浅析新时期高等师范院校教学秘书工作

◆黄硕芩

(福建师范大学生命科学学院)

浅析新时期高等师范院校教学秘书工作

◆黄硕芩

(福建师范大学生命科学学院)

教学工作历来都是高等师范院校工作的重中之重,教学秘书则是院系教学管理队伍中最直接的管理人员,除了负责协助院系分管领导处理本院系各类教学事务之外,也是教务处、院系领导、教师、学生间联系的桥梁与纽带,发挥着上令下达、教学信息反馈和服务师生的作用,对保证高等师范院校教学秩序的正常运行起着至关重要的作用,也是完善教学管理、提高教学水平的重要保障。本文拟以我校一级学院教学秘书工作中存在问题进行分析,探讨其解决策略,以期进一步做好新时期教学秘书工作。

一、高等师范院校教学秘书的工作特性

全国高校教学秘书岗位设置有专职和兼职之分,就我校生命科学学院而言,仅在学院设置专职教学秘书岗位,其下属各教研室并没有专设教学秘书岗位,由各教研室教师直接与学院教学秘书进行工作联系。因此,更加凸显了教学秘书工作的重要性。高等师范院校的教学秘书在工作上主要有以下四大特性。

1.事务性

教学秘书是基层教学活动的枢纽,担负着诸多管理者的角色,为维持正常的教学秩序进行教学文件资料的保存管理,教学工作的运行管理,教学质量的监控管理等工作。教学秘书从每学期的开学初至期末,始终围绕着教学,负责处理具体的教学事务,从而保证教学活动正常、有序的开展。

2.服务性

教学秘书工作的对象是有思想、有知识、性格迥异、受教育程度、生活环境不同的教师和学生,使教学秘书的服务对象有了特殊性,服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体,因此,教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上,急教师所急,解学生所难,任劳任怨,全心全意为教师和学生服务。

3.综合性

教学秘书的工作涉及本院的全部教学工作,既要协助领导管理教学,又要处理教学方面的具体事务,协调方方面面的关系,还要完成教务处和领导临时交办的工作。因此,教学秘书工作实质上是综合性的复杂工作。工作的内容范围几乎涉及到学院教学管理工作的各个方面,从教学工作安排、教学日历、学生成绩管理,到重修与补考、调课、停课与补课、考试安排、教育实习的安排工作等等,工作面面俱到,繁琐而复杂,涉及教师和学生的切身利益,还需要应对一些突发性的教学事件。这就要求教学秘书面对多样和繁杂的工作,能沟通协调,合理安排,使得每一项工作都顺畅、正常的进行。

4.原则性

教学秘书工作虽平凡,却是一项原则性很强的工作,在工作过程中,难免遇到这样或那样的问题,这就要求教学秘书要严格按规章制度办事,实事求是,冷静客观地反映和处理问题,原则性与灵活性相结合,既要维护学院的权威和规章制度的严肃性,又要做到公平、公正和公开,使领导、教师和学生信赖,放心和满意。

二、当前高等师范院校教学秘书队伍存在的问题

1.管理制度滞后,工作受重视程度不够

目前,高等师范院校中对专任教师的教学、科研等工作都有比较系统的管理制度,使高等师范院校的教学和科研工作能够有序进行,但是高等师范院校对教学秘书工作的管理不够重视。长期以来,不少人对教学秘书的工作存在很大的认识误区,认为教学秘书的工作就是简单的事务性工作,把它等同于一般的办公室工作,什么人都可以做。而学校层面上,也未能创建教学秘书和其他教师之间的沟通平台,以此来让大家了解这项工作以及工作中遇到的困难,大家也缺乏对其工作的理解和体谅,有些人甚至认为教学秘书承担繁杂的事务是理所当然的。同时,教学秘书队伍建设方面缺少规范的管理制度,学校对于教师和科研人员的激励制度和方法很多,对教学秘书却缺乏必要的激励机制,因其工作业绩不易量化,因此通常不被领导和教师重视,其在学校中的地位和作用也很难得到比较公正的体现和认可,这些都严重挫伤了教学秘书的工作积极性。

2.素质参差不齐,队伍不稳定

目前,教学秘书岗位在我省高等师范院校属于行政编制,而非教师编制,通常学校对其学历没有硬性要求,特别是相当一部分的师范院校的教学秘书来自引进人才的配偶或者本科留校的毕业生,未经历过教育学相关专业的学习,缺乏一定的教学经历或教学管理经验,在进行教学研究和管理研究时存在一定困难,而且很少人能潜下心来认真研究工作,导致队伍的整体素质参差不齐。同时,由于教学秘书的地位较低,事务繁忙,少有外出参观学习、接受专业培训和进修的机会,这导致他们的进取意识和思维能力不断下降,无法提高工作效率和教学管理水平。此外,教学秘书在评定职称、津贴、晋升等方面都较为困难,从而导致教学秘书队伍的不稳定。

3.发展空间受限,职业倦怠严重

教学秘书虽然在教学管理的第一线,但因为岗位的特殊性,工作成果性不强,个人的成就感得不到满足,这也造成了现今大部分教学秘书的工作态度比较消极,只求完成工作、不出错,而缺少工作热情,缺乏对改进工作方式、创新工作方法的学习和探究。高等师范院校对于教学秘书的发展没有长远的规划,教学秘书缺乏专业发展空间,使教学秘书对未来感到渺茫,很容易产生职业倦怠。与一般的任课教师相比,教学秘书队伍的职业倦怠现象出现机率要高得多、程度要严重得多。

4.工作任务繁杂,精神压力大

高等师范院校教学秘书工作头绪繁多,内容复杂,日常事务重复性强。近几年,随着高等师范院校办学形式的多样化和学生扩招,特别是本科院校的评估工作的要求下,教学秘书的工作内容日益复杂和精细,而且网络化办公的情况下使得很多工作需要网络上报,工作量也越来越大,很多教学秘书每天都疲于应付。没有对教学秘书工作的规范化,教学秘书很难有条不紊地完成这么繁杂的工作。由于工作繁杂,工作压力大,容易使教学秘书在工作中产生抗拒和排斥心理。而且,教学秘书的工作性质与其他工作不同,许多工作有时效的限制,必须保质、保量,按时完成。由于他们履行的是教学管理的职责,原则性强。因此,在工作中往往会引起别人的误解,特别是因工作太忙而出现的失误又得不到应有的帮助和理解。因此,教学秘书们长期处于精神高度紧张、思想负担很重的状态。

三、新时期加强教学秘书队伍建设的途径

为了更好地发挥教学秘书在教学管理中积极主动的管理作用,笔者针对教学秘书工作存在的一些问题,结合自己的工作实践,从以下几个方面探析解决的对策与途径:

1.转变管理观念,重视教学秘书队伍建设

高等师范院校各级领导应转变观念,加强对教学秘书队伍的建设工作,特别应重视对教学秘书的选拔和任用,同时要改革学校内部管理体制,调整教学管理机构,及时调离不适宜在教学秘书岗位上工作的人员,从严选聘,充实层次高、学历高、水平高的研究生或具有多年教学经验或教育教学管理经验的人员,加大教学管理的经费投入力度。同时,为了实现高等师范院校教学管理的规范化、科学化和现代化,保证教学秘书队伍的健康良性发展,高等师范院校还应为教学秘书的职业发展制定相应的措施,提高教学秘书的经济待遇,充分调动教学秘书的积极性。

2.建立健全激励机制,激发教学秘书的工作积极性

在高等师范院校管理中,建立科学规范的物质激励机制,是调动和保持广大教职工积极性的重要手段。高等师范院校应同样制定出相应的政策及工作量计算方法,加强对其日常教学管理的考核,把考核成绩纳入岗位任用、评奖评优、职称晋升、干部选拔中去。对事业心强、精通业务、日常教学管理工作出类拔萃的教学秘书给予相对优厚的待遇。对工作管理不利,不能胜任甚至造成管理混乱出教学事故的,应限期改正甚至调离教学秘书岗位。只有奖罚分明才能调动教学秘书的工作热情,发挥他们的主观能动性,开拓进取,大胆创新,建立起一支高水平的教学秘书队伍。

3.建立系统培训机制,提升教学秘书业务水平

高等师范院校校院两级也应制定教学秘书培训和进修的相关规定并将其纳入师资培训计划,制定培养计划,确立培养目标,要求对教学秘书进行系统的秘书工作的培训,改变既往只使用不培养的状况,通过岗前培训、在岗培训、脱产进修、组织教学管理研讨等形式的培训使教学秘书的管理观念和方法得到及时更新,达到不断提高秘书的业务能力和管理水平,让教学秘书在使用中培养、在培养中提高、在提高中成才的目的。

同时,主观而言,教学秘书应树立爱岗敬业的观念,用强烈的事业心和服务意识做好本职工作。教学秘书还应统筹安排,善于对工作进行总结。教学秘书的工作具有阶段性,经常在同一时间段内要完成几项任务,时间紧迫又不容出错,这就要求教学秘书在有限的时间内合理地分配任务,统筹安排工作,分清轻重缓急,在保证质量的前提下尽可能地提高工作效率。教学秘书的工作也充满着细微的变化,即使同样一项任务,不同的学生、不同的教师会出现各种各样的情况,教学秘书要根据具体情况及时改变工作方法,不断反思,研究新情况、解决新问题,以寻求最佳的工作方法,积累更多的经验。

总之,教学秘书的工作是具体的、繁琐的,是教学管理工作的重要组成部分。随着我国教育改革的不断深化与拓展,高等师范院校管理不断成熟与发展,对教学秘书的要求也越来越高。正确认识教学秘书在教学管理过程中的地位和重要作用,正视教学秘书的工作中存在的问题,积极寻求解决的对策,有利于提升教学秘书的工作能力,激发工作积极性,更有利于发挥其在教学管理工作中的主动管理作用,切实保障教学活动的顺利进行。

[1]王秀繁.浅析高等师范院校教学秘书的作用、工作特点及素质要求[J].沈阳工程学院学报,2010,6(3):367-380.

[2]刘玉委.高等师范院校院系教学秘书队伍的规范化建设与管理[J].高教高职研究,2010,(42):204-205.

[3]卜丹.高等师范院校教学秘书管理工作探析[J].和田师范专科学校学报,2010,29(4):246.

[4]农汉红,罗佐杰,柳亮.浅谈高等师范院校教学秘书队伍的建设[J].卫生职业教育,2011,29(2):5-6.

[5]罗笑芳.关于做好高等师范院校教学秘书工作的几点思考[J].高教高职研究,2011,(3):188-190.

[6]倪丽梅.高等师范院校教学秘书工作存在的问题与对策探析[J].科教文汇,2011,(1):1-2.

[7]郭晶,席强.高等师范院校教学秘书队伍存在的问题及对策[J].教学艺术,2011,(2):153.