高校图书馆业务流程的重组

2011-07-21余晓华

图书馆学刊 2011年11期

关键词：业务流程流程文献

余晓华

（郑州轻工业学院图书馆，河南郑州 450002）

余晓华女，1978年生。硕士，馆员。

1 高校图书馆传统业务流程

高校图书馆传统意义上都是从提升管理效益方面来对整体流程进行设计和规划的。通过对文献的加工再处理，将业务流程整合为4个步骤，即采编典、流通、阅览和参考咨询。

1.1 文献资源采访

采访指的是图书馆通过对目标机构的服务性质、服务内容、服务特色和馆藏特点的研究，建立通过各种信息渠道获取相应信息的一个流程（见图1）。

图1 传统图书采访流程

1.2 文献资源组织

文献的编目和典藏是图书馆对资源组织的重要手段。文献编目主要涵盖了描述性和主题性两方面内容，这也是对文献资源属性上的划分；典藏的意义是对加工后的文献进行空间上的组织和分配，是对文献资源和对应部门科学管理的一套易于操作的业务流程。

图2 传统图书编目的一般流程

1.3 文献资源服务

文献的流通、阅览和参考是以往图书馆对外服务的主要方式。流通主要指的是图书馆本身为用户提供的借阅服务，也就是图书馆的外借功能。它主要有这样几个流程：借还、预约、续借、查询、过期处理和统计等，具体见图3。

图3 传统图书流通流程

阅览指的是图书馆为用户所提供的实时资料阅读服务。

参考咨询指的是读者可以充分发挥图书馆典藏资料信息庞大的优势，结合自身要查阅的信息，通过图书馆的实时检索、二次检索等多层次的信息检索服务，从而获取全面的信息资源。

2 高校图书馆传统业务流程中的问题

传统图书馆业务流程主要依据信息资料类型来设计，将同一类别的学科信息进行分割处理，不利于相关资料在功能上的交流和沟通。同一类别的信息被人为地分散到各个流程中，而各部分的业务流程又不能及时调整和改变。

2.1 忽视了用户的真实信息需求

传统图书馆业务流程的重点是信息加工，这与用户在信息需求上的性质是相悖的。也就是说图书馆在业务流程上忽略了用户在信息需求上的要求，进而导致了用户和信息资源的脱节。另外，由于图书馆对文献资料的划分是根据文献不同的类别和属性区分的，而且将文献资料的管理划分为物理空间上的管理，导致不同的文献信息在空间上处于不同的位置，影响了用户在获取信息资料上的便捷性和统一性。传统图书馆将不同类别的文献分配在不同馆室，不利于用户对信息资源的集中获取，直接导致了用户满意程度的下降。

2.2 缺乏完整的业务流程设计

传统图书馆就其发展来看，基本实现了计算机网络化管理，但由于其业务流程没有发生实质性的改变，实际上没能发挥其应有的功效。也就是说计算机网络化的管理改变的只是其中的方式，而非根本属性的变化。其原因在于，信息技术在图书馆管理上的应用，并没有对原有的业务流程造成实质性的冲击，没有改变业务流程的方法和步骤，进而弱化了信息系统的效应。如果只是单纯地将计算机管理应用到模式化的操作，是不能发挥网络化管理功效的。

2.3 缺乏对外部环境的应变能力

传统图书馆在业务流程上的缺陷，在某种程度上影响了信息传递的速度，不能在业务管理上及时采取对应的对策，造成各个业务部门功能缺陷。横向看，图书馆的组织机构只是单向处理和整合自己分内的工作，而对中心业务流程重视不够。纵向看，图书馆所设置的不同层次结构，在一定程度上影响了各个业务部门的交流和沟通，层次属性的设置阻碍了各部门的沟通，同时，一线工作人员的临时应变能力受到限制。

3 高校图书馆业务流程的创新

伴随着社会信息化进程的加快，图书馆在业务流程上的创新成为必然。业务流程很大程度上影响着图书馆的未来发展。在新的管理理念影响下，图书馆业务流程应突出以下几方面内容：

3.1 建立统一的信息资源服务体系

在信息资源建设上，将原来图书馆中各个部门已有的数据进行整合，包括图书、期刊、电子资源等，优化资源构架。这样不仅能有效缩短管理的流程，还可以提高图书馆业务工作的效率。在信息资源建设上，需要采用一个比较统一的、操作比较规范的流程，以保障资源的合理分配。

图4 学科资源集成

3.2 构建资源整合与重组学科体系

各类学科资源的整合是当下图书馆发展模式的需求。它具有一定的灵活性和兼容性，是发挥图书馆信息服务潜能的有效途径。学科信息服务的重点是开发图书馆信息资源的多重属性，是结合自身的信息资源，最大限度满足用户多层次的文献信息需求。

3.3 构建一站式集成服务体系

当代图书馆要考虑到用户获取信息的习惯，建立一个综合的、集各种信息资源的业务流程体系，其中要对传统图书馆业务流程的各个环节进行优化和整合。在各个学科之间，一方面要实现传统意义上的流通、借阅等功能，另一方面还要将个性化、主动性等服务理念融入其中，构建信息资源的有效服务，以此为更多的用户提供更便捷、集成化的服务，方便用户对信息的利用。