城建档案管理研究概述

王建梅

（寿光市住房和城乡建设局，山东 寿光 262700）

随着我国经济建设的蓬勃发展，城市建设取得了令人瞩目的成就，形成了大量的城市建设档案。城建档案是城市建设档案的简称，它是指在城市规划、建设及其管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。它是城市规划、建设、管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件，是国家的宝贵财富。城建档案是最真实、最原始的历史记录，只有科学地开发其内在信息，将其转化为生产力，才能使其发挥更大的作用。目前城建档案不同程度地存在着重建设、轻管理；资料收集不全；管理不善；可信度差；利用度低的现象。为此应充分认识城建档案管理的重要性，积极有效地开发与利用城建档案。

1 城建档案管理的意义

城建档案是重要的科技资源，是国家宝贵的历史、文化财富，具有长远的历史查考价值。城建档案具有科技储备功能。城建档案是城市建设的直接记录，它真实地记述了城市建设的过程和成果，记载了城市建设方法和经验。城建档案作为知识形态的城建成果的直接载体具有科技储备的作用。现代化的城市，地下管线纵横，密如蛛网，必须有完整、准确、系统的城建档案作依据，才能进行科学管理。否则就难以保证城市建设健康有序地运行。城建档案是城市建设各项工程设计的必要条件。城市建设工程设计具有一定的继承性，需要吸取和借鉴已有的科技成果。为此进行城市建设工程设计工作，必须占有大量的充分可靠的材料。城建档案就是这项工作不可缺少的依据和参考材料。用好城建档案，可以提高经济效益。在城建设计部门，新设计常常需要复用或套用已有设计的城建档案。从而节约人力、物力，提高经济效益。

2 加强城建档案管理的措施

2.1 法规管理

《档案法》实施以来，城建档案工作得以较快发展，社会的城建档案意识也有所增强，但是，还不尽如人意。城建档案信息的供求关系受到经济利益的影响，在城建档案的管理和提供利用的过程中，容易产生一些短期行为，如只根据眼前利益收集整理档案资料，而不顾整个城建档案事业的长远发展和长远利益；不注意做好城建档案层次和门类结构的合理优化。通过宣传贯彻《档案法》，提高社会的城建档案意识，是发挥城建档案作用的前提。为此进一步深入宣传贯彻《档案法》，提高社会的城建档案意识。首先，要增强全民的法制观念，把对城建档案的重视提高到执法守法的高度。其次，社会各级领导干部要高度重视城建档案在城市建设中的作用，把城建档案工作提到议事日程，做到有组织、有落实，促进城建档案工作的不断发展。再次，要广泛宣传城建档案在城市建设中的作用，从而提高社会的城建档案意识。为此城建档案管理改革，必须强化国家的宏观指导，强化法律、法规意识，加强对城建档案资料的收集、整理、保管和提供利用的执法力度，确保档案法律法规的全面贯彻实施。

2.2 丰富馆藏

城建档案是城建档案馆进行业务工作的物质基础，是城建档案馆赖以生存和发展的关键，从社会需求面的角度来看，城建档案馆的馆藏与档案提供利用的效果是成正比的，馆藏越齐全、越丰富，为社会提供利用服务的机会就越多。做好丰富馆藏工作要做到两点：一要把好数量关。在继续抓好挖掘充实历史和现有城建档案的基础上，及时对不断增加和变化了的城建档案加以整理和补充，不断扩大馆藏范围，调整馆藏结构，最大限度地增加馆藏量，以满足社会各界对城建档案利用的需求。二要把好质量关。城建档案人员在收集、接收、整理城建档案时，首先要检查档案资料的形成是否齐全、真实、系统，是否符合自己的位置，能得到社会的广泛重视，必须借助舆论宣传工具，赢得全社会的共识。强化了全社会城建档案意识，扩大了城建档案馆的知名度，有效地推动了全市城建档案信息资源的收集管理和开发利用工作。

2.3 信息化管理

随之计算机及网络技术的快速发展，为城建档案信息化管理提供了保证。可以建立完备的城建档案电子文件资料库，通过计算机影印技术做好电子文件的制作、保存工作具有相当大的工作量，但这是后期所有信息化工作的基础。做好归档电子文件的技术处理工作，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读，不能写、不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。还可以建立城建档案信息查询系统，为城建档案工作者提供直接的操作平台，充分发挥建筑档案的功能。

2.4 提高人员素质

提高档案工作人员的素质，是改善档案管理水平的关键。城建档案管理现代化不仅需要现代化的档案库房、技术设备和设施，更要求档案管理人员懂得设备的工作原理、操作使用以及维修、保养知识，否则适应不了城建档案管理现代化的需要。提高档案管理人员的素质，表现在：一是提高自己的法律意识和法制观念，依法管档，依法治档；二是提高自身的业务素质，使档案的管理、利用更加规范化、制度化，使管理水平不断上新台阶；三是学习和掌握现代化的管理手段，跟上时代发展的步伐。为此城建档案管理人员必须学习现代科学技术知识，改善知识结构，提高业务能力和管理水平，适应城建档案管理现代化的需要，从而整体提高城建档案的管理水平。

3 结束语

要想做好城市建设管理工作，就必须充分重视和合理利用各种城建档案资料。城市规划、城市建设及其管理是一项复杂的系统工程，要保障这个系统工程的正常运行，必须依据城建档案。充分发挥城建档案作用，必然会促进城市规划、城市建设和管理的发展。一个现代化的城市，妥善收集，保存完整、准确和系统的城建档案，不仅是科学建设和管理城市的必要条件之一，还具有一定的历史意义，更是提高科学管理水平的一项必要措施。

1 曹翠娟、陈玉霞、孙丽蓉.城建档案的管理与使用［J］.沈阳电力高等专科学校学报，2004（4）：75～76

2 赵津宁.对城建档案收集工作的几点体会［J］.城建档案，2004（1）：29～30