有效时间管理规则36条

王一恒

以下的36条规则是用来有效利用时间的。前20条对任何人都适用，后16条是针对经理人等管理角色的。一般人时间管理规则：

规则1：有选择性地阅读。这条规则适应于那些陷于阅读材料(如信件、杂志、报纸、书籍和小册子等)的人们。除非是为了消遣，要像读报纸一样略过不重要的部分。即使是非常重要的材料，其重点也大部分在文章和段落的开头。

规则2：将每天需要完成的事情列一个单子。不但要关注你今天要做的事情，而且要关注你每天要完成的事情。

规则3：每件物品都有其固定的位置。随意摆放物品会使你在找东西上花费很多的时间，这会打断你当前的工作。

规则4：将你的任务按照重要性排序。每天你首先要将注意力集中于重要的任务，然后再处理紧急的事情。在第二次世界大战期间，艾森豪威尔将军就严格遵守规则4，他每天将自己的注意力集中于只有他才能够处理的重要事情，而其他的事情让下属去做。

规则5：在一段时间做一件重要的事情，在一段时间内同时做几件不重要的小事情。当所做的事情不需要过多思考的时候，你可以同时完成几件这样的事情。

规则6：将在5到10分钟可以完成的事情列出来。这可以帮助你充分利用边角时间。不过一定要注意，不要将注意力集中于这些小事情而忽视了重要的事情。

规则7：将一个大的任务化整为零。这可以帮助你避免产生被巨大的、重要的任务压垮的感觉。如果一个任务太大，会让人有工作超载的感觉，因此可能会推迟完成。

规则8：20％原则。做好20％最重要的事情。

规则9：将最好的时间段留给最重要的事情。不要将不重要的任务安排在你最好的时间段。在你精力下降的时候去处理那些日常的事务。

规则10：为自己留出一些别人不能够打扰你的时间，利用这些时间完成一些重要但是并不紧急的事情，或者在这一段时间思考一些重要的事情。这些时间也许是别人还没有来到办公室的时间，或者是别人已经上床休息的时间。

规则11：不要拖延。

规则12：弄清自己是怎样利用时间的。这是一条非常重要的规则。除非你知道自己是如何利用时间的，否则你不可能提高你管理时间的技能，也不可能缓解时间不足带来的压力。你应该用时间日志的方法记下每天所从事的活动。但是记录的频率不要太频繁，以免给自己造成不必要的负担。一般情况下，每个半个小时或者一个小时记录一次就可以了。

规则13设定最后期限。这会帮助你提高利用时间的效率。如果你不为自己定一个期限的话，可能完成一件任务会需要更多的时间。

规则14：等待的时候做一些有意义的事情。据估计，每个人有20％的时间用来等待。可以利用这段时间来完成阅读、计划、准备、复习等任务。

规则15：在一天特定的时间里处理一些需要迅速完成的事情。按照前面的论述，一个人很容易用简单的工作挤掉重要而困难的工作。因此，除非到了自己规定的时间，否则不读邮件和报纸。

规则16：每天至少完成一件事。一天下来，如果一件事情也没有完成(哪怕是一个10分钟的小任务)会让人产生时间压力。

规则17：给自己留一些私人的时间。每个人都需要一段安静的时间。在这段时间你可以规划一下自己，或者确定任务的优先权，或者是放松自己。

规则18：不要持续不断地担心任何事情。可以允许自己在某个特定的时间为一些事情担心，不要在其它时间考虑那些令人心烦的事情。这可以使你的心情放松，从而专心于手头的事情。这个规则具体实施起来有些困难，但是控制你的忧虑时间可以使你更加有效地利用时间。

规则19：将自己长期的目标写下来。这条规则可以使你保持任务和行为的一致性。你可能办事井井有条，并且效率极高，但是如果方向不明确的话，你将不能取得任何成绩。写下你的长期目标可以不断提醒你。

规则20：学习他人的一些关于时间管理方面的有效方法。

经理人时间效率管理规则

规则1：将例会安排在每天工作结束前。精力和创造力水平在每一天开始的时候是最高的，因此不能浪费在一些琐碎的小事情上。

规则2：采用站立的方式开一些短会。这个规则可以保证会不变长。舒适可以使会议变长。

规则3：设定一个时间限度。这可以对会议什么时候结束有一个预期。在通知开会的时候就确定会议的长度。

规则4：偶尔取消一些会议。除非必须，否则不要开会。如果议程没有安排满，或者不能达到目的，可以将会议取消。

规则5：写下议程，并且按照议程进行。这些规则可以帮助人们准备会议、确定主题并保持工作定位。

规则6：按时开会。这可以保证人们按时到会。有些经理人有意将时间定得很满意，如10：13，这样可以保持对时间的清醒记忆。按时开会是对按是到会的人的奖励。

规则7：准备会议记录。这可以保持会议的目标而不至于偏离主题。

规则8：坚持让下属提出解决问题的办法。这个规则的目的是消除向上授权的倾向。你授权下属完成的事情有时会反馈给你。下属往往通过向你询问问题达到这一目的。最好的办法是让你的下属提出更好的解决办法。

规则9：在门口会见来访者。通过控制你的办公室的空间可以控制你的时间。站着谈话可以使会见的时间变短。

规则10；到下属的办公室开一个短暂的会议。如果条件允许的话，这一办法很有用。这样做的好处是，你可以在认为满意的情况下自由离开会场。如果到下属的办公室需要很多的时间，这一规则就不可取了。

规则11：不要把每天安排得太满。在每一个工作日，你应该有一些空余的时间。别人的会议和需求可能会破坏你的时间安排，除非你尽力遵守自己的时间表。

规则12：授权别人帮你接听电话和检查E－mail。

规则13：找一个不受打扰的工作地点。当一个任务的期限快到的时候，这可以帮助你专注于自己的工作。安定心神有时会浪费很多的时间。

规则14：对一些文书工作一次性处理清楚。这可以使你避免不断重复同样的工作，如打开文件，思索如何处理等。

规则15：保持工作场所清洁有序。这可以减少你寻找文件的时间。

规则16：学会授权。确定授权给其他人的工作量，并且相信他们能够成功。高效授权是管理时间的有效策略。