人们对于信息的认识变得更加深入，尤其是档案信息成为了社会上极为重要的信息来源，其对于学生的作用是不可估量的。另外，在信息技术不断发展的过程中，许多先进的数字技术开始运用到档案管理上，给高校的管理工作带来了方便。高校档案信息数字化的建设成为高校档案管理工作者需要认真思考和不断探索的新课题。在档案信息网络中心建立之后，高校的档案管理工作将会更上一层楼，而诸多先进的技术引用更是大大提高了档案资料的相关信息。

一、建设高校档案信息网络中心的必要性

胡锦涛同志曾精辟地指出:“档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”高校在重视人文教育的同时，注重档案管理则是极为重要的研究，其能够给学校的人才培养带来很大的帮助。

（一）社会信息化的必然要求

高校信息网络中心本质上是一种信息技术的运用，其能够摆脱传统管理模式带来的不足，成为了高校档案管理工作持续改进的动力。信息社会中各类技术的发展成为了高校创建网络中心的基础，这也是加快档案管理建设的重要条件。档案载体的每一次变更是现代社会的发展表现，也是档案工作变革发展的主要动力。在现代社会经济持续上升的同时，很多行业都积极实施了自动化管理模式。国家档案局和中央档案馆在2000年12月19日共同颁布《全国档案事业发展“十五”计划》，重点将“加快档案信息化建设”作为主要项目，从而说明了档案信息管理对于各项事业发展的积极性作用。作为我国档案事业重要组成部分的高校档案室(馆)，更应积极响应这一号召，建立档案信息网络中心，改变传统的档案信息服务模式，借助和依托网络来实现主动的、超越时空的信息服务，让档案工作随着信息化共同发展。

（二）档案价值的现代需求

档案对于学生有着极为重要的作用，其可以让学校、企业及时掌握学生信息，从而做出相关的培养策略，这也是高校档案管理走向正规的要求。第一，早期档案管理主要依赖于人为操作，多数运用馆员对档案实施初步管理。而由于每个档案工作者的水平能力大小不一，使得档案管理质量好坏不一。信息化技术运用之后，常常要依赖于各类先进技术，这对于档案管理的规范性则能起到较大的促进作用；第二，高校成立档案信息网络中心之后，许多自动化操作过程必须要按照原先制定的原则制度进行，这些对于档案管理的规范性是很有帮助的。如此使得传统档案管理质量上带来的弊端则会少之又少，且会促进档案管理者不断改善自己的工作能力，间接地促进了档案管理信息化提早来临。第三，早期使用的纸张档案转换为电子档案，且在档案管理信息网络系统运行时，能够结合网络巨大的运行功能对信息资料检索，为后面的管理工作带来方便。从很多高校的实际运用情况看，电子档案的使用呈现出了多个方面的优势，不仅避免了手工操作带来的错误，也能够改善档案管理工作的效率，让档案信息资料得到充分运用。

（三）档案利用的迫切需求

高校档案信息网络中心的建立可以有效提供档案的利用率，满足人们日益增长的信息需求。进入21世纪，衡量档案工作好坏的基本标准，不是馆藏的卷数和库房的设备如何先进，而是它所提供的信息在学校乃至社会发挥的作用。第一，早期档案就被当成一种重要的信息库，其可以向学生、学校、企业等出示具体的信息资料，促进学生和企业之间的交流活动，为后面的就业工作带来方便。在使用信息资料的同时，能够让学生把握好自己的学习层次，合理运用档案资料。第二，高校创建了档案网络中心之后，能够对需要使用档案信息的企业公开学生的信息，提供相关的信息查询服务，以保证档案资料可以发挥其应有的价值。例如：用户能够结合自己的爱好，且结合图形、图像、声音等不同的多媒体元素来选择不同的信息检索工作，利用新型的电子技术来介绍每个档案信息的作用。第三，网络的交互性加快了档案管理方式的变革，促进了学生与企业之间的信息交流。而档案信息收集者在档案信息网络中的互动性，能够对不同部门的工作加以调整，在网络技术的帮助下广泛地搜集档案信息，以及时掌握好每个用户的最新资料，加快了档案信息的更新调整。例如：档案网站能成立新的用户专栏，促进档案部门与师生之间的联系，让学生对档案能够有彻底的了解，以改善当前的档案管理工作。

二、高校创建档案信息网络中心的条件

在信息化时代到来之后，档案管理事业开始走信息化道路，新的模式对于高校的档案工作提出了更加严格的要求。高校档案网站是高校档案馆的电子窗口，是宣传档案工作的强大工具，对于实现档案信息资源共享、改善档案管理工作现状，加快档案管理事业长期运行很有帮助。当前，在高校广泛创建网络中心具备的条件有：

（一）具有丰富的信息资源

档案信息的本质作用在于成立一个巨大的信息库，从而实现资源共享，为需要运用信息的人提供资源。高等院校是信息比较集中的场所,各类信息资源比较丰富,且共性很多。高校的档案部门可以利用现代网络技术、计算机技术和多媒体技术,加强校际、馆际之间的协作,打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,把分散的信息资源集中组织起来,建立完整的社会化信息服务系统,充分发挥高校的整体优势,实现档案信息资源的共建、共知、共享、共开发的新局面。

（二）具有良好的技术保障

高校档案管理中对档案管理实施改革，能够加快档案信息的有效运用。而计算机网络技术的发展可以促进档案管理工作的实施，为我国档案管理提供坚实的技术基础。首先，现代化信息技术具备的多项功能可以满足网络化档案管理的需要。用户只要有互联网便可不限时间、不限地点地浏览档案信息，当然前提是具有足够的授权。其次，高校档案管理部门普遍运用的自动编目、检索以及计算机辅助立卷、校园网建设等等都为档案信息网络中心建设奠定了基础，从而保证网上信息资源能够达到共享状态，且组织好不同的网络结构来开展档案信息工作。

三、科学实施高校档案信息网络中心的要求

对于高校档案管理而言，采取信息网络中心模式对于整个档案工作都是很有帮助的，其可以维持高校信息资源的有效利用，保证学生的资料信息发挥出应有的价值。高校应加大投资力度，积极引进先进的基础设施，搞好校园网络中心建设工作。

（一）完善档案管理模式

信息化背景下档案管理工作面临着诸多新的挑战，尤其是在很多电子档案投入使用之后，其给档案管理方式都带来了新的变革。如：档案管理、维护、运用、保管等每个工作都必须进行彻底调整。早期的档案管理模式主要是运用身份实名制，在身份被确认之后将档案目录归纳整合，然后从库房提取档案原件，供给使用者阅读信息。在信息化进程快速到来中，我们应该对档案管理工作提出新的举措并加以改进：第一，创设新的档案信息收集系统，通常的措施有电子档案的收集、文件搜索等等，从不同的渠道收集到资料。另外，还可以对社会上一些没有被使用的资料加以运用处理，提高档案的信息储存量；第二，创设档案资源管理系统之后可以综合处理好XML/HTML、电子图片等信息资料，之后开设搜索、查询、统计等不同的资料功能；第三，创设档案信息资料，结合网络管理系统来查找相关的信息，其可以结合信息认证的方式为用户查询带来帮助。

（二）延长档案价值产业链

档案部门在档案信息网络中心建设中要根据需求的发展，延长档案价值产业链。首先是以利用促开发，推进档案信息资源进行收集归档与整理保存，再运用替代、重组、综合、浓缩等信息加工方法集聚用户需要的信息，以便更好地服务于用户。比如可以根据用户需求自动地对档案信息进行分析、对比、综合等，形成新的知识资源数据库，并把数据库的各种服务方式进行整合和集成，建设异域跨库检索平台，将大量的分散的网络资源按一定的主题进行智能化的聚集，建立起一个用以访问不同知识资源的统一界面，实现网络信息的跨库检索，为个性化信息传递提供良好的服务平台。其次是可以建立用户数据库、智能代理技术和数据挖掘技术等，可分析并记忆用户的兴趣取向，如各用户对各类个性化服务方式的使用情况和使用偏好等，高校档案馆在此基础上针对用户的需求为其选择各自喜欢的个性化传播方式，并针对不同的档案信息实施信息化处理，向用户开设不同的服务项目，如：垂直门户服务、检索服务、呼叫服务等。

（二）搞好档案的数字化维护

早期文纸的档案管理主要是采取防水、防火、防腐等措施，这些都是在实际工作中可以进行的。但信息化电子档案由于存储于计算机内部，对于档案的维护则更加注重于技术维护，使得网络档案管理应在技术形式上进行调整，通过运用齐全的设备条件，结合技术指纹等相关的要求严格规范档案的使用情况。第一，高校档案是信息范畴，也是对党政、科研、教学等过程的记载，档案信息本身就能发挥出相关的使用价值，因此，对其进行完善的保护则是必不可少的。信息加密技术则是当前运用最多的技术形式，其主要是信息加密、授权访问等技术形式。信息加密主要是为了维持网络数据、文件、口令的有效传播，让无法公开的电子档案能够完全公开化，其运用于实际操作时能结合密码使用。授权访问可以向用户采取电子身份确认的认证制度，避免信息数据受到非法者入侵。第二，保证信息的实用性，让数字档案可以发挥出良好的检测效率，给电子档案的使用带来方便，档案管理者可定期检查操作。以一个逻辑卷为单位先查外观，后进行逻辑检侧，对出错载体，进行有效修正更新。对载体的拷贝应不少于每四年一次，且原载体继续保留时间不少于四年，以确保数字档案的安全可靠，能够永久地处于可准确提供利用的状态。

（三）加大档案信息化人才队伍建设

在信息化背景下，高校档案管理工作需要全面改进。充分运用先进的计算机技术提高档案管理效率，这样才能保证网络中心的建立发挥出成效。而档案管理者除了需要具备理论知识外，对于先进的网络技术还需要积极学习，如：掌握档案学、档案管理学、档案保护技术学、档案管理知识。还要熟练掌握其他社会、科技知识，如计算机技术、情报学、系统工程学、信息论、管理科学，以及其他社会科学、自然科学的相关技术。因此，高校档案管理机构要把在职工作人员的队伍建设纳入师资队伍建设中去，不断完善档案工作人员的管理机制，持续为馆员的业务学习、培训交流等提供平台，使他们逐步掌握现代经济、科技、法律、现代管理知识及计算机信息处理技术，满足高校档案管理的需求。作为新时期的档案管理者，应该学习科学的网络技术，让整个档案管理能达到理想的工作水平，为档案信息管理工作提供帮助。

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1673-0046（2011）01-0100-02