图书馆期刊现刊架位预留方式及计算方法

王长印

(吉林师范大学 图书馆，吉林 四平 136000)

架位预留，是指期刊现刊架区中为保证新到期刊能够顺利入架和分配架刊号，事先根据各类期刊增长频率而预留出来的期刊现刊架位.它在保证当年期刊排架、上架工作顺利开展的同时，也为今后新增期刊预留出了摆放空间.预留方式和计算方法的科学与否，决定了期刊现刊上架是否顺利和倒架工作量的大小.

1 架位预留方式

架位预留方式，是指期刊现刊正在使用的架位与预留架位之间的空间位置关系，大致可分为各自设立独立的架区和混合编排两种，在混合编排中又有单号预留和整层预留之分.通过组合运用独立成区与混合编排、单号预留与整层预留，从而形成多种多样的架位预留方式.

1.1设立单独预留架位区

设立单独预留架位区，是指在期刊现刊原有架区以外设立专门的预留架位区，以供新刊上架阅读.这样做的好处是不会干扰原有期刊的排架，原有期刊和新到期刊在一定时间内各自现刊架号保持不变，有利于快速查找新旧期刊.同时，因为新到期刊是在刊物达到一定数量时才加入到现刊原有架区之中，还利于工作人员掌握刊物的实际情况从而减少因情况不明造成的重复劳动；缺点是增加了工作量，当新刊加入现刊原有架区时，需要重新分配架刊号，并且因为原有架位不足还要进行倒架.

单独设立预留架位区的方式使用的不是很多，但如果本馆期刊数量原本十分庞大，新订期刊因为空架架位统计不明或是其它原因暂时无法分配现刊架号，为了避免影响读者阅读和使用刊物，这种方式便能起到解决燃眉之急的作用.当然，一些每年新订期刊比较少的小图书馆，出于节省架位的考虑也可以使用这种方法.

单独设立预留架位区的最大特点是独立成区、整架预留.一个单独的预留架位区，多是由几个甚至十几个期刊刊架组成，在未被使用之前都是整架空置.值得注意的是，不是所有新增期刊都必须放到单独预留架位区，要以充分利用期刊现刊原有架位区架位为前提，只有当原有架位区删订旧刊时空出的架位以及之前空置的架位都被完全利用后，才可以把新刊放置到单独预留架位区，此时的现刊原有架位区期刊上架多以密集排架为主.并且，单独预留架位区中的现刊架号排列方法、分类顺序与现刊原有架位区都是相同的，二者是两个并行的、有新旧之分的却又密切相关的独立系统.

(示意图一)期刊单独预留架位区

■表示被完全使用的期刊刊架，黑色架区是现刊原有架区；□表示空置的期刊刊架，白色架区是单独预留架位区.

1.2预留架位区混编在现刊原有架区之中

混编，即混合编排，不设立单独的预留架位区，不再把整个期刊刊架当作预留单位，而是以单号或是整层为预留单位，二者单一或是混合使用，使得原来单独的预留架位区的架位以化整为零的方式分散分配到现刊原有架区的各个单架之中，只保有一个统一的现刊架区.

(1)密集排架、整层预留.这是指现刊架区排架时期刊与期刊之间没有闲置空间，只在本小类下根据增订频率以层为单位进行架位预留.这种方式的好处是可以最大限度的利用现有架位空间，新增期刊除顶替删订旧刊时空闲出来的架位外，一律摆放到预留架区，相对而言旧刊的位置变动比较小，较小的位置变动和大密度的集中摆放便于读者检索和工作人员管理.但缺点是一旦旧有期刊改版，开本由小变大则容易出现摆放空间不足的现象，那么改版期刊就要调整摆放位置和分配新的现刊架号.

(2)松散排架、单号预留.这是指根据本类期刊增订频率在现刊架区排架时每层期刊刊位都采取-1/2的方式，每层可以排四本期刊的只排三本期刊、可以排五本期刊的只排四本期刊或者三本期刊.采取这种预留架位方式是建立在新增期刊总量比较少的基础之上的，删订旧刊所空出的架位和单号预留的架位便足够新增期刊上架时使用.

(3)松散排架、单号预留+整层预留.这是指除了根据本类期刊增订频率在现刊架区排架时每层期刊刊位都采取-1/2方式的同时，还在每小类下设立整层预留架位区.这种方式的好处是为今后很长一段时间内新增期刊预留出了充足的架位空间，省去了因架位不足要反复倒架的麻烦.

(示意图二)混编

在本示意图中，■表示正在被使用的现刊刊架，但只是部分被使用，其中每架还包括预留架位，单架示意图见下文“示意图三”，所有黑色区域是混编后一个完全统一的现刊架区.

松散排架与密集排架是对立统一的.二者在形式上是完全不同的空间摆放方式，但采取松散排架是为了给新增期刊预留出大量摆放空间，在一定时间内省去反复倒架排架的麻烦，当期刊增长到一定程度将所预留架位全部填满时，松散排架就会演变成密集排架.在几种预留架位方式中，“松散排架、单号预留+整层预留”是一种相对比较合理和实用的排架方式.

2 预留架位的计算方法及空架检索表

2.1预留架位的计算方法及步骤

本预留架位计算方法和步骤的确定，是建立在“松散排架、单号预留+整层预留”基础之上的.每层采取-1/2的办法预留1到2个架位，层数为每排-1预留最后一层为预留架区.

(1)理论上预留架位总数的计算方法.从理论上讲，预留架位不等于现刊可使用空架数，预留架位包括已经使用的预留架位和空置中的预留架位两种，而现刊可使用空架数=现刊使用区空架数+预留架区空架数.

第一步：现刊总架位数=总架数*每架架位数

如“示意图三”中，第4架正面为36个架位，那么全架则有72个架位，如果全期刊部有50个期刊架，那么总架位数=50*72=3600，即3600个总架位.

第二步：现刊使用区总架位数=总架数*每架现刊使用区架位数

如“示意图三”中，第4架黑粗字体表示的每架现刊使用区架位为36个，那么现刊使用区总架位数=50*36=1800，即1800个架位.

第三步：预留架位总数=现刊总架位数-现刊使用区架位数

如“示意图三”中，预留架位总数=3600-1800=1800，即1800个预留架位.

(2)实际预留架位总数的计算方法.上文中提到的预留架位总数计算方法只是一个纯理论概算，它呈现出来的是理想的计算模式，只有在此原则的基础之上才能寻找出更合理和实际的计算方法以及步骤，在实际工作中每类期刊预留架位是不可能整齐划一的.如果要准确的计算出实际预留架位总数，还是要将每类期刊实际预留架位数逐个相加.方法及步骤如下：

第一步：每类期刊理论预留架位数=每年本类期刊平均增长频率*预留年数

比如，某类期刊原本有18本，每年增加4本，减去删掉的旧刊外，平均每年增长频率≤2本，要求预留出未来10年的期刊架位.计算结果为，每类期刊理论预留架位数为2*10≤20，取最大值，即需要预留20个架位.需要说明的是，增长频率都采用“≤”的取值方法，每年为1.5本的取≤2本，每年为3.4本的取≤4本，如此类推；每类期刊预留架位数，在取值时一律取最大值，这样便能够保证预留架位的充足性.

第二步：每类期刊实际预留架位数=每类期刊架区实际占有预留架位数+使用区空置架位(每类期刊实际预留架位数≥每类期刊理论预留架位数)

接第一步中的事例进行解释，如果以“示意图三”中的第4架为摆放刊架，那么此类期刊原有18本，将要占用第4架一侧现刊使用架区全部18个架位；而剩下的6个单号预留架位和3个整层预留架区相加，实际上总共只有18个预留架位，无法满足理论预留要求.为了满足最大理论预留需求，就要扩占另一侧一层现刊使用架区.这样，此类期刊就占有19个预留架位和3个现刊使用区空置架位，那么其实际预留架位数=19+3=22.

第三步：实际预留架位总数=A类期刊实际预留架位数+B类期刊实际预留架位数+C类期刊实际预留架位数……

2.2空架检索表

期刊现刊空架统计在新订期刊

分配现刊架号过程中起到十分重要的作用，一般统计都是单纯的列出现刊架号，如果再能辅以表格则更具有直观性.下面以第4架一侧为例列表说明：

(示意图三)松散排架、单号预留+整层预留

黑粗体字表示现刊使用架区架位号，每层黑粗体字外的黑细斜体字表示各层的预留架号，最下一层黑细斜体字表示整层的预留架区，每层现刊使用区后的单个黑细斜体字表示单号预留架位，标有“字符边框”的黑粗体字架号是删订旧刊时及现刊数量不足以填补使用区时空置出的使用区架位，标有“字符底纹”的黑细斜体字则表示此预留架号已经被使用.通过以上方法来进行标记，就可以从列表中清楚快速的观察到目前可使用的空架架位，以便按本馆现刊架号分配原则进行架号分配.

在期刊现刊的管理当中架位预留起着举足轻重的作用，只有科学的预留现刊架位才能有规律的排放新增期刊.否则不仅增加了不必要的倒架频率，还对期刊本身的登录验收和排架上架起到阻碍作用，进而防碍工作人员管理和读者正常利用期刊.

参考文献：

[1]郝朝军.架位预留技术是图书馆藏书搬迁的核心技术[J].图书馆建设，2007(6).

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[5]杨佳祝，张永彬.重组高校图书馆现刊排架号操作实践[J].图书馆工作与研究，2010(2).