财务档案管理信息化及网络会计在学校财务工作中的实现

闫瑞英 李剑峰

（1.梅岭小学 江苏 扬州 225001；2.中共江苏省扬州市委党校 225001）

财务档案管理信息化及网络会计在学校财务工作中的实现

闫瑞英1李剑峰2

（1.梅岭小学 江苏 扬州 225001；2.中共江苏省扬州市委党校 225001）

目前，信息产业逐渐成为社会发展的主导产业,信息技术在全社会普遍运用,促进了会计电算化信息系统形成，同时，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。当前各级学校基本都已实施信息技术教学，学校内部包括财务部门全面运用计算机技术,外部通过互联网技术在全球范围内实现信息交流和共享。大部分学校的财务工作已采用电算化手段，结合财务档案的信息化管理，有必要在此基础上实现会计网络化。

财务档案管理；信息化；网络会计；必要性

当今社会，随着信息技术的高速发展，财务档案的信息化和会计电算化进程在不断加快，而在此基础上实现的网络会计在世界发达国家的应用率几乎是100%。在这一背景下，处于Internet时代的学校需要进一步提高管理效率,提高服务水平，以适应新的教育发展要求。笔者多年来一直从事学校财务和档案管理工作，对此有着切身的体会，根据自己的多年工作经验并结合所学的理论知识，我认为，学校会计工作应该针对自身规模特点,加强学校的财务档案信息化管理和会计网络化实施问题研究，在电算化基础上实现会计网络化。下面就此问题谈一谈一些粗浅的看法。

一、学校实施财务档案管理信息化和会计网络化的必要性

1.学校财务工作的现状需要实施财务档案信息化和会计网络化。首先，社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。由此看来,财务档案信息电子化是档案管理工作发展的必然趋势。

2.就我区所属学校现状而言，本区全额拨款的全部学校都开通“校校通”工程，100%实现信息化教学，在会计核算上大部分单位都已经实施会计电算化。但是财务部门使用会计电算化软件产生的财务数据不能与人事、教务等部门所产生的会计信息衔接;同时大量的业务仍需通过人工传递,与上级部门等外部信息系统之间无法共享财务数据。这种状况已远远滞后于现代化管理的要求，也不适应上级部门对学校的监管。

3.网络信息时代要求学校会计网络化。学校实施会计网络化能有效地监督和控制财务信息的质量、有效地防范会计信息失真；财务管理从静态变为动态；依托于方便快捷的网络和学校管理信息系统使得会计信息处理的效率提高。教育主管部门与学校之间通过充分、及时地传递和交换财务信息，能迅速发现下级学校财务信息的漏洞，制定出相应的处理措施，并责令其及时改正，使下级学校提供的财务信息真实、完整、合理、合法，从而保证学校信息的真实、完整。比如教育主管部门在网上发布相关收费要求，各学校按要求就收费的结算公示情况可以上传至网络，通过网络数据进行互动，教育主管部门就可以了解各学校的相关情况，有问题及时处理，实现上级部门对学校的实时监督控制。而在学校内部总务部门的固定资产实物账和财务部门固定资产明细账可以在网上共用一个数据源，减少双方记账的时间差及误差，解决对账不平的麻烦。通过以上分析，网络会计相比较传统会计更加适应信息时代对学校财务工作的新要求。

二、学校实施财务档案信息化和会计网络化的方法和途径

1.根据档案管理的要求,对各种不同类型载体的档案(如:纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作,保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,并制订电子档案管理办法。稳定档案队伍,提高业务素质。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展,人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质,创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新,适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制,克服人的惰性,充分发挥人的主观能动性,有他们的用武之地和施展才能的场所；建立激励机制,合理设置岗位。

2.建立网络档案系统，在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网,发挥网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设,根据系统建设需求,采购必要的硬件设备,为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平,为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

3.强化学校会计网络化意识，重视组织管理控制,设置相应部门。目前，学校会计网络化程度较低有着多方面的的原因，其中最主要的原因是学校领导对财务工作不够重视，对会计网络化认识不足。因此，首先要让学校领导充分认识到开展网络会计对教育工作的必要性。其次,制定本学校会计网络化工作的发展规划,建立会计网络化管理制度,按会计数据的不同形态，划分数据收集组、数据处理组和信息分析组等部门，组织机构的设置必须适合学校的实际规模，符合学校总体目标。

4.学校会计网络化中软、硬件设备的配置选择应要注重规范实效，不能搞形式主义。在学校的发展初期，单纯的账务处理系统就可能满足需求。随着业务的发展，诸如学年初统计、人事工资、固定资产管理等业务也延伸到了财务部门，就需要实现财务相关业务一体化。由于学校的资金有限，学校会计网络化要从目前实际出发放眼未来,参照《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等规范,结合本学校财务流程，遵循“投入-效益”原则，选择合适的软件,把每一分钱用在刀刃上。

5.建立网络系统安全控制措施。网络会计需要在系统内部采取有效的安全保障措施。对外,通过数据包过滤、应用网关(Application Gateway)和代理服务器(Proxy Server)等建立防火墙。面向网络使用经过加密的数据包传送、认证网络路由及其他网络协议所需的信息，从而保证网络的连通性和可用性不受损害。对内,在会计操作系统中建立数据保护机制，健全日志机制；对通信线路上的数据流加密，对数据库中的数据文件加密；建立会计信息系统自动识别有效终端入口。另外，网上公证的形成可有效地预防数字化的原始凭证被修改或伪造。

6.建立健全内部控制制度，加强档案管理。在网络会计下，内部控制的目的依然是合理保证单位管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高效率和效果，促进单位实现发展战略。原来部分核算工作已由计算机执行，现在需要强化原始数据的搜索、审核和维护岗位。建立起完善的档案制度，及时存档，加强档案管理。要有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法及安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份，并保管好这些备份。对于用于会计电算化系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度，以保证设备完好，保证设备能够正常运行。

7.培养、引进高素质人才。实施财务档案信息化和网络会计需要复合型人才。为解决人才缺乏问题，对现有会计人员进行网络会计培训。提高现有会计人员的计算机水平，特别是计算机网络技术与会计信息之间的融合，培养出既熟悉计算机技术又精通财务管理知识的复合型人才。结合各学校自身特点，在条件许可的情况下，引进高层次会计人才。

参考资料：

[1]李明华.《网络会计对传统会计理论的影响》.财会通讯,2003(8)

[2]刘忠玉.《会计信息化：21世纪财务会计发展大趋势》.财经问题研究,2004(8)

[3]温希波.《网络会计发展中的问题及解决对策》.中国管理信息化,2007(6)

闫瑞英，女，1971年出生，现为江苏省扬州市梅岭小学馆员，在公开杂志发表论文三篇；李剑峰，男，1970年出生，现工作单位为中共扬州市委党校，在公开杂志发表论文九篇。