海南省高校图书馆事实数据库系统研究与实现*

陈君涛展金梅王 海林 岚

（1,4.海南经贸职业技术学院图书馆，海南 海口 571127；2.琼台师范高等专科学校，海南 海口 571127；3.海南职业技术学院图书馆，海南 海口 570216）

1 系统开发背景

高校图书馆的统计工作历来是教育统计体系的重要组成部分，是教育行政领导和教育管理工作者组织决策的重要依据，是图书情报工作者教学和科研的重要参考。在全国高校图工委的统一部署和指导下，自1989年起至今，高校图书馆统计报表不断完善、不断充实，于1999年正式建立了《全国高校图书馆事实数据库》，并已实行高校图书馆统计数据的网上填报。

图书馆统计工作具有及时性、准确性、全面性和系统性，是一项比较复杂的工程，需要认真研究和实践，并在实践中不断加以改进和完善[1]。应根据工作的实际需要，变化和增加新的统计内容，完善统计指标体系，保证统计工作的系统性，以提高统计质量，使高校图书馆的工作从经验管理走向定量化和科学化管理，充分发挥事实数据库在高校图书馆工作中的作用，促进图书馆事业的发展。

2 系统开发的必要性

2.1《全国高校图书馆事实数据库》功能及统计指标存在缺陷

在网络信息技术高速发展的今天，图书馆的办馆理念、服务手段、服务对象、服务环境和载体发生了巨大变化，以《普通高校图书馆数据统计报表》为蓝本，制定的《全国高校图书馆事实数据库》中的统计指标，已远远不能全面体现当前各高校图书馆的真实情况。

2.2 特色指标要求构建《海南高校图书馆事实数据库》

海南省高校图工委于2005年在参照《普通高等学校图书馆评估指标（征求意见稿）》的基础上，结合海南省各高校图书馆的实际情况，制订了《海南省高等学校图书馆评估指标》，内容上充分体现了海南高校图书馆的地方特色，而这些特色指标在《全国高校图书馆事实数据库》中无法反映出来。为此，有必要结合海南高校图书馆的评估指标，在《全国高校图书馆事实数据库》的基础上制定出具有海南高校特色的统计指标体系，建立一个能反映海南高校图书馆建设水平和服务水平的事实数据库，以促进海南高校图书馆事业的发展，为教育主管部门更好地掌握海南高校图书馆发展的基本情况，科学地进行宏观管理和指导提供方便，为图书情报工作者教学和科研提供重要事实参考。

3 数据库系统设计和实现

3.1 数据库统计指标体系设计

在《全国高校图书馆事实数据库》的基础上，设计和开发一个能反映海南高校图书馆建设水平和服务水平的数据库系统。以更为清晰的数据反映海南各高校人员结构、年度经费、书刊贮藏、图书服务、情报服务、计算机设备、引进的电子资源数据库或应用系统以及馆舍、设备和资料室等情况。统计分析并掌握这些数据，有利于为提高海南高校图书馆事业的发展水平，预测高校图书馆事业的发展趋势提供依据；有利于海南高校兄弟馆之间合理组织和管理，并且通过对这些数据的统计分析，为进一步完善高校图书馆的管理制度和发展提供依据[2]。

3.2 数据库系统功能结构

3.2.1 系统结构

海南高校图书馆事实数据库拟分为5大子系统，分别是录入/修改子系统、建库子系统、统计子系统、查询子系统、报表子系统，结构如图1。

图1 系统结构

其中数据录入子系统中的图书馆事实数据分为6个一级类目，包括图书馆基本情况、馆藏资源状况、图书馆服务状况、图书馆三化建设状况、图书馆学术研究状况，每个一级类目下再细分二级、三级类目等。

3.2.2 系统功能改进

①在系统开发过程中，考虑各馆每年在录入数据时，有些数据与往年的基本相同，为此，系统增设了复制新增功能。其操作方法是：查询某一年的数据库，点击“复制新增”按钮就可以完成新增当年的图书馆各项数据，同时也可以通过修改子系统对其中部分数据进行修改，以达到准确完善。

②为了实现与全国高校图书馆事实数据库的数据相对接，本系统在开发过程中充分考虑了两个系统之间的联系，特新增年度数据导入功能，导入数据的格式分别为XML文档和XLS文件两种类型。这便于针对各馆的不同需要，更好地简化数据录入过程中重复的工作，节省人力和时间，提高工作效率。

③全国高校图书馆事实数据库在报表统计的过程中存在一个较为严重的缺陷：报表中的所有字段都是固定不变的。因此，造成各馆在统计时，报表中部分字段不符合本馆的需求，无法体现出本馆在年度变化中所需要字段数据的变化情况，不能多方位地体现图书馆事业的发展水平。为了更好地满足图书馆在统计中的需求，体现数据库系统的实用性、易用性，我们在海南省高校图书馆事实数据库中增加了独具特色的报表统计功能。其设计思想即是将报表中所有字段放在数据库表中，数据库表结构的设计见表1。

表1 报表字段

各馆在统计报表之前，可以按照系统默认的选中字段进行统计，也可以根据自身的需要选取字段进行统计。选取的字段将自动组成规范的表格。在库表中，选取字段的Flag将变为True，未选取字段仍然为False。同时报表子系统也提供字段在报表显示的先后位置，以选取标志为True作条件，按排序号从小到大进行排序。若要修改字段排序时，各馆的管理员登录系统，修改排序号便可。各馆在使用时只需要修改一个报表字段表，就可以统计不同的报表，而且修改的时间短，使用周期长，大大提高了报表子系统的功能，丰富了报表的内容，同时提供报表打印功能。

4 系统特点

4.1 实现与《全国高校图书馆事实数据库》对接

系统数据库在设计的时候除了吸取《全国高校图书馆事实数据库》字段设计的特点之外，还独创了数据对接功能。即系统可以将图书馆每年的事实数据导出为XML文件，然后将该文件中的数据导入《全国高校图书馆事实数据库》中，同时，也可以将《全国高校图书馆事实数据库》的数据导出为XML文件，然后通过本系统提供的接口将XML中的数据导入本系统中。这样，两个系统的数据相互导出和导入，减少了图书馆工作人员大量的数据录入时间，减轻了工作量，提高了工作效率，保持了数据的一致性。除导出为XML格式之外，系统还提供了XSL的文件格式。

数据对接的实现既完成了《全国高校图书馆事实数据库》事实数据的录入工作，也增强了系统处理数据的灵活性和扩展性，同时也减少了因人为原因导致数据录入错误的可能性。

4.2 统计报表更加灵活

图书馆统计工作是图书馆业务工作的重要组成部分，是人们认识和了解图书馆各项工作指标的依据，是一项复杂的系统工程。

在实际报表统计工作中，固定式表头的报表有时不能较好地满足各馆的统计需求，或者不能更多反映各馆统计数据的需要，因此，本系统在开发过程中，增加了自定义报表表头的功能，即用户可以根据需要预先设定统计报表的表头字段，统计字段也可以灵活设定其在报表显示的顺序。待报表字段和字段显示顺序设定好之后，系统将会按设定好的报表字段显示统计结果，并提供打印功能，而且用户可以根据需要随时更改报表的表头字段及其显示顺序。

从报表字段添加页面中，选中如下字段：馆舍总面积（A1）、正式职工（A31）、当年图书馆运行费（B1）、购纸质资源（B21）、购电子资源（B22）、馆际互借借出量（H3）、服务器（L3）、存储总容量（L4），并提交系统保存作为报表备用字段，如图1。

统计报表备用字段选定之后，可以在报表字段设置页面中设定字段显示的顺序和是否选用备用字段作为报表中的显示字段，如图2。

报表字段设置页面也可以对备用字段进行删除。如果备用字段删除后，今后再需要这些字段，就要在报表字段添加页面中进行相关操作才能得到。

5 思考与展望

图书馆统计工作是图书馆业务工作的重要组成部分，是用户认识和了解图书馆各项工作指标的依据，是一项复杂的系统工程，我们需要认真研究并在实践中不断地总结经验，不断地改进和完善《海南省高校图书馆事实数据库》，让此系统更好地为图书馆服务。同时，也需要全省各高校图书馆同仁齐心协力，逐步建立标准化、规范化的统计工作体系，使高校图书馆在工作中充分发挥事实数据库的作用，以促进图书馆事业的发展。

[1] 艾 .对完善《全国高校图书馆事实数据库》的建议.大学图书馆学报，2004（2）.

[2] 李新革.对《全国高校图书馆事实数据库》统计工作的几点想法.现代情报，2005（8）.