浅谈人事档案材料的标准化

曹 瑛

（黑龙江省结核病防治所）

浅谈人事档案材料的标准化

曹 瑛

（黑龙江省结核病防治所）

人事档案是记述和反映人员经历、德才水平和工作表现的档案资料，是为组织人事部门考察了解人员，选贤任能服务的。人事档案材料的来源十分广泛，凡与职工发生联系的一切部门和单位，都有可能产生人事档案材料。档案材料来源的广泛性，使人事档案材料很分散，材料内容多种多样，形式也是五花八门，材料的不规范现象十分普遍，这就给人事档案的收集整理带来不便，直接影响到档案的质量和利用价值。因此，各级行政机关部门必须推行人事档案材料的标准化，这也是我们人事档案工作的一项迫切任务。

人事档案材料的标准化，有两方面的含义：一、材料内容的精确化；二、格式的规范化。

材料内容的精确化，必须符合三项要求：事实准确、材料完整、手续完备。

（一）事实准确

人事档案材料必须观点明确、是非清楚、事实准确可靠，能如实反映职工过去和现在的真实内容。诬蔑不实和虚假的材料，模棱两可、自相矛盾、含糊其词的材料，不能归档。

（二）材料完整

人事档案材料的完整，是有其性质和作用决定的。材料完整有两方面的含义：

1.材料系列是否完整。一个人的人事档案材料不是孤立的，相互之间有着历史的内在的联系，相互依存，互为补充，构成一个完整的有机体系。有关部门向人事档案部门送交材料之时，应注意将系列材料收齐，以实现材料系列的完整性。

2.一份材料的内容和外形是否完整。人事档案的每份材料都有一定的独立性，内容有几个部门、几个要素组成。如；一份鉴定材料，一般都应有自我鉴定、小组鉴定、组织鉴定；审查结论和处分决定，一般都与本人见面，本人在结论或处分决定上的意见和签字是其不可缺少的内容。因此档案材料必须有头有尾，落款、署名、时间等特征具备，外形上没有缺页、破损、霉烂变质、字迹模糊等现象，才是完整的档案材料。

（三）手续完备

材料手续的完备，是人事档案内容精确化的一个重要方面。1990年中央组织部颁的《干档案整理办法》指出：今后凡需归入档案但手续不完善的材料，均应先将手续补办完善，才能归档。

人事档案材料从形成的角度来区分，一般为四种：1.是本人撰写的材料。如自传、入党入团申请书个人检讨、思想汇报等。这种材料除在内容上完整外，材料应有形成时、撰写人签名或盖章，才是手续完备。2.是先有本人填写后组织上审批形成的材料。如入党志愿书、党员登记表、干部鉴定表。这些材料中属于本人填写的内容，要按着规定的格式和要求逐项填写完毕外，有关组织或负责人审查后应签署审查意见、时间、并加盖公章，才是手续完备。3.是个人或单位出具的证明材料。凡有单位出具的证明材料要签署证明时间、开具证明的单位名称加盖公章。个人撰写的证明材料，除证明人签名，注明时间外，还应有证明人所在单位的党组织对材料来源、证明人的政治面貌、个人身份、材料的可靠性签署意见，并加盖公章，才是手续完备。4.是有组织直接形成的属于人事档案内容的材料。如：干部任免呈报表、职称评定审批表、工资表、离退休审批表和各种奖励登记表。这些材料都必须具备呈报单位意见和上级审批意见。特别是上级的批准意见最为重要，若材料上无批准意见，就无法判断此事是否经上级部门批准了，是否生效了，查阅使用时不能作为依据，也就失去了应有的价值和意义。另还有的材料上只有上级单位的审批意见，而缺少呈报单位的意见，虽属于有效材料，但从行文上说不规范，是一个严重缺陷。

总之，一份正式材料，必须做到所有的要素都具备，真实可靠，外形完整，才复合内容精确的要求。只有这样，人事档案才有可能成为用人单位了解和使用人才的凭据，反之，就会影响材料的可靠性，甚至材料本身能否成立而成为问题，更谈不到起凭证或依据作用了。

材料格式的规范化

格式的规范化，是指档案材料表格设计要合理，印刷和书写材料如纸、笔、墨水的质量要有保证，以及材料尺寸大小的规范化。

很多人事档案材料是以表格的形式记载信息情况的，表格设计是否合理，对档案材料的标准化十分关键、

首先，表头要清晰明确地表达所记录的内容，避免含糊不清、文不对题。人事档案的每一份材料都具有相对的独立性：履历表记录人员个人简况简历；鉴定表记录对人员某一时期学习或工作的鉴定；工资表记录人员工资变动情况等。有些单位在制表时将两种不同性质的材料印刷在同一份表格上，极易造成混乱。在整理人事档案过程中，我们发现很多军事人员的工资表、任免表和技术等级调整表统用“干部审批表”一种表头，不仔细鉴别很容易搞混。这种情况给人事档案的整理和查阅带来很大不便，更会影响有关部门对人员的了解和任用。

其次，项目的排列要合理。表格材料常常包括很多项目，项目的排列必须清楚有序，每一项后面要留有足够的空白以供填写。

目前，人事档案材料仍以纸介材料为主，材料用纸和印刷书写材料的质量直接关系到人事档案的保存问题。目前机关多用新闻纸、二号和三号印刷纸制作文件材料，一旦遇光和高温后，容易发黄便脆，缩短档案寿命；因此，人事文件材料要用质量较好的纸张书写或印刷。另外，用纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸印刷或书写的文件材料，不耐光、不耐热，受潮或长期磨擦后字迹容易浸化消退。应提倡使用墨汁、蓝黑墨水或碳素墨水书写材料。

人事档案材料的大小尺寸也应有一定的规范。一般说来最好采用16k纸印刷或书写需要归档的材料。材料长度应为26厘米左右，宽度为19厘米左右。在印刷或书写时应注意留出天地的边白，以便编写材料号码和页码。左侧边白要稍宽，便于打孔装订。

档案材料的标准化，是档案工作标准化的一部分。而档案工作的标准化是档案管理现代化的基础。它不仅为将来电子计算机管理创造条件，而且有助于提高手工管理水平。随着经济体制改革的深入，政治体制改革的展开，我国的档案工作也面临着进一步的深化改革。我们身为档案工作者，应当抓住这个大好时机，积极、认真、努力，各负其责，争取早日实现档案管理的现代化。这是我们的任务，也是我们奋斗的目标！