数字档案馆与实体档案馆的关系研究

2011-08-15周庆杨婵

黑龙江史志 2011年1期

关键词：馆藏档案馆实体

周庆杨婵

(1.重庆理工大学重庆 400054;2.西南政法大学重庆 401120)

数字档案馆与实体档案馆的关系研究

周庆杨婵

(1.重庆理工大学重庆 400054;2.西南政法大学重庆 401120)

在电子时代，以计算机和网络技术为后盾的数字档案馆打破了档案利用上的时间、空间概念，利用数据库和网络，实现了档案信息的远程利用，最大限度的实现了档案资源的共享。本文通过探讨数字档案馆对实体档案馆的影响和两者的关系，得出数字档案馆与实体档案馆互有优势和弱势，两者相互依赖、长期共存、互助发展。

数字档案馆；实体档案馆；关系

2010年6月，国家档案局发布《数字档案馆建设指南》，其中对数字档案馆的定义为：“数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。”这一定义揭示了数字档案馆与实体档案馆的关系。

一、实体档案馆是数字档案馆建立的基础

从档案信息的来源看，数字档案馆的信息绝大部分来源于实体档案馆。数字档案馆的基本特征之一是馆藏档案信息资源的数字化，目前在这些数字化的档案信息资源中，除了小部分是直接以数字形式形成并通过网络传递、使用之外，相当大部分档案还必须依靠传统的实体档案馆去收集、整理、加工，然后转录为数字档案后才能供网上使用。因此，数字档案馆的建设离不开实体档案馆，实体档案馆仍要建设好自己的馆藏，并据此建设相应的档案信息数据库，这是数字档案馆拥有丰富档案信息资源的保障，否则数字档案馆将成为无源之水、无本之木。

从档案信息的保管来看，无论知识载体发生怎样的变化，不管是纸质档案还是电子文件，都需要由传统的实体档案馆对其加以管理。数字档案馆所提供的电子档案信息的原始性、真实性和可靠性必须依靠实体档案馆馆藏的相关纸质档案作保证。尤其是在目前电子文件的法律地位及安全保障问题还未得到彻底解决的情况下，实体档案馆的基础和保障作用就显得尤为重要。

由以上两方面可知，数字档案馆是依赖于实体档案馆存在的，数字档案馆是实体档案馆的延伸，是实体档案馆不断利用现代化的信息技术获得自身发展后的产物。因此，我们也经常将数字档案馆表述为：“以数字化的实体档案馆为基础资源，以计算机网络为基础设施，面向社会提供数字化档案信息及其它相关信息的开放系统。”

二、数字档案馆赋予实体档案馆新的内涵

数字档案馆建设的目标不仅是通过数字化档案信息对现有各种档案信息资源进行补充和丰富，而更应该是建立以电子档案信息资源为基础的数字档案信息服务。

实体档案馆以收藏印刷型载体的档案为主，多致力于馆藏档案信息和馆藏质量的建设。数字档案馆则朝着各种载体形式并存的方向发展，包括各种缩微载体、声像载体、特殊载体等，这些都将大大增加数字档案馆的档案信息资源入藏的种类和数量。而档案馆对外提供利用档案信息服务的质量不仅由馆藏档案数量和质量来决定，还要取决于其综合提供利用本部门、本领域、本行业、本地区乃至全国信息资源中的数字档案信息服务的能力。只有多种载体的档案信息资源并存，才能向广大利用者提供准确、及时的档案信息服务。数字档案馆作为完全以现代化技术为主体享有广泛信息资源的共享系统，对档案馆馆藏档案资源建设又赋予了更新的内涵。

正是因为如此我们说建设数字档案馆，对于档案工作本身而言“有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。”；对于社会发展而言“有利于促进国家信息资源总量增加、质量提高和结构优化，有利于提高各级政府公共服务能力，有利于促进社会主义文化的发展繁荣，有利于满足广大人民群众对现代信息服务的现实需求。”

三、数字档案馆与实体档案馆长期共存，互助发展

首先，数字档案馆与实体档案馆将长期共存。一方面，数字档案馆与实体档案馆的基本职能都包括收集、整理、鉴定、保管、提供利用档案信息资源，并采用各种手段为社会提供最大限度的服务等传统的档案馆业务工作。只要档案馆存在，无论如何变革，这一基本职能都不可能改变。所不同的只是传统业务面向的对象是实体档案，而数字信息资源建设面向的是数字化信息。另一方面，纸质档案与电子档案“双套制”并存的现状决定了数字档案馆与实体档案馆将共存。在电子文件的法律凭证效力和安全保障问题没有得到完全解决之前，纸质档案与电子文件的“双套制”并存保管局面的存在是必然的，并且这一现象将可能持续很长一段时间。即便将来某一天解决了电子文件的法律凭证效力和安全保障问题，以纸质档案为主的传统档案仍然会由传统的实体档案馆来继续永久保存。

其次，数字档案馆与实体档案馆互助发展。数字档案馆有着多媒体存取、远程网络传输、智能化检索、信息共享和超时空信息服务等优势，但也存在着电子文件的法律凭证、长期存取和信息安全等问题。实体档案馆的优势，恰恰是数字档案馆的局限，而数字档案馆的优势又恰恰是实体档案馆的局限。只有两者做到优势互补，才能共同发展。

在档案信息资源的建设上，实体档案馆馆藏档案原件是数字档案馆数字化档案信息的重要来源；而数字档案馆则可通过先进的技术手段为实体档案馆丰富馆藏创造条件。实体档案馆收集保管的本行政区划或本专业系统内各立档单位移交的档案以及按照国家有关规定征集进馆的社会零散档案原件，通过数字化加工，进入数字档案信息资源库，成为数字档案馆数字化档案信息中最基本、最核心的组成部分。数字档案馆的馆藏内容不但包含实体档案馆馆藏档案的数字化信息，而且还有所扩展，它可以将Internet上的信息经过整理后作为本馆的虚拟馆藏，还可与电子政府、电子商务、社会公共服务信息数据库、企业信息网络等建立关联，从而为实体档案馆丰富馆藏提供有效的社会档案信息线索与途径。

在档案信息资源的开发利用上，实体档案馆由于缺乏有效的开发利用手段，受时间和空间的限制不能迅速、广泛地为社会提供档案信息服务，因此也就限制了档案信息价值的发挥。数字档案馆则可以凭借网络优势，不受时间和空间的限制，在极广阔的范围内发布数字档案信息，提供方便、快捷的服务，从而有效地实现了档案信息资源的共享。在必要的时候，又可以通过实体档案馆收藏的档案原件或缩微品取得真实性印证，产生档案信息的法律效力。

在档案信息的保护上，实体档案馆明显要优于数字档案馆。因为数字化信息可以很容易地被复制，不留痕迹地被篡改。计算机病毒、磁场、电磁脉冲等都对数字化信息和计算机系统具有破坏作用。由于信息技术的飞速发展，数字档案馆经常会遇到技术过时，需要更新硬件设备和软件版本，需要把数据迁移到新型载体上去等问题。而在这种改变、更新、迁移的过程中很容易发生数据丢失。虽然我们的技术工作者已经在采取尽可能到位的措施解决上述问题，但是仍然无法完全杜绝。但是数字档案馆可以很有效地保护档案原件。档案资料在经过扫描之后，传到网上提供人们利用，就可以减少人们到档案馆翻看档案原件的机率，从而使档案原件得到有效的保护。通过这样的方式既提高了利用率，又可以同时供多人查阅，而且档案原件不受影响。

在档案信息的服务方式上，实体档案馆的服务以档案馆为中心，主要面向本单位、本地区已履行了相关手续的档案利用者提供利用服务，其服务方式、服务对象都较为单一。数字档案馆以用户为中心，以信息服务为主，可提供远程服务，档案利用者通过计算机网络就能快捷而方便地获得服务。与实体档案馆相比，其服务方式较多样化，服务手段较先进化，服务面较广泛化。可是实体档案馆的信息受时间与密级的限制不可能完全上网，数字档案馆中的所有信息也不是都允许自由访问查询的。因此对于需要利用这部分档案的用户来说，还必须到实体档案馆去，按照有关规定履行一定的手续才能获得服务。可见，实体档案馆与数字档案馆在提供档案利用的服务方式上，二者是缺一不可的，都十分重要。