运用信息化手段助推企业标准化管理

2011-05-24许大卫

山东电力技术 2011年2期

关键词：业务流程标准化流程

许大卫，袁翔

（北京超高压公司，北京 100052）

0 引言

企业标准化是企业管理的一项基础工作，是管理方式方法和流程的优化，是提升员工素质和提高管理水平的有效手段。通过信息化手段，推行企业标准管理信息系统，实现企业内部管理的标准化、信息化、网络化，巩固企业标准化建设成果。

1 信息化手段助推标准化管理主要思路

以企业标准化管理为基础，以业务需求为导向，充分运用信息化技术资源，构建集标准化管理之标准化系统、信息资源库、岗位工具箱和工作应用平台于一体的企业标准化信息系统，优化企业管理流程，实现管理业务流转的信息化。同时实现标准体系文件统一管理、动态修订、综合查询，实现信息资源共享，打造强有力的流程管理体系、及时有效的问题解决机制、量化细化的绩效评价体系，促进标准化管理工作的深入推进，真正通过信息化手段助推企业标准化管理。

2 企业标准信息管理系统主要功能

建设实施企业标准管理信息系统，主要满足四大功能：一是实现企业标准体系文件（管理标准、工作标准、技术标准）统一管理，实现标准文本动态修订，多角度综合查询；二是通过系统固化各职能部门主要业务流程并具备自由搭建流程的功能，真正实现企业管理工作从职能管理向流程管理的转变；三是建立岗位工具箱，使岗位工作与岗位职责、工作流程、工作计划的有机结合，实现岗位工作标准化；四是建立绩效评价体系，通过真实科学的统计数据，合理反映所有系统用户的流程处理效率，工作安排的完成情况，作为绩效管理工作的评价依据。

2.1 标准化流程管理

标准化流程管理是企业标准信息管理系统的主要功能和突出特点。它将完整的流程分解为不同的角色节点，通过标准化的数据传输来进行业务流转，并按照原有的流程结构形成全新的闭环管理。它可以精确控制各个功能模块信息传递和各种信息之间的交互传输，保证工作流转的标准化。系统具备流程自由搭建、流程自启动、流程处理时效的图形化监控等功能。流程通知可通过短信、邮件等多种方式提醒，结合VPN等技术手段来进行远程的业务处理，或通过代理处理的方式解决因人员外出导致的流程停滞。

流程搭建界面及工作流监控见图1、图2。

图1 流程搭建

图2 流程图形化监控

2.2 岗位工具箱

岗位工具箱将个人岗位职责与业务流程、待办文件和工作日程等有机结合，为新人员快速适应岗位需求创造条件，同时作为工作标准的补充部分，引入创新型的“角色”元素，使得业务流转更加顺畅自如。具体功能页面如图3所示。

图3 岗位工具箱

2.3 报表统计

实现对流程执行、文档管理等方面的统计查询，为开展绩效管理提供评价依据，同时可以根据各类流程的各个环节进行报表的自定义，按需生成相应报表。具体页面效果见图4。

图4 流程处理时长统计

2.4 企业标准文库

系统可以实现对标准体系文件的统一管理，可实现按照定义的字段要求进行综合统计查询，也可按照标准体系文件的树状结构进行查询，系统具有创新特点的是能记录访问标准体系文件的人员登录日志，便于了解标准体系文件被浏览和执行的最新情况。

2.5 工作日程管理

系统可以将员工的工作计划和日程安排进行管理，通过自定义周期性工作来实现计划的自动实施，同时上级主管领导还可在日程中添加交办工作。上级可通过查询下级员工的工作日程，来实时了解员工的动向和工作状态，确保上下级之间的工作信息畅通。

3 企业实施案例

3.1 系统应用基本情况

北京超高压公司自2008年7月7日启动企业标准管理信息系统建设项目，2008年10月1日试运行，2008年11月1日正式上线运行，系统覆盖了公司生产、经营、行政等共计14个职能处室（中心）共计58个主要业务流程。

截止到2009年12月31日，共启动系统流程3 000余个，涉及到公司所有职能处室和二级单位共计18个部门，管理公司标准文件达605个，目前系统用户已经达到了200余个，同时在线用户每天达50余个。

3.2 系统应用带来的新变化

系统用户每天上班第一件事情就是登陆企业标准管理系统处理待办工作及会议安排，检查是否有超期未执行的流程，编制工作计划，查看工作日程，查看自身发起或者参与流程的最新状态，查阅和学习公司标准体系文件，系统具备的短信提醒流程通知功能，确保了员工即便是暂时离开，也能随时随地掌握待办事宜，及时处理完成相应业务流程。标准化主管每天打开系统查看标准文件的浏览状况，及时了解哪些标准文件被经常关注，哪些文件被冷落，以便于领导可以通过系统轻松查阅公司所有系统运转流程的实时状态，同时还可以轻松掌握下属的工作任务和日程安排，所有的管理工作顿时变得井然有序。

3.3 促进系统应用的方式方法

为了进一步推进系统深化应用，促进标准化建设成果真正落地，确保系统应用提升标准化管理水平，将标准信息系统与绩效管理相融合，将系统应用作为各部门月度关键绩效指标。北超公司生技处作为标准化管理归口部门，每月编制系统应用评价报告作为评价各部门绩效完成情况的主要依据。

3.4 系统上线应用后的效果

通过项目建设和系统成功上线应用，系统业务数据逐月丰富，流程关闭率逐月提高，标准体系文件的查阅频率逐月提升，系统应用数据的变化带来了企业面貌的变化，企业员工标准化意识得到了明显增强，达到了了通过系统应用促进标准化成果巩固，规范和提升职能管理水平，优化和改进工作方式的目的。系统经过一年多的运行，目前整体运转正常，应用情况良好。

3.5 管理效益分析

系统自上线以来，原来需要走纸质的审批文件，现在全部转化到从系统走审批流程，原来未按照流程执行的工作，现在全部严格按照流程执行，系统上线应用使流程执行更加规范，更加透明，更加高效。另外从标准文件的管理角度来说，标准文件版本得到了有效控制，所有的文件文本都是唯一的，确保了文件内容的严肃性，同时将标准文件的制修订流程通过系统进行固化，确保了企业标准体系建设的规范和有效。该系统的另外一个特点是创建了岗位工具箱功能，也即是将个人的岗位职责和业务流程、管理制度、日程安排、待办工作等内容有机结合，实现了岗位管理标准化，同时为新人员快速适应岗位创造了培训条件。

3.6 经济效益分析

系统将公司各类管理制度和标准体系文件进行管理，不需要再打印和保存纸质的标准体系文件。通过系统固化业务流程，实现业务流程网上驱动，节省了大量的纸张，初步统计，每年可节省办公纸张费用10余万元。同时工作流程可根据企业实际进行灵活定制，业务流程发生变更，不需要再进行底层程序修改，只需要修改配置即可，维护方便，降低了系统维护费用，经济效益非常明显（表1）。