造船企业采购的主要问题和措施

朱海丁

(中国长江航运集团南京金陵船厂,江苏南京 210015)

0 引言

采购和销售是构成市场经济的基本要素,也是市场行为的中心内容 。世界银行将采购定义为“以不同方式,通过努力从系统外部获得货物、工程、服务的整个采办过程”,也就是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源,以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。控制是企业管理的基本职能之一。在船舶建造过程中需要采购的物资品种繁多,占用大量资金,采购成本构成了企业成本的主要部分,因此强化造船企业(以下简称企业)采购控制,对提高企业经济效益,预防采购领域内高发的腐败问题是至关重要的。

1 采购中存在的主要问题

1.1 采购机制不合理

凡是对采购管理失控的企业,究其原因,就是采购这一本应为企业组织的重要经济行为,被部分采购人员控制在自己手中,成为少数人的“特权”。目前大部分企业的采购通常由一个部门负责,而具体采购项目又是分别由个别人负责,这样该部门中的少数人常常集决策、执行于一身。

1.2 采购价格信息失控

采购价格信息失控主要是由于管理机制不合理,造成本应由企业这一组织掌握的价格信息,变由少数采购人员掌握。而个别人掌握价格信息,由于能力、精力等因素的限制,特别是易受供应商的影响,其信息常常发生扭曲。采购价格信息失控,还表现为价格信息数据选择错误,比如所选数据带有极端性或者信息滞后,不能正确反映市场行情,或者信息缺乏可对比性,参考价值不高。另外有的企业采购价格信息泄密,影响了企业市场竞争。

1.3 对供应商的管理失控

同样由于机制的问题,企业会出现由少数人掌握供应商信息,并因此以各种理由指定供应商。不少企业对供应商缺乏科学合理的评级、评价,特别是淘汰机制。在目前市场现实环境中,这种缺陷促使一些供应商常常利用各种方式在企业内部拉关系,推销自己的产品,不少供应商在船厂有关部门中进行无序的推销,甚至利用不正当手段进行竞争,以期长期占有市场,而有些供应商却因企业缺乏相关准入机制而难以进入船厂。对供应商的管理失控常常是企业在采购领域发生腐败问题的直接原因之一。

1.4 控制方式方法选择不当

有的船厂也意识到了采购控制的重要性,有的还让监督部门介入,但由于缺乏控制的管理知识,方式方法不当,抓不住主要环节,所以效果不佳,甚至使相关措施形同虚设。如有的企业在采购中常常进行单项的讨价还价,耗费了大量的人力、精力;有的让个别供应商垄断了本企业某种物资的供应,采购价格被别人牵着鼻子跑;还有的表面看采购价格不高,但由于采购时机等因素选择不当,实际经济效益却不是最好。

2 采购控制

2.1 建立采购控制机制

建立科学的采购运行机制,是实现企业组织有效控制的根本保证。企业应将采购决策职能从原采购职能部门中分离出来,另行建立一个采购决策机构,如采购决策组、招标办公室等,根据不同采购项目,组织专业人员成立项目组,综合收集、分析各有关信息,根据采购项目的重要性和金额的大小,分不同的层级进行集体决策。采购部门可以派人参加决策机构,回答有关咨询,但在参与决策时仅为一票。决策机构主要注重的是市场信息调研,不与供方人员经常性地密切联系,决策时不易受到供方人为影响,能有效控制决策的科学性。采购部门主要负责执行决策和决策执行过程中的信息反馈。采购部门保持与供方人员的密切联系,便于合同的履行和处理履行过程中的有关事项。企业监督部门在采购决策和执行过程中要介入监督,对违反企业制度的行为和影响企业效能的行为提出纠正意见,对不利于企业且可能产生不利的法律后果的行为应赋予其“叫停”的权利,以便于监督部门向企业领导报告,请示处理指示。

2.2 采购价格信息控制

采购价格是采购决策的重要依据之一,它直接影响采购成本和企业利润,决策者控制好了采购价格信息,就能实现采购的高性价比。采购价格信息控制主要要注意以下几个方面:

2.2.1 企业组织必须控制住信息源

企业应制定规范的采购价格信息数据库工作制度。除采购部门应根据分工收集相应价格信息外,企业在采购决策机构中应设专人负责该项数据的采集和控制工作,以便在决策时与采购部门提供的价格信息进行比对,避免少数采购人员垄断价格信息,左右采购决策。

2.2.2 信息数据的正确性控制

面对繁多的价格信息,有关人员必须进行分析,控制好需要进入数据库价格信息。应该对不同供应商的报价进行分析,注意摒弃其中的不合理因素,使采集的信息数据能够准确反映市场行情,特别在原材料价格大幅波动情况下,更要注意分析供应商报价的合理性。

2.2.3 信息数据的时效性控制

市场价格是不断变化的,要保证信息的有效性,就要及时跟踪、采集最新价格信息,及时更新相关数据,确保信息的时效性。

2.2.4 信息数据的对比性控制

对不同供应商的价格对比,是决策时的重要参考。在价格信息控制中,一是要控制好合适的样本数,样本太多过于繁杂,太少则缺乏可对比性和竞争性。另外厂家既要选择有代表性的,又要注意选择有竞争性的,尤其要注意新加入行业竞争的供应商的报价,使信息数据具有充分的可对比性。

2.2.5 信息数据的安全性控制

采购价格信息资料属于企业商业机密,应由专人负责。特别对一些合作伙伴、长期供应商的优惠报价,更要注意保密,控制好信息的使用。

2.2.6 培养专业的采购价格分析员

可以看出,采购价格信息控制工作具有一定的专业性,决不是简单的询价和录入价格资料建立一个数据库就行的,必须具有一定的价格分析和管理能力,因此企业最好培养专业的采购价格分析员来负责该项工作。

2.3 供应商控制

企业采购决策机构应加强对供方的调研,充分掌握、控制好供方信息和对本企业的促销行为,避免个别人员利用供方信息误导决策或供方违规促销扰乱企业正常经济秩序。

2.3.1 建立供方分级制度

企业应根据供方诚实守信、质量、规模、价格等因素,将供方分为不同的等级,在采购时优先考虑评级高的供方。对诚信度缺乏或采用不正当手段竞争(如行贿、串标等)的供方应建立黑名单制度,一般情况下禁止与其发生业务关系。对常借价格波动趁机大幅提价的供方要慎重选择。

2.3.2 建立合格供方评审制度

对列为合格供方的厂家,为持续保证采购质量,企业应按照 ISO9000的要求建立合格供方评审制度,定期进行评审,及时存优汰劣。对评审间隔期的控制应考虑采购标的的市场竞争程度、采购量的大小、采购的频繁程度等因素。通常市场竞争充分、采购量大、采购频繁的,对其供应商的评审间隔期不宜太长,反之则可适当延长评审间隔期。

2.3.3 控制好供方对本企业的促销方式

为保证企业正常的采购秩序,合理控制供应商在企业中的活动是很有必要的。企业应通过制订制度,明确告知供应商本企业允许的促销方式和程序以及禁止的促销方式,对违反程序的推荐应一律视为无效,对违规、违反诚信原则的促销应坚决抵制,并在可能的情况下予以一定的处罚。供方的促销方式应作为对供应商评级、评价的内容之一。

2.4 注重控制方式方法选择

企业在采购控制过程中,应注重方式、方法的选择,充分发挥管理艺术,以达到更好的控制效果。

2.4.1 建立长期合作伙伴关系

为控制采购成本和质量,企业对经常性的采购不能仅依靠一次次的压价,应充分考察各供应商的质量保证体系和价格,在比质比价的基础上,筛选出优秀的供应商,与其建立一种互利的长期伙伴关系。不少供应商可以向企业提供多种原材料、机电产品等物资,企业在选择供方战略伙伴时可以打包采购,综合议价,选择综合采购价格最低的供应商。长期、批量和综合采购,保证了供应商在市场竞争中有稳定的客源、销量和利润,使他们愿意在保证质量的前提下,以更优惠的价格提供产品,有利于企业降低成本。

2.4.2 控制好竞争的程度

对已建立的长期合作供应商,不能就此一劳永逸,仍然要加强对其的控制,其中重要的控制艺术是要让其始终有市场竞争压力,防止其独家垄断本企业的供应而抬高价格,降低质量。因此特别要注意确定好供应商的数量,定期评审、淘汰制度等,尤其要注意适时引入新的竞争对手。只有让供应商保持充分的竞争,才能促进采购成本的下降,防止企业利益受损。企业采购决策机构和监督机构特别要注意这一点,如发现供应商缺乏竞争,应及时查明原因,特别要查明本企业内部人员是否有违规行为,确保企业利益。

2.4.3 充分运用现代管理方法

在进行采购控制时,要充分运用现代管理方法,提高控制艺术,达到良好的控制效果。一是在产品品种生产选择和采购过程中一定要控制好机会成本。在多变的市场,恰当地选择采购品种和时机,以达到实现最低采购成本的目的;二是要控制好边际成本,防止盲目增加生产要素,特别是对人力资源、设备等要素的采购,一定要进行边际成本分析。当边际收益下降为零时应坚决停止采购;三是要制订物资消耗定额,防止浪费而增加采购费用;四是要制订物资储备定额,并采用经济订购批量法,使企业采购费用、保管费用、资金占用成本等总费用降到最低;五是要及时盘库、清库,特别是交船后,一定要对剩余物资心中有数,避免重复采购。

2.4.4 强化监督

企业在对采购控制过程中一定要充分发挥监督机制的作用。首先要保证监督人员有监督采购的能力,不懂控制管理,不懂相关专业,所谓的监督就成了摆设,所以加强对监督人员的培训非常重要。其次监督部门应全程参与监督,特别要注重供应商选择和价格确定这 2个环节,还要注意合同履行情况,防止中途不合理变更合同条款。另外要明确监督人员的权利,确保监督有效。

3 结语

综上所述,造船企业作为经济组织,一定要高度重视采购这一重要经济活动,建立、完善科学的控制机制,加强管理,实现降本增效,使企业在市场竞争中充满活力,从容应对船市价格的波动。