文印管理和服务的高效、节约、低碳之路——学校文印管理信息化及自助服务研讨会侧记

本刊记者 王春雁

文印管理和服务的高效、节约、低碳之路
——学校文印管理信息化及自助服务研讨会侧记

本刊记者 王春雁

6月30日，中国教育信息化杂志社联合理光（中国）投资有限公司在教育部召开了 “学校文印管理信息化及自助服务”研讨会。此前，我们较少关注到学校文印相关的信息化建设，因而，此次会议能汇聚一批学校校办文印管理、图书馆文印管理的领导和工作人员难能可贵。教育部教育管理信息中心主任助理、中国教育信息化杂志社常务副社长刘学民，中国教育信息化杂志社副社长周一，理光（中国）有限公司销售部副总经理宫琦先生，理光（中国）有限公司华东统括中心总经理林挺庆，北京师范大学、北京理工大学、北京科技大学、北京第二外国语学院、中国人民大学附属中学、清华大学附属中学、北京师范大学附属实验中学、北京陈经纶中学等学校代表，以及中国政府采购报、搜狐网等媒体记者参加了研讨会。3个多小时的汇报、交流，基本反映出当前学校文印管理的现状。尽管浪费多、约束难、成本高的现象仍普遍存在，但是一些经济条件较好、信息化建设和应用深入的高校和中小学已经对文印管理和服务实施了信息化的尝试，应用效果初步显现。以下是研讨会主题发言节选，希望能为学校今后的文印管理和服务提供借鉴。

一、文印管理现状及存在的问题

正如北京理工大学郭巧教授的分析：学校文印管理存在问题的根源在于文印应用分散，很难实施统一组织架构管理。校办、各职能部门、各学院、公共服务体系、出版社等“各自为政”，独立结算。从人员分类来看：教师、学生、行政管理人员、公共服务体系的其他人员，涉及不同的权限，增加了管理难度。因而，多数学校目前采取的是分散自主式文印管理模式。这种依靠自我约束的传统文印管理确实方便，但也逐渐暴露出一些方面的问题，如成本、绿色办公、涉密文印的安全性等。

二、图书馆自助式文印系统平台

北京第二外国语学院图书馆技术部主任、高级工程师朱海涛介绍了已在该校成功实施的图书馆自助式文印系统平台。自助式文印系统平台是近来在高校图书馆逐渐流行的一种自助式服务系统。它是构建在学校现有的校园一卡通网络平台上，利用数字复印机的功能，使用一卡通自助刷卡复印、打印、扫描，并且可以根据复印打印的纸张类型、数量和收费标准自动从卡中扣费，真正实现无人化管理。

自助式文印系统平台极大地方便了读者复印文献资料，帮助学生利用网络中的任意电脑终端打印文档，并可就近刷卡取得打印稿。还可将图书文献扫描成数字文档，自动储存在为一卡通用户分配的网络存储空间中，在网络的另一端进行下载。

自助式文印系统平台由复印机、刷卡器、控制端、服务器组成。其连接方式是：数字复印机RS232串口转换器、USB或TCP/IP方式连接到控制终端 （RS232和USB方式无法实现扫描传输文件）。

自助式文印系统平台针对学校进行特殊设计：（1）远程打印刷卡确认扣款：可以在任何有网络的地方进行随时递交打印任务，刷卡后才扣费输出（避免错拿，排队等待）。（2）师生补助：系统支持使用校园卡一卡通金额的同时，图书馆还能单独进行补助费用的操作。补助费用是虚拟金额，仅限于在图书馆内部使用。（3）纸张管理：通过对工作台纸盒加挡板锁定的设计，学生无法轻易将纸盒拉出，取走纸张，巧妙地解决了纸张随意被取走的弊端。（4）对扫描计费的扩展功能：针对部分不需要对纸张文档进行复印的需求，可以将书本或者文件扫描成PDF电子文档进行输出。支持对扫描的张数计费，由于扫描过程没有纸张和耗材，可以大大减少学校运营的成本。

三、文印管理外包服务和师生自助文印系统

很多学校的办公成本包括耗材、纸张、机器的维修成本等一直居高不下，打印机和复印机等机器品牌和型号不尽相同，维修时需要找不同的厂商提供服务，有些过了保修期的机器维护起来更是耗费管理人员的精力。为了不重蹈覆辙，人大附中西山学校采用文印管理外包服务和师生自助文印系统解决学校文印管理的问题。人民大学附属中学信息中心主任赵海涛介绍了人大附中西山学校进行的改革尝试。

通过专业优化硬件设备部署和文件管理应用软件部署，外包公司全面接管了人大附中西山学校办公文印系统的运营维护管理。

现在人大附中西山学校的老师在任何一个办公场所发出打印任务之后，可以在校园任何就近的地点取到打印稿和发送传真。学校将文印管理与一卡通相结合，加强了管理的安全性。另外学校管理人员可以根据使用者的不同，设置相应的权限，文印管理更加灵活。

在提高老师的满意度、方便老师打印、提高办公效率的同时，文印管理系统也让人大附中西山学校的IT人员从复杂的设备管理和维护中解放了出来。以前如果有哪个办公室的机器损坏了，老师们会找信息中心的人帮助解决，而采用文件管理外包服务之后，设备的采购、耗材更换以及维护保养等全部由外包的专业团队负责。

对于学校而言，以前老师们打印时可能会无意识地打一些没有必要打印的东西。采用文件管理外包以后，实现了打印统计功能，每月都会生成打印量报表，从而提醒老师们有些不必要打印的文件可以通过电子邮件等其他方式进行无纸化沟通。这种量化管理增强了师生的节约意识，也大大减少了学校纸张的耗用，每年节约纸张达十多万张。

四、理光扫描解决方案及教育行业典型应用

1.理光扫描解决方案特点

（1）简单直观，一键扫描：按照预先设定好的参数定义一个项目按钮，用户只需点击这个按钮就可完成扫描一个网络共享文件夹。如扫描书籍，各种笔记，参考资料等。

（2）灵活定义任务流程：管理员可以灵活地设定文件扫描的传送流程，例如扫描后进行OCR文字识别，方便纸质文档的再利用。XML元数据纪录，方便与其他应用系统的集成。

（3）自定义MFP显示面板：通过管理工具可以对用户界面的尺寸、位置、标签和图标进行自定义。另外，可以指定那些发送的参数是隐藏或者只读。例如在界面上定义出参考资料扫描/笔记扫描等，后台自动放到不同的文件夹中。

（4）与多种应用系统整合：理光的产品及合作伙伴的产品可以通过开发 GlobalScan NX SDK扩展功能。

2.高校图书馆文印室应用

（1）应用背景：图书馆有很多学习资料，每天有上百名学生在图书馆查阅资料；很多同学手工摘抄有用的资料到笔记本上，速度很慢，有些图形表示的内容，很难摘抄到位，也不利于以后的再利用；很多图书被学生破坏，带来很大的管理问题。

（2）应用IT环境：学校采用现代化管理，每位同学/老师均配有ID卡；学校启用域管理，每位同学、老师均有域账号；学校局域网设备先进，提供了足够的网络带宽；同时学校提供文件服务器，为每位学生开设独有目录。

3.学生作业提交系统应用

（1）应用背景：目前高校学生作业提交可以使用纸质文档，电子文档等几种方式；传统纸质文档输出成本高，提交麻烦，同时存在大量资源浪费的现象；电子作业提交系统对学生提交的文档格式及大小要求较高，且学生的个性化需求无法应对。

（2）应用IT环境：通过理光GS解决方案，支持的文档格式标准化；降低了对学校硬件设备要求；实现一键式的扫描，而复杂的扫描流程通过后台服务自动完成；无需搭建并维护复杂的服务器设备及相应服务。

五、理光OCR文字识别在教育行业的应用

1.理光OCR文字识别解决方案

该方案只需通过理光的MFP（多功能数码复合一体机）扫描，就可以轻松地将纸质文档，按照原来的格式转换成 Word，Excel，可搜索 PDF等。

2.软件系统架构

（1）通过在MFP的面板上选择需要的格式和扫描地址；（2）在安装OCR引擎的电脑上安装USB加密狗，运行MTR （复印机文字识别系统）OCR引擎服务器；（3）通过理光MTR转换好的电子文档发送到电子文件夹或校内邮件地址中。

3.MTR解决方案特点

（1）一个按钮，集合扫描、OCR及传送功能于一身。MTR可以和多款理光数码复合机完美整合。用户只需轻触一个按钮，就可以扫描文件，进行OCR文字识别，并将扫描文件和OCR结果传送共享。整个流程自动完成，不但方便，亦提升了用户的工作效率。

（2）保持文档原始样式和内容。MTR能将扫描图像转化为可编辑的电子文档；自动识别文件的排版方式，智能地还原文档的原始版面。

（3）多种OCR文档导出格式。MTR支持以多种文档格式保存和导出OCR文字识别结果，包括Word、Excel文件、TIFF图像、可搜索的PDF文档等。

（4）支持小册子分拆。支持小册子拆分功能，可将杂志等小册子自动拆分成按页数排列的电子文档，方便使用。

（5）支持多种语言。MTR支持多种语言的光学文字识别。它可准确地识别扫描图像中的简体中文、繁体中文、英文、法文、日文等。MTR默认可选择五种语言，如需其他更多的语言可以通过MTR的网页配置工具更改需要的五种OCR语言。MTR主要支持中文简体、中文繁体、日文、韩文、英文以及欧洲和拉丁主要语言等，并非所有的在语言列表中的OCR语言都支持，需要支持未包含在OCR引擎中的语言，用户需要额外购买OCR语言的授权。

通过一键扫描后精准的OCR功能能够提供纸质教育资源快速电子化：电子化的教案，方便修改、再利用；电子化的期刊杂志等教育资源进入网上学习频道，为学生提供了良好学习交流环境。