依托ERP软件加强外贸企业应收账款管理

俞云飞

【摘要】应收账款管理是外贸企业资产管理的重要内容之一。利用ERP软件有助于实现应收账款的全面、准确、有效管理。本文根据工作实践经验，从事前、事中、事后等环节对利用ERP软件管理外贸企业应收账款的主要程序和方法进行了阐述。

【关键词】应收账款 管理 ERP 对策

在市场经济不断发展、市场竞争日趋激烈的大背景下，信用销售逐渐成为外贸企业扩大市场、减少存货的常用手段。但是，信用销售往往使外贸企业的应收账款增加，若管理不当，可能导致坏账损失和现金流量不足，影响企业的正常生产经营活动，甚至影响到企业的持续经营能力。以科学、系统的方法来加强应收账款管理，必然成为企业流动资产管理的一项重要内容。依托ERP软件，围绕应收账款发生、催收、结清等过程，建立涵盖应收账款事前、事中、事后管理的控制系统，有助于实现应收账款的全面、准确、有效管理，减少信用销售负面影响。

一、应收账款事前管理控制系统的建立

应收账款事前控制是将信用风险控制在“萌芽阶段”的一项基础性工作。在ERP系统支持下，应收账款事前控制重点在于建立客户基本资料库并执行客户信用评估调查管控程序。

（一）建立客户基本资料库

业务员通过与客户的洽谈与初步审核，双方达成合作意向并要求打样时，由业务人员书面建立“客户资料卡”，经部门经理及以上相关人员审核后统一移交单证部门，再由单证部门负责将“客户资料卡”上的内容输入公司电子信息库（ERP），并对纸媒形式存档，以备各部门共享、查阅。

（二）执行客户信用评估调查管控程序

一是进行客户信用风险评估。凡和公司达成初步合作意向的任一客户，在正式合作之前，其负责业务员必须对该客户通过交谈、网络、媒体等方式进行初步调查，建立书面的“客户信用评估资料表”并在ERP系统上录入。二是实施客户信用评估调查管控，单次合作金额在一定金额内时，可仅由企业业务部门根据“客户信用评估资料表”进行全面评估调查，否则要通过专业机构（如：邓白氏、中信保）进行调查。三是依据“客户信用评估资料表”和专业机构的调查结果，由相关授权人批准是否进一步建立合作关系、确定合作付款条件，并在系统中录入。四是对于缺少“客户信用评估资料表”和专业机构的调查结果或相关授权人批准意见的业务，一律不得签订合同。

二、应收账款事中管理控制系统的建立

应收账款事中管理强调及时、准确、便捷，是信用风险控制的核心工作。在ERP系统支持下，应收账款事中控制重点在于对业务关键点进行科学的管理控制，业务关键点通常包括下达生产通知单、发货和提单放行等，应收账款事中控制也相应地包括下达生产通知单前的控制、发货前的控制、提单放行前的管控等。

（一）下达生产通知单前的控制

一是进行预付款的审核，如果根据合同规定的条款，需要在下单前支付部分货款的，则生产计划中心在下达生产通知单时需要审核预付款情况；如果ERP信息内，客户没有足额预付货款，原则上不准下达生产配单。二是进行信用额度的控制，信用额度包括生产中的配单，因此在下达配单时，需要对客户是否超信用额度进行审核，由ERP系统根据该客户的应收账款余额、未出运的库存品、生产中的配单和本次要下达的配单所占用的信用额度进行计算控制，对超过信用额度的新配单，原则上不予下单。对于特殊情形，如因产品性质存在淡旺季节等，应结合分析潜在风险，切实可行地根据相关授权经批准后可继续下单生产。

（二）发货前的控制

主要是企业相关部门对出运明细单的审核确认，这是事中控制的关键点之一。货物生产完工测试合格计划出运时，业务员根据配单内容、客户资料及外箱资料在ERP系统内填报出运明细单。出运明细单经计划中心核价组审核后，通过ERP系统自动传递到单证部，单证部接收后首项需审核的是货款的到位情况：根据合同相关条款，发货前需收到部分货款或信用证的，则单证部门在下达出运通知前需严格审核把关。对于无足额支付货款或没有收到信用证的，单证部门不准下达出运通知。针对特殊情形特殊客户可按规定逐级授权批准。此环节充分运用了ERP的即时准确直观特征，系统共享，既提高效率，又杜绝了在未足额收讫预付款的情况下擅自发货现象产生，从而有效地防范了应收账款的损失。

（三）提单放行前的控制

一是严格审核预付款和信用证。对于按照合同相关条款规定，需在放单前支付部分或全部货款，以及收到L/C的，则单证部门在放提单前需在ERP系统内审核预付款情况或L/C情况，并根据权限由业务部主管签发“提单放行审批单”，异常收款情况需由相关授权批准方可“放单”。提单放行前的审核另一目的还在于，一旦前述发货前的控制存在遗漏，此环节的审核无疑起了双保险的作用。二是在单证部专设管理人员，对所有的单证（据）需在ERP系统上进行二次审核。凡已经放单的单证（据）必须及时操作审核，对一定时间内仍未放单的单证（据），单证管理员应及时提醒单据制作人和业务员，避免漏放单证导致客户产生滞港费及拒付货款情况的发生。此外，单证部还应对ERP内显示需投保的所有单证（据）进行审核，要根据ERP中的发货数应收款等数据，结合信保公司授权额，确保该投保单据的准确性，以保证在客户破产等原因导致应收未收时，及时获得信保公司的赔偿。

在应收账款事中控制过程中，各业务部门要严格按照ERP要求，及时进行相关信息输入和即时监管，时刻注意客户动态，及时共享监管信息。特别是财务部门，要根据业务和客户签订合同中的付款条件，在第一时间将货款到位情况在ERP上说明，再由单证部门根据客户综合信息，第一时间将下批（单）产品是否继续出运的信息在ERP平台上传达给仓库。在仓库未收到此信息之前，绝不能单方面的依业务提供的出运通知单出货。

三、应收账款事后管理控制系统的建立

相比应收账款事前、事中管理两个环节，应收账款事后控制由于时间跨度长且所涉及信息更为宽泛，更加需要企业领导和各个相关部门的合作与配合。在ERP系统支持下，应收账款事后管理更能发挥其预警、纠错和防范作用。具体而言，应收账款事后管理手段包括以下3点：

（一）通过共享应收账款数据进行风险控制

一要由财务部门通过应收账款数据共享，做好单证部门提交票据与仓库提交数据的审核与监督工作，并对单证部门在ERP系统上提交的水单、业务员与配单号、出口发票号的对位情况等票据、资料以及付款情况进行核实监督，如发现异常，应立即要求责任部门及时纠正。二是财务部门要运用ERP共享系统进行应收账款的账龄分析与监控，逾期货款发布即时红色预警，并把此信息共享传递至相关部门，不仅使业务部门对应收账款情况做到“心中有数”，同时更有效地促进了事前事中环节的控制。

（二）通过实时动态调控进行风险防范

一是对于实时监审到的应收款异常情况，财务部门要以书面形式通知相关授权批准人纠正改善。二是按照企业授权表中的规定，当正常合作过程中出现回款到位异常或其他潜在异常信息时，其后续合作与否以及正在合作之产品是否继续交货，由负责业务员提出书面申请交相关授权人批准后，可确定继续合作或终止合作。三是当授权人在ERP上批准继续合作或继续交货时，单证部和相关业务人员要密切注意客户动态，一旦有波动，则立即请示相关授权人批准停止与该客户的合作，以免企业财产受到损失。

（三）通过分析评估客户信用进行风险防范

一是定期由财务部门组织对满足条件的客户进行全面评估（ERP显示发生信用异常时，则随时进行评估），评估主要内容为客户的发展潜力、客户信用度、合作前景及单次合作金额等。二是根据季度和年度对客户信用的评估状况，再结合此前的客户信用等级分类和客户风险等级分类，综合评估制定客户本期的信用等级和风险等级，依此评定结果，由相应授权人批准与该客户在下次评估之前这段时间业务合作的方式、付款方式、赊欠额等。

主要参考文献：

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[4]马卫社.外贸企业财务风险管理体系的构建.国际商务财会，2008（6）.