中小企业会计信息化发展探讨

李凤美

一、中小企业会计信息化的发展背景

会计信息化是应用现代信息技术，对传统会计模式进行重构，并在重构的现代会计基础上通过深化开发和广泛利用会计信息资源，建立信息技术与会计高度融合的现代会计信息系统，以实现“提供决策有用信息”的会计目标。会计信息化是国家信息化的重要组成部分。中小企业在经济发展过程中是一支非常重要的力量，中小企业占到了企业总数的98%以上，提供了大约75%的城镇就业机会。几年来，池州市中小企业的信息化意识有了一定提高，但是，仍然有很多中小型企业对会计信息化还仅局限于初步了解，也有不少企业尚未着手新的信息化建设，很多企业未能充分认清企业信息化建设与企业自身业务运作之间的关系，更有一些企业在信息化建设中缺乏针对性与整体规划性，没有将其作为一个不断升级的系统工程来对待。中小企业会计信息化应用中的主要问题表现在以下几个方面：较多停留在表面应用层次上，没有深入到企业的运行、管理各个环节。如何运用信息技术增强企业会计核算与管理的能力，如何把会计信息化系统融入日常的会计管理工作为企业带来效益，是中小企业所面临的重要课题。目前池州中小企业会计信息化的应用尚未普及，基础设施建设、应用水平，参与程度等方面都远远落后于大型企业和发达国家，仍然处于初级发展阶段，存在着缺乏相关政策法规保护、缺少社会信息服务体系，得不到软件供应商的重视、融资渠道不畅通、内部管理薄弱、难以留住高素质人才等问题。

二、池州市中小企业信息化存在的问题

（一）传统观念和管理模式导致信息化需求不足

传统的企业经营、管理思想与企业信息化的要求不相适应。企业满足于眼前的状况，认为不提高信息化建设，企业照样能搞好，因此，对企业的信息化建设重视程度不够。在对企业会计信息化对企业决策的支持程度的调查中，40%以上的选择选项B.有，但作用不明显，为此投入不合算。另外，大量存在于中小企业的家族式管理模式使得信息的传递几乎没有障碍，所以信息化的需求也相对较低。企业信息化不仅仅是单纯在企业中运用信息技术，更重要的是要对企业进行重组，以建立一套符合信息化要求的经营管理体制。我国企业界的管理人员从思想上并没有意识到这一点，导致了一些企业花大量资金购买了硬件，但最终未能获得理想效果而失去了信息化的热情。

（二）资金短缺

从中小企业本身来看，数量比较多，企业规模相对比较小，资金实力相对有限，而信息化改造由于技术含量相对较高而需要相对较高的投资资金，所以资金不足就成了中小企业信息化的重要制约因素。在被调查人员中有70%认为企业对信息化投资不足。有些企业所谓的信息化投入就是几台电脑外加联结上互联网，80%的企业内部未建立局域网，很多小企业平均每年信息化的软硬件投入不上一万元。与发达国家大企业在信息化上的投入占总资产8%～10%的水平相距甚远。

（三）对会计信息化的理解认识不全面，信息化软件利用程度不高

一些中小企业认为已使用财务软件进行凭证、账表处理，信息化程度已经很高了。在实施会计信息化后，仍然没有对会计信息系统进行分析，只是简单地重复利用会计信息化软件处理日常会计的基本核算，而无法按照计算机管理的特点重新规划业务流程。多数已实施会计信息化的单位仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，未建立完整的会计信息系统，使会计信息不能及时有效地为企业决策及管理服务。企业要实现管理信息化，要求财务信息和业务信息一体化，而许多中小企业由于管理意识不到位、资金短缺、人员缺乏、业务链脱节等原因，不能实现财务与业务一体化，这样就会影响企业会计信息化发展的进程。实现会计信息化的主要目的是实现财务、业务、生产一体化；实现物流、信息流、资金流的同步性；实现财务预算、财务控制、财务分析的动态化。但目前只有部分大型企业和政府部门实现了信息化，且财务软件大多只在财务部门使用，造成横向上不能与银行、税务等部门信息共享，纵向上不能与客户、供应商及时沟通，带来信息处理不及时、信息存储冗余等问题，导致信息孤岛现象的产生，未能将会计信息化融合于企业信息化之中。目前，我国企业会计队伍的人员结构和知识结构还不能满足信息化的要求，需要培养他们熟悉新的信息技术和方法，提高自身的业务水平，有更强的责任心和良好的职业道德。

（四）中小企业内部控制不完善，会计信息化基础管理工作薄弱

目前，池州市大部分中小企业都是家族式企业，其内部控制管理制度不健全、不完善且企业制度无法得到真正的落实，许多制度形同虚设。而会计信息系统作为企业管理信息系统的子系统，在企业制度没有得到有效实施的情况下，会计信息化的进程必然受到阻碍。部分中小企业在手工核算方式下会计基础工作较差，账、证、表的格式和内容混乱，核算方法与程序不统一、不规范。由于基础工作薄弱，会计信息化系统出现了一系列企业基础信息分类及编码缺乏总体规划的现象。企业基础信息分类与编码的好坏，将直接影响信息系统信息共享、交换的效率和质量。企业基础信息编码包括：组织机构编码、人事编码、会计科目编码、供应商编码、客户编码、物资编码、固定资产编码、设备编码等八类。由于会计信息化实施时，往往只考虑财务部门工作的需要，没有从整个企业管理信息系统的高度出发，导致各信息系统的编码种类繁多且很多编码相互之间不兼容，存在同一编码对象在不同系统中分类和编码完全不同，形成很多“信息孤岛”。会计科目设置时简单照搬手工条件下的会计科目，没有充分使用辅助核算来提升会计信息的数量和质量；客户编码和供应商编码采用顺序号编码，给客户信息和供应商信息录入和查询等带来不便。

（五）缺少强有力的安全防范措施

在会计信息化环境中，所有的会计信息都以电子数据形式集中存储在计算机数据库系统中，会计信息化系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰，这种侵扰可能来自于系统外部，也可能来自系统内部，很多企业没有针对网络环境来建立和完善相应的会计信息化安全防范措施。主要表现为：操作人员安全保密意识差，不设置口令密码，或口令密码长期不变，或保管不严，系统管理员对操作人员操作权限设置不当，操作人员短时间离开计算机时，不正常退出财务软件，没有采取浏览防范措施，致使未经授权的人员可轻易地操作系统、浏览、修改数据；个别操作人员使用带有重要财会数据的计算机上网聊天，给网络黑客窃取信息或病毒侵扰提供了机会；没有对软件提供的操作日志进行管理，数据资料没有定期打印存档或随机备份不及时，对会计信息化系统崩溃、数据丢失缺乏灾难恢复措施等问题。

三、中小企业信息化问题采取的对策

对于中小企业来说，由于企业规模较小，投入少，期望值高，抗风险能力较弱，经不起信息化失败的打击；企业的IT基础设施差，有的企业甚至需要从铺设局域网开始做起；企业管理基础薄弱，许多规章制度尚未健全；人员素质尤其是管理人员的素质较低，信息化的实施比较困难。针对中小企业的这些特点，我们可以从以下几点来解决这些问题：

（一）政策支持与引导

认识是第一位的，没有认识提高就不可能产生行动上的积极性，当然也就不可能取得较好的效果，不少人没有认识到信息系统能把企业管理得井井有条，可以为领导提出很有价值的辅助决策信息，而且在速度和准确方面比人做得更好。相关部门要组织各种类型的研讨会和培训班，使管理者了解企业信息化工作的重要性和紧迫性。尤其要通过国内外的典型案例分析，使企业真正受到教育和启发。同时各级政府在政策上也要对企业进行引导和支持，把信息化建设列为技术改造的一个重要部分，从政策调控上促进企业的信息化建设。

（二）加强会计人员的信息化培训，培养复合型的会计人才

会计信息化的正常运行，充分利用会计信息化的功能，就必然对会计人员和其他管理人员有更高的要求。信息化系统建成之后，需要维护、升级、改造，管理过程中还要依靠企业自己的力量，这就要求加强对信息从业人员的培养和引进。首先，企业要加强内部人员的培养。包括对系统开发人员的培训与系统使用人员的培养，其中，前者关系到企业信息化开发的成败，而后者关系到企业信息化实施的成败。企业要通过内部培训等手段，提高企业员工的信息理论知识和创新意识，从而确保信息化建设的成功。其次，可以利用现有院校和社会资源建立“企业信息化人才培训基地”，进行切实有效的信息技术专业人才培训和企业管理人员的企业信息系统基础知识及操作技能培训。充分利用学历教育、继续教育、网络教育、实践锻炼、交流研讨等各种行之有效的途径和方式，不断加大人才培养力度，多出人才、快出人才。加大会计信息化人才的产学研合作培养力度，研究建立国家扶持、单位鼓励、个人积极参与，选拔、培养、评价与使用相结合的会计信息化人才培养机制。

（三）完善中小企业内部控制制度和基础管理

健全的内部控制制度是实施会计信息化的前提条件。会计信息化使经济业务可以在远离企业的终端机上瞬间完成数据处理工作，过去由会计人员处理的有关业务，现在可以由其他业务人员在终端机上完成；过去应当由几个部门按预定的步骤完成的经济业务事项，现在可能集中在一个部门甚至一个人就可以完成。实行会计信息化，企业内部控制制度的范围和控制程序比手工会计系统更加广泛、更加复杂，控制的重点由对人的内部控制转变为对人、机的共同控制。因此，中小企业应根据自己的实际情况，科学合理地制定一系列行之有效的内部管理制度，如会计信息化岗位责任制、会计信息化操作管理制度等，并从技术上采取措施，保证会计数据的安全、保证会计信息系统对企业经济活动反映的真实、准确、有效。

（四）试用、实施SaaS的信息化模式，推动会计信息化建设

SaaS是Software-as-a-service（软件即服务）的简称，是随着互联网技术的发展和应用软件的成熟，而在21世纪开始兴起的一种完全创新的软件应用模式。它与“on-demand software”（按需软件），the application service provider（ASP，应用服务提供商），hosted software（托管软件）所具有相似的含义。它是一种通过Internet提供软件的模式，厂商将应用软件统一部署在自己的服务器上，客户可以根据自己实际需求，通过互联网向厂商定购所需的应用软件服务，按定购的服务多少和时间长短向厂商支付费用，并通过互联网获得厂商提供的服务。用户不用再购买软件，而改用向提供商租用基于Web的软件，来管理企业经营活动，且无需对软件进行维护，服务提供商会全权管理和维护软件，软件厂商在向客户提供互联网应用的同时，也提供软件的离线操作和本地数据存储，让用户随时随地都可以使用其定购的软件和服务。目前，在线会计服务商都提供免费试用几个月，通过试用，用户可以确定产品是否符合他们的实际需要，而且还可以研究对数据的访问速度、系统的易用性和复杂性、稳定的服务、服务提供商是如何处理用户的投诉、建议和其他用户的关注内容等，最终根据自己的需求选择和实施性价比高、服务优良的在线会计产品，这将有利于降低企业实施的风险。

国内著名的SAAS供应商是创建于2004年6月的八百客，致力于向客户提供以CRM为核心的产品、服务和解决方案，为客户创造长期的价值和潜在的增长。用友（伟库网）、金蝶（友商网）、阿里巴巴在内的国内软件厂商随后也都开始介入SaaS市场。目前，SaaS正在深入细化和发展，所提供的服务除了最初的CRM之外，正在推出包括ERP（企业资源计划）、SCM（供应链管理）、FM（设备管理）等在内的企业全面解决方案。

对于许多中小型企业来说，SaaS是采用先进技术的最好途径，它消除了企业购买、构建和维护基础设施和应用程序的需要，降低了信息化的运行成本。而SaaS提供客户服务是一对多的关系，针对行业客户采用相同的应用服务。这不仅可以节省企业的信息化项目投资，而且还可以缩短项目的周期。另外企业为了使用该服务，必须先根据行业标准流程来优化自己的操作流程。而这种业务流程再造对于提高企业的信息化管理效果具有很大的影响。因为经过业务流程再造，可以把企业管理流程中不合理的环节去掉，从而提高企业的管理效率。