应收账款内部控制管理实践探讨——以江苏苏美达集团公司为例

江苏苏美达集团 赵建国

江苏苏美达集团公司是大型国有外贸集团，主要从事机电产品进出口，2010年进出口总额27.9亿美元，其中：出口总额12.5亿美元，进口总额15.4亿美元。历年来进出口总额在江苏十大外贸集团中稳居前列。由于外贸企业其业务经营的特点，会存在着较高比例的应收账款。多年以来，江苏苏美达集团公司一贯重视对应收国内外账款的管理，建立健全了一系列应收账款内部控制制度，摸索出一条行之有效的管理体系，有效地控制逾期应收外账款的发生，使企业的资产一直保持着优质、高效地运行。

一、加强应收账款内部控制管理意义

对应收账款管理的重视，江苏苏美达集团公司也经历过曲折的过程和惨痛的教训。改革开放初期，当时对应收账款管理的认识还不到位，为了扩大出口规模，对出口拉美、东南亚的机电产品放账赊销，结果大量的应收账款产生坏账。

随着经济体制改革的深入，江苏苏美达集团公司经营体制也由统负盈亏转为独立核算、自负盈亏模式，“精打细算过日子、加强管理做业务。”逐渐成为企业发展的宗旨，江苏苏美达集团公司上下对应收账款管理的认识统一到“收到早晚是效益问题，收到与否是生存问题。”的高度。

30多年来，通过内部制度建设，不断完善内部控制制度，建立ERP系统和信用管理体系，组织业务、物流和财务等条线人员的学习、宣传和培训，配之以绩效考核和经济处罚，使得应收账款管理和风险防范意识深入人心，成为每位员工的自觉行为。

二、建立与完善应收账款管理内部控制制度

根据内部控制要求，不相容岗位的科学分离、制约，业务、财务与国际结算等部门各司其责。

对应收账款管理在不相容岗位的分离上显得十分重要，江苏苏美达集团公司从销售业务管理、信用管理、现金管理、绩效管理等环节着手，杜绝管理盲区。应收账款管理在销售业务环节的管理重点是付款方式，是否接受赊账方式要经过授权和审批，大额合同要董事会批准，销售员不能擅自决定。应收账款管理在信用管理环节的管理重点是信用额度，业务开发时能给客户的信用额度多少，采取何种信用政策，都由信用管理部门决定。应收账款管理在信用管理环节的管理重点是资金回流，对资金周转的管理是由财务部门牵头，赊账项下的资金能否及时回笼，将影响企业的资金周转、融资成本甚至财务风险。财务部每月检查是否产生新的逾期应收账款，督促催收到期应收账款。应收账款管理在绩效管理环节的管理重点是赏罚分明，一旦产生逾期应收账款，按逾期金额扣减经营人员的考核利润，督促其及时、积极催收。通过实践证明，由于职能分离、职责分明，能有效地降低坏账产生。

三、加强应收账款内部控制管理措施

第一，建立具有业务特点ERP系统，提高信息化管理水平。江苏苏美达集团公司目前使用的ERP系统包括业务经营的ITS系统、财务系统、银企直联资金平台三部分。研发始于1997年，通过持续改善，在经营、管理中具有不可或缺的作用。

ITS系统进行合同管理、客户管理、销售管理、物流管理、信用管理、国际结算管理、现金流管理和应收账款管理等等。财务系统除承担会计核算、财务报表外，还要进行逾期账款管理、资金管理等等。银企直联资金平台主要对银行端的收付进行实时管理，及时掌握应收账款的回收情况。

以上三个平台是根据江苏苏美达集团公司的经营管理特点量身定做的，基于信息安全的角度，系统相对独立，但又能通过数据包进行共享。根据权限，信息资源进行分享、管理及监督。

由于业务都在ERP系统中反映，应收账款就无处藏身了，逾期账款也会一目了然，客户信用状况也公开透明。企业内部管理减少了产生信息不对称现象的死角，管理水平逐年提高。

第二，组织架构合理，管理流程有效。为防止管理失效，江苏苏美达集团公司在管理的组织架构建设上下功夫，对所辖的6大控股子公司采取财务人员的全员委派及物流、国际结算人员的委派制。管理流程大为缩短，既能使得服务前置，又可在业务一线进行管理。管理的针对性强、目标明确。由于委派制的有效执行，最大限度地减少逾期应收账款瞒报、少报、漏报、迟报现象的发生，争取到最佳的催收时机。

发挥“跟踪收汇管理”功能，对应收账款进行日常监控和全程跟踪管理。在预计结汇日前，通过信息系统和人工提示进行催收，对出现短暂逾期及时排查原因并跟踪处理，并根据情况及时进行信用险可能损失申报及索赔处理。定期编制发布逾期账款报表上报各子公司和集团领导掌握应收账款情况。

图1 ERP系统收汇的“结汇水单管理”界面

第三，建立客户信用档案，加强信用管理。客户信用管理是一个持续的管理行为，客户进行评审是ISO9000质量体系的主要内容，包括客户的专业能力、财务状况、信用调查、授信评估等等。对新客户来说，如在未充分调查的情况下贸然开展业务，极易受到损害；对老客户来说，也可能因其经营状况的变化，使得财务恶化。

首先，通过中国信用保险公司以及邓百氏等国际咨询机构对新客户的资信进行调查，根据调查结果确定信用等级及授信额度；

其次，ERP系统记录还款信息，并对还款记录进行分析，评价客户信用，据此指导业务的开发；

最后，经常拜访、随访新、老客户，掌握客户的经营场所、经营状况、市场分布、偿债能力和员工精神面貌等第一手资料。并在ERP中反映，通过实践证明其效果往往好于函调。

通过以上多项有效措施，将收汇风险扼杀在萌芽状态。

第四，建立应收账款预警机制，实时监管收汇风险。在ERP系统中建立应收账款预警机制，实时监管收汇风险。国际结算部加强对国际贸易和相关专业领域的动态跟踪研究，及时对高风险国家、地区、行业及商品发出预警通报，对黑名单买家发出业务通报，实行风险的动态管理模式。对国际惯例和技术标准新动向发布业务指导，通过集团内网和邮件系统发布应收账款风险指导的专业文章，同时定期整理发布包括重点客户收汇动态跟踪在内的国际结算简报，加强宣传指导，提升广大业务人员收汇安全意识和能力。

图2 ERP系统中的风险预警平台

第五，加强全员培训，风险意识深入人心。制度不是用来“纸上画画、墙上挂挂”的官样文章，是用来执行和防范风险的，而执行的主体是人。那么执行者的理念能否达到，仅靠奖惩还是不够的，要让他们认识上提高，变“要我执行制度”为“我要执行制度”。

为统一思想认识，江苏苏美达集团公司组织了一系列的员工培训。根据管理需要和工作特点，对新员工、业务骨干、管理层等不同人群进行业务知识培训、管理制度培训、流程优化培训。为加强应收账款管理提供了思想保障，管理深入人心。

第六，投保出口信用保险及风险自留。应收账款风险防范的补救措施就是投保出口信用保险及风险自留。

投保出口信用保险。江苏苏美达集团公司2010年12.5亿美元出口业务中，非信用证业务7.70亿美元，占50%，投保出口信用保险的7.1亿美元，覆盖率占非证业务的92.17%。未投保的业务也是按信用政策，对信誉好、实力强、合作久的客户在授信额度内，有限地赊销。

风险自留。由于国际市场风云变幻、加之金融风暴的来袭，客户付款难、倒闭破产的现象也会发生。造成的坏账，保险公司会赔80%，仍有20%需要自己消化。计提足额的坏账准备，以及售价中充分考虑财务成本进行风险自留、消化十分必要。

通过投保及风险自留等手段，降低应收账款风险的成效非常明显，江苏苏美达集团公司一年一度的清产核资，很少出现不良资产，资产质量在同业中处于先进行列。

第七，立体管理、奖惩到位，建立业务人员自我约束机制。业务人员在业务运作过程中直接与客户打交道，比其他部门或人员更容易了解客户的情况，也更容易发现客户的异常行为，因而加强业务人员对逾期国内外往来的防范和催收，建立业务人员自我约束机制至关重要。

明确业务人员对业务风险的责任，将逾期国内外帐款列入对业务人员奖金考核的指标。按规定，凡逾期应收帐款超2个月的，从第3个月起，每月按逾期额的5%从相关经营公司的计奖利润中扣除，直至收回逾期账款。子公司再根据业务人员过失大小扣减其奖金。

从制度上规范业务人员的行为。包括：预付货款的比例和金额，需要办理哪些手续，什么样的业务和以什么方式成交的业务需要经过哪一级签字审核，什么情况下必须对客户的资信情况进行调查，逾期账款发生后如何处理等等，都在制度、ISO9002上做出了明确的规定。这种约束机制既增强了业务人员的风险意识和责任感，又确保了资金及时回收和效率的提高。

［1］李现叶：《对应收账款加强内控管理》，《河北煤炭》2011年第1期。