浅论高校合并后的档案管理

童 云

（镇江高等专科学校 校长办公室，江苏 镇江 212003）

0 引言

随着教育体制改革的深入，我国许多高校走上了合并之路以实现优势互补、资源共享。高校合并之后，办学规模、办学理念、办学方向以及学科建设等方面也随之发生变化。如何做好高校合并后的档案管理工作，实现合并前后内部档案管理的真正融合，让高校档案资源得到更好利用，值得每一个档案管理人员认真思考。

1 高校合并后档案管理现状

1.1 档案材料东分西散

高校合并后，原有的档案材料势必要集中在一起进行统一管理。目前，许多高校都是由多个不同层次、不同隶属关系的学校合并而成的，各校区校址分散，档案管理体系、管理设施和管理人员不同，在合并的过程中，由于部门和人员变动，正常的档案工作秩序被打乱，一部分尚未归档的文件材料可能散失在各校区相应职能部门或个人手中，没有实施正常的移交手续，也可能会有一些具有保存价值并需归档的文件资料在移动过程中散失，给档案管理工作造成很大损失。在合并之初，由于新的档案管理系统和模式尚未完全建立起来，这一矛盾显得尤为突出［1］。

1.2 管理模式千差万别

档案管理模式是高校档案管理工作运行的脉络，是档案管理工作有效、有序运转的保证。各高校的办学类型、办学水平、办学理念、办学方向等不尽相同，自有一套管理模式，高校的合并并不能立即取消这些固有的、存在差异的管理模式，实行新的管理模式，需要有一个适应期过渡。在适应期内，难免会出现管理模式相互抵触、相互矛盾的状况。

1.3 人员素质七高八低

合并高校是由办学理念、办学宗旨、办学历史以及办学模式都有所不同的几个学校融合而成的，这必然造成档案管理人员在业务能力、管理思想、管理手段、管理方法等方面存在差异。高校合并之初，不仅要给予各校区档案管理人员一定的时间去统一思想、适应新的管理模式，还要积极组织各种业务培训活动，使其在原有的基础上不断完善、更新、拓宽知识面，增强专业技能，以高度的责任感和使命感兢兢业业地做好档案管理工作，让档案资源真正发挥作用。

1.4 管理手段五花八门

1.4.1 全宗的归属问题

全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体。高校合并前，原来的学校分别有一个全宗，而合并后只能保留一个全宗，这时就需要视具体情况，能合并的尽可能合并，按内容、问题等整合归并。高校合并后，还需要根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，科学合理地设置档案的类目、排列方法，统一档案号的编制，解决各校区之间在档案管理中存在的问题和矛盾。

1.4.2 管理的硬件条件

高校合并后各校区在档案管理硬件条件上存在差异，有的校区已使用计算机进行档案管理，而有的校区由于种种原因还处在原始的手工操作阶段。针对这一问题上，高校合并后，需要选取较科学、合理的管理手段，分批分层次将陈旧繁琐的管理手段淘汰，以有利于档案管理工作的开展［2］。

2 高校合并后档案管理措施

2.1 实现档案集中统一管理

高校档案管理工作是学校发展不可缺少的部分。学校的发展历程、经验教训都是通过档案得以保存的，档案是学校发展的重要历史见证和基础。

高校的管理层应当充分认识档案管理工作的重要性并给予高度重视，运用科学发展观，通盘考虑学校发展，规划学校档案管理工作。尤其在复杂的过渡时期，学校领导和相关管理人员都要认真对待档案管理工作。

1）高校领导要统一规划、统一部署、统一落实、统一考核。

2）相关管理人员要坚守岗位、尽职尽责，严格遵循《中华人民共和国档案法》的相关规定，确保原始资料的完整与安全，及时收集合并期间产生的文件、材料，逐步实现档案的集中保管、利用，形成档案工作的良性循环。

2.2 建立档案管理制度和管理模式

规范化、制度化的档案管理是档案建设的有力保障。在高校合并之初，要认真依照国家相关档案管理规定，结合学校的实际情况，初步建立一套切实可行的、规范的档案管理机制，制定相关的档案借阅、归档、查询等制度，让档案管理在操作流程、归档内容等方面做到有章可循、有据可查，使档案管理逐步规范化、制度化；立足合并前各学校的档案管理基础，创建新的、统一的管理模式，并依据这一模式对合并后各校区的档案进行有选择地整理。根据学校新的档案全宗将现有档案合并归类，暂时放置在分校区的档案则由专人妥善保管。

1）以《中华人民共和国档案法》为基础，出台新的高校档案管理细则。高校合并后，以此为基础，根据学校的具体情况制订相关的档案工作管理实施办法，建立完备的档案收集整理、分类归档、保管利用、目标责任、考核奖惩等制度，保证档案管理工作走上规范化、法制化轨道。

2）建立新的档案全宗，统一档案管理手段。高校在合并之前都有一个相对独立的全宗，而合并之后只能保留一个全宗，学校内部各系部日常形成的档案资料应作为这个全宗有机组成部分。高校合并之日作为新老全宗划分的日期，将之前形成的档案，无论完成与否均归属于旧的全宗，之后形成的档案全部归入新的全宗。在此基础上，统一档案号的编制、统一著录规则、统一排架标准及编研材料的选题等，使其符合档案现代化建设的要求和发展方向［3］。

3）建立新的档案管理模式。充分挖掘各校区原有档案管理模式的优势和经验，剔除其中不合理的部分，运用新的档案管理理念和技术，积极建立更为合理的档案管理模式。营造思维方式新、工作手段新、管理模式新的工作氛围，建立以高校综合档案管理部门为主、各系部兼职档案员为辅的业务管理网络结构。

2.3 合理配备专兼职档案管理人员

建立一支思想素质过硬、热爱档案事业、精通档案管理业务知识、年龄结构合理的档案管理工作队伍，是学校档案管理工作走向规范化的重要保障。高校合并后，首先，要成立综合档案室或者档案馆。其次，要重新组建一支档案管理队伍，队伍成员可以按照按岗定员、优上劣下的原则，在各校区档案工作人员中认真考察、严格挑选，并保持相对稳定［4］。

1）根据档案量确定一定数量的专兼职档案管理人员，并力求专业结构、年龄结构、业务水平、思想素质等方面相对比较合理，以发挥整体效应。

2）档案室要积极制定长远规划，积极开展在职教育，提高档案管理人员的理论水平、专业素质等。专职档案管理人员既要具备系统的档案专业知识，又要掌握一些与档案专业相关的其他学科的知识。

3）对专职档案管理人员实行目标管理，岗位责任制和考核奖惩制并行。一是岗位目标明确、责任到人、按岗考核，让每个档案管理人员有目标、有任务。二是因岗设人。档案管理人员竞争上岗，各就其位、尽力尽责，完成本职工作。三是奖罚分明。打破原有的干与不干一个样，干多干少一个样的局面，实行一年一考核，给予成绩突出人员适当奖励，考核不合格人员则下岗或待岗。

2.4 构建新的档案信息网络

提高档案资源的利用率是高校档案信息化建设及高校档案事业发展的要素之一，也是档案资源服务于社会的重要途径之一。针对高校合并后各校区档案信息化建设水平存在差异，特别是档案网络管理平台五花八门，构建一个全新的档案信息管理平台迫在眉睫。

1）把档案信息化建设与高校信息网的建设一起规划，同步实施。从安全性、可靠性等方面考虑设计框架，构筑统一的网络平台，逐步实现文件归档电子化和网络化［5］。

2）抓好高校档案数据库建设。逐步对馆藏档案资料案进行数字化处理，建立共享资源库。对于已有的数据库可以重新备份处理，也可以通过内部网络平台进行整合。

3）利用网络平台提供服务。高校档案馆藏是不可多得的一笔财富，内容丰富，涉及各个领域，不仅可以为本校的师生提供教学、科研和管理等方面的参考，还可以通过网络平台为社会各界提供全方位的服务，使档案资源真正发挥应有的作用［6］。

［1］金萍.加强高校档案资源整合工作的思考［J］.青海大学学报：自然科学版，2009（6）：95-96.

［2］樊英.高校合并后的档案管理模式［J］.兰台世界，2008（4）：39-40.

［3］陈颖.高度重视高校整合时期的档案管理工作［J］.福建财会管理干部学院学报，2008（1）：35-37.

［4］童云.关于高校档案工作能力建设的几点思考［J］.镇江高专学报，2008，21（4）：114-117.

［5］童云.关于电子档案风险防范与控制的思考［J］.金陵科技学院学报，2008（9）：101-104.

［6］童云.充分挖掘高校档案资源，更好地为地方经济服务［J］.镇江高专学报，2006，19（4）：117-118.