水利工程建设监理中的信息管理

雷佳颖

(哈尔滨市阿城区水务局，哈尔滨150300)

水利工程建设监理的工作内容常被简称为“三控、两管、一协调”，本人认为在工程质量控制、工程进度控制、工程投资控制、合同管理、信息管理和组织协调6个方面，前3项是目的;后3项是为达到前3项目的而实施的手段。而在后三项手段中，信息管理是血脉、是神经，发挥系统运作时的指令或信号的输送、反馈和记忆的作用。

1 信息管理的任务

监理工程师在工程建设过程中大量的、最艰难的工作是组织协调。组织协调的基本手段是与项目法人、质量监督、设计单位、承包商、制造商等所有参建单位的沟通，沟通的产物就是信息的主要内容。没有沟通就无法进行组织协调，没有信息管理作为沟通管道，就无法达到监理目的和效果。尤其是在个别地方，监理工程师在工程建设中法律地位得不到保障、责权得不到重视，组织协调困难比较大情况下——诸如因各种原因造成沟通管道不畅、某种原因致使监理的指令或意图无法得到贯彻实施等，更应该注重信息管理的作用发挥，能够督促参建各方遵守《水利工程建设项目施工监理规范》(SL288－2003)支持监理的工作开展，信息管理亦是保存监理工作的痕迹便于以后必要时有稽可查的依据。信息管理的具体任务包括4个方面:

1)进行信息管理规划，确定信息采集目标。

2)建立信息管理系统，收集及整理相关信息。

3)交流信息管理成果，实现信息传递与共享。

4)运用信息管理成果，指导工程建设管理。

2 信息管理规划

在枢纽工程开工伊始，在投标文件和监理大纲中就应进行初步信息管理规划;在监理规划中监理部对信息管理的目标、信息管理流程、信息编码、信息采集内容、信息开发应用、文档资料管理及其分类等方面进行详细地规定，为信息管理系统的形成，信息管理成果的交流与应用奠定最基本的构架。

3 信息管理工作内容

合同项目建立收发文编码、施工图纸(包括设计更改通知)收发编码、内部文件编码;建立工程信息文件目录及处理签;明确工程信息、文件的传递流程;建立各种工程信息管理制度。

3.1 具体内容

根据工程特点和合同要求形成施工日记、监理日记、监理指令、处罚通知、单元工程、分部工程质量评定表、隐蔽工程和单元工程、分部工程验收格式、合同计量支付和变更申请及审批格式。

3.2 监理部收发文编码方式

3.2.1 收发文编码方式

3.2.2 专题会、协调会、设计交底及编码方式

其编码方式用划分几个段式以能以简明的方式表达出工程名称、会议形式、会议日期及排序编号为原则。

3.2.3 内部文件编码方式

内部文件应单独编码，其编码方式基本参照上条原则。

3.3 建立信息档案

建立工程信息存储、检查、统计分析等计算机和书面管理系统，确保存储良好、便于查阅、易于使用。

3.4 信息内容

监理实施过程中信息资料内容主要包括:勘察、测量资料及复核资料;施工图纸和文件;监理规划、监理实施细则;分包审批资料;施工组织设计、施工措施计划、施工进度计划、资金流计划等资料;材料、构配件和工程设备等的报验、检验资料;工程计量证书和工程付款证书;工程变更与索赔资料;质量缺陷与事故的处理资料;工程质量评定和工程验收资料;监理工作来往文件、指示、通知单、签证、移交证书、保修责任终止证书等;监理日志、会议纪要、监理报告;工程照片及其它资料。

4 监理文件管理、文件传递及受理

4.1 监理文件管理

为了便于监理文件的管理，对监理文件组成分类:

1)监理对承包人的来往信函。监理部应按标准格式的文函与承包人进行沟通，以减少日后不必要的争端。

2)发包人的信息。来自发包人的信息包括结算通知单、文件指示、例会、合同文件的提供、设计变更的批复等。

3)设计的信息。来自设计方的信息主要是工程的设计变更、图纸。

4)监理内部管理文件。

4.2 监理文件格式及处理过程格式

4.2.1 监理文件格式

监理文件格式见图1。

图1 监理文件格式示意图

4.2.2 收发文处理过程格式

发文处理过程格式见图2。

图2 监理发文处理格式示意图

收文处理过程格式见图3。

图3 监理收文处理格式示意图

4.3 监理月报

监理月报是监理对1个月监理工作的总结，监理月报包括的主要内容:监理工作概述、工程进度与形象面貌、工程质量与控制、投资控制与支付证书、合同执行情况、现场会议和往来信函、安全生产、文明施工及环境保护、监理机机构与监理工作、承包人情况、工程大事记、工程进度照片。

4.4 收发文处理流程图

收文处理流程图见图4，发文处理流程图见图5。

图4 监理部收文流程图

图5 监理部发文流程图

5 档案资料管理

信息管理的过程和终结要形成全面的、系统的记录资料，这些资料需要归档保存。建立档案资料管理制度。按验收规程及有关规定及时进行档案资料的收集整编(复制、利用、移交)，并定期进行阶段存档(如年末)，防止遗失或监理人员变动影响信息资料的连续性和完整性。

档案资料的移交应按《水利水电建设工程验收规程》(SL223－2008)和《水利工程建设项目档案管理规定》(水办[2005]480号)要求，在单位工程、分部工程、临建工程、辅助工程验收完成后，所有备查资料连同验收签证一并发送发包人归档。

6 注意事项

1)监理机构与发包人和承包人以及其他人的沟通应以书面文件为准，监理人员要养成这种习惯。

2)文件发送到接受单位，接受人员一定要在文件发放单上签字，接受人员应该是接受单位指定的或双方约定的人员，不要随便找人代收，以避免产生麻烦。

3)应建立信息目录分类清单、信息编码体系，利用计算机辅助信息管理，提高管理效率和准确性。

4)监理文件应表述明确、数字准确、简明扼要、用语规范、引用依据(规范、规程)恰当和出处。

5)所有归档资料除纸质版外，有电子版的均应一并归档。