国有大型企事业单位分布式科技信息资源的共建共享模式探讨

2011-05-08唐迪,蔡敏,黎琳

图书馆界 2011年1期

唐迪,蔡敏 ,黎琳

(中国工程物理研究院科技信息中心,四川绵阳 621900)

随着信息时代的来临,国有大型企事业单位在科技信息资源建设方面也将面临新的机遇和挑战。国有大型企事业单位的特点是机构庞大,下属的各研究所每年产生大量的科技信息资源,但由于各部门地域分散,没有统一的资源整合机制,各单位的信息资源未能很好地开发利用[1]。特别是有的单位每年都会产生大量具有很强专业特点和学科特色的科技文献,由于没有专门的机构对这些科技文献进行统一收集、开发,致使这些科技文献仍分散在各下属各研究所,未能很好地实现交流共享,其学术价值未能得到充分发挥。本文试图建立一种分布式科技信息资源的共建共享机制,以促进国有大型企事业单位科技信息资源的整合利用,使这些资源在科研生产中发挥出更大的作用。

1 国有大型企事业单位分布式资源体系的特征

1.1 科技信息资源的全与精

国有大型企事业单位一般下设有专门从事文献信息服务的机构——信息中心(或称情报中心、图书馆等)。信息中心作为整个单位的信息服务机构,兼顾各研究所的文献信息需要,在馆藏文献采购、收集方面需总揽全局,讲究较强的计划性、广泛的覆盖率,一般会呈现出大而全的状态。而另一方面,各研究所在科研生产中产生的科技信息资源专业性较强、内容精炼。此外,各研究所还存有其主办的各种学术会议文集、研究生培养产出的博硕士学位论文、下属编辑部门的科技期刊等,尤其是一些没有正式出版的内部刊物、项目资料、技术方案,经过长期积累,已具备一定规模,极具参考价值。

1.2 服务方式的专与泛

信息中心作为资源建设与服务的专业机构,在信息服务人员的使用上,综合考虑了学科设置和信息服务岗位的合理配置。信息服务人员将信息资源分类、加工,使数字化工作达到标准化、规范化。如果研究所产生的科技信息资源不经过信息中心的整合,进而统一提供服务,就不能很好地实现共享。

1.3 资源管理信息化程度的高与低

当前信息服务机构的信息化建设得到了前所未有的发展,信息服务领域的自动化管理系统、智能化服务平台纷纷投入使用。国有大型企事业单位的信息中心已实现了资源数字化、服务网络化,并在此基础上为各研究所科研人员提供资源统一检索服务和更深层次的知识服务。相对而言,各科研所由于其工作重心不同,对留存的科技信息资源在保存和利用上都比信息中心要稍逊一筹。

2 国有大型企事业单位分布式资源共建共享的现状

2.1 资源共建共享的网络条件齐备

国有大型企事业单位分布式资源共建共享的模式大致有两种:区域内共建共享和全国性共建共享。有的企事业单位下属机构分布相对集中,属于区域内共建共享;另外一些企事业单位的下属机构分布在全国各地,属于全国性共建共享。但无论是哪种分布情况,各单位在国家积极倡导信息化建设的大环境下,都建成了单位内互联的科研专网,所以分布式资源共建共享的网络环境建设是具备硬件条件的。

2.2 资源共建共享的制度不健全

目前国有大型企事业单位资源建设的宏观制度不甚健全,缺少整体协调和统一规划,这就导致信息中心和科研所资源建设无法形成合力。各研究所对其自主产生的信息资源仍处于自己管理、自行保存的状况,共建共享的观念比较淡薄。虽然有一些信息资源建设的协会、学会、工作委员会,但在行政主管上级没有出台政策文件的情况下,资源共建共享的开展始终得不到有效保障,共建共享常常成为空洞的口号。

2.3 资源共建共享缺乏有效的管理和技术手段

许多单位还未制定资源共享的元数据标准,各研究所的数据标准未得到统一。虽然成员单位之间互联的科研专网已经建设完成,但分布在各研究所的资源检索系统仍存在兼容问题,各单位还未建立起适合所有成员单位上传、下载、检索资源的网络应用平台。更为关键的是,在专网共享条件下,信息资源的访问授权将是一个技术性难题。

3 国有大型企事业单位分布式资源共建共享的模式

3.1 树立大资源观,建立资源共建共享强有力的协调机制

首先要强化信息资源建设的全局观,提高成员单位对资源共建共享的认识。建立一个强有力的领导协调机构进行宏观调控,实行统一领导、全面规划、统筹安排[2]。以中国工程物理研究院(以下简称我院)为例,就是要形成院、院属各研究所、院科技信息中心三方协调,共同建设的局面。

建立院级科技信息资源建设领导小组,其主要职责是制订和规范科技信息资源的收集、管理、发布的具体实施办法,统筹规划科技信息资源建设并协调管理,主持召开院科技信息资源的工作会和业务交流会。

院科技信息资源建设领导小组下设院科技信息资源管理办公室,管理办公室设在科技信息中心,负责院科技信息资源的日常管理工作。主要负责贯彻落实领导小组制订的科技信息资源管理实施办法;组织开展院科技信息资源管理工作的政策宣传和业务培训,组织全院科技信息资源的收集、管理、利用、发布工作;负责院科技信息资源共建共享平台的建设和维护,并负责院科技信息资源数据库的建库和更新工作。

院属各研究所设立相应的所级科技信息资源管理部门,负责本所的科技信息资源业务工作。主要开展以下工作:根据院科技信息资源建设领导小组下发的科技信息资源管理实施办法,组织制订本所的科技信息资源管理实施办法,以确保本所科技信息资源管理工作的正常开展;负责本所科技信息资源的收集,组织保密审查并协调定密工作,按相关规定利用资源共建共享平台及时向院科技信息资源管理办公室报送资源[3]。

3.2 加强对共享资源的整合利用,提升信息资源保障能力

在共享机制健全、资源收集途径顺畅的条件下,要进一步加强对资源的开发利用,提升资源的服务能力,建立统一的网络共享访问平台,大力推行自有资源的数据库建设,使成员单位实现快捷的信息查询利用[4]。目前我们正在进行中国工程物理研究院学术会议论文数据库、中国工程物理研究院博、硕士学位论文数据库和中国工程物理研究院院内出版物数据库等的建设,以方便我院科研人员进行查询。

元数据设计是数据库建设的基础。以我院会议论文数据库元数据设计方案为例,根据“我国数字图书馆标准规范建设”项目的子项目“专门元数据规范”的研究成果《会议论文元数据规范》,该数据库对会议论文的元数据进行了规范,制定了 12个核心元素(如表 1所示)。

表1 中国工程物理研究院会议论文核心元数据

在借鉴国内外著名会议论文数据库元数据设计思路的基础上,根据我院产出资源的实际情况,我们设计了既符合实际检索需求,又能与其他会议论文数据库相兼容的元数据方案。新建立的中国工程物理研究院会议论文数据库不仅能方便科研人员检索、浏览,同时也有利于与已有的资源进行有效整合,如表 2中列出的中国工程物理研究院学术会议论文数据库元数据项。

表2 中国工程物理研究院学术会议论文数据库元数据应用方案

续表2

在元数据设计方案形成后,我们根据原始文献的不同状态设计了不同的资源加工流程,并对数据库建成后的具体服务方式进行了设计。不同种类的原始资源经过资源加工层的数字化处理后,存储到资源存储层的具体数据库里,形成真正意义的数字资源——中国工程物理研究院科技文献数据库。数据库管理系统对资源存储层的数字资源进行数据的索引和发布,在应用层为用户提供数据查询。同时,在应用层还可以开发其他的应用系统,为科研人员提供更加多样的服务形式。