中文现刊架位号设计——以柳州医学高等专科学校图书馆为例<br/>

中文现刊架位号设计——以柳州医学高等专科学校图书馆为例

2011-04-19陆伟峰劳江霓

大学图书情报学刊 2011年4期

陆伟峰，劳江霓

（柳州医学高等专科学校，545006）

现刊排架工作是期刊管理工作中的重要组成部分，如何满足广大读者的需求，使他们能在最短的时间内获取所需的期刊，提高期刊的利用率，一直是高校图书馆工作者积极研究和探讨的重要课题。柳州医学高等专科学校图书馆目前正在搬迁之中，新馆报刊阅览室比旧馆报刊阅览室大5倍。新购入了十二列（五组一列的5层）双柱双面斜坡式期刊陈列架，一列有五组，一组有五层，一层有四个架位，一列有100个架位（五组×五层×四个架位），十二列共有1200个架位。在形式和直观上给读者一个很清楚的方位，让读者走进报刊阅览室就对各类期刊的摆放位置一目了然，能很快找到自己所需的期刊。既有利于读者利用，又便于工作人员的管理。现将2011年中文现刊架位号设计的过程分享如下。

1 中文现刊架位号设计遵循的原则

1.1 整个排架体系按《中国图书馆分类法》排列，保证期刊排架体系的科学性和系统性。

1.2 方便读者在一个区域内找到自己所需要学科的全部期刊，缩短读者查阅期刊时间。

1.3 方便工作人员的管理。

1.4 保证现刊、过刊索刊号一致，体现期刊管理的延续性[1]。

2 期刊采用分类排架

2.1 分类号的依据

分类号是根据《中国图书馆分类法(第四版)》来进行分类的，或者直接采用书商赠送的MARC数据。

2.2 刊次号的取号方法

取刊名前四个字的左上角组成四角号码，例如：《护理实践与研究》的索刊号是R47/5136。对于刊名字数不足四个字的，补0组成4位数字。如果刊名是一个字时，取它的左上角，后面补3个0，例如：《虹》的索刊号是D432/5000；如果刊名是两个字时，分别取它们的左上角，后面补两个0，例如：《骨科》的索刊号是R68/7200；如果刊名是三个字时，分别取它们的左上角，后面补一个0，例如：《中草药》的索刊号是R28/5440。

2.3 索刊号的组成、排序

分类号和刊次号两部分组成就是馆藏期刊索刊号，是期刊排架的依据。我馆期刊索刊号的组成是：分类号/刊次号。排序是：按分类号排列→按刊次号排列→如果同类且刊名前四个字的四角号码相同，则根据它们的国内邮发代号先后顺序排列。例如：《中国医学计算机成像杂志》的索刊号是R445/5679，邮发代号是04-566→《中国医学影像技术》的索刊号是R445/5679，邮发代号是82-509→《中国医学影像学杂志》的索刊号是R445/5679，邮发代号是82-712。对于非邮发期刊、内部期刊、自办发行期刊等，既没有中国标准刊号，又没有邮发代号的，首先看有无其它能代表期刊特征的代号，如地区号等。无国内邮发代号的期刊排在有国内邮发代号同类且刊名前四个字的四角号码相同的后面。这种组合排列，兼顾了两种排架方式，即先按照学科分类，同一类号下再按照刊名的四角号码大小顺序比对排列。可以将同类、同名、同地域的期刊都集中在一起，使期刊馆藏形成一个有内在联系的文献整体，排架具有科学性、逻辑性。既做到了科学归类，又突出了每种刊物的特性和相似性，有一定的规律可循，也方便查找[2]。

3 中文现刊架位号设计

3.1 架位号与索刊号一致

架位号是指开架现刊分类陈列时的架位顺序号，即架标，是每一种期刊在期刊陈列架上的标识，表示每种刊物的所在位置，它与索刊号是一致的。原则是一刊一位一号。开架现刊有多少种，设多少架位，编多少号码，取号工作可在下年度现刊公开征订工作结束之后一次性进行。

3.2 制作Excel表格

Excel提供了许多快速输入数据的方法，允许用户采用鼠标拖动单元格右下角的填充柄来快速输入这些预定义序列，可以极大提高输入数据的工作效率[3]。建一个Excel文件，命名为“2011年现刊总目录”，在工作表中建立标题栏：序号、架位号、索刊号、邮发代号、刊名、总期数、全年价、份数、刊价*份数。把本馆所订购的全部中文现刊按邮发代号的顺序录入具体的原始数据，或者从网上下载复制到Excel表格里。要注意的是，输入“邮发代号”时，短横前的数是十位数，表示某地区，如果遇到个位数时，在它的前面补一个0，例如：02-143《中华护理杂志》。短横后的数是百位数，遇到个位数时，要在它的前面补两个0。例如：28-006《国际皮肤性病学杂志》；遇到十位数时，要在它的前面补一个0，例如：12-089《中国免疫学杂志》。这样的“邮发代号”自动排序时，顺序才不会混乱。“非邮发”有号也要注明，每种现刊按以上方法对应给出索刊号（见表1）。

3.3 索刊号自动排序

选择该表有标题栏的列：架位号、索刊号、邮发代号、刊名、总期数、全年价、份数、刊价*份数，单击工具栏的“数据/排序”，主要关键字选择“索刊号”，次要关键字选择“邮发代号”，都选择“升序”，选择“有标题行”，单击“确定”按钮。计算机自动把所有的期刊按《中国图书馆分类法》由A到Z的顺序排列，分类号相同，按刊次号的大小顺序排，索刊号相同，按邮发代号的大小顺序排[4]。这样，把同类、同名、同地域的期刊都集中在一起。

表1

表2

表3

3.4 现刊架位号自动排序

架位号用阿拉伯数字0001，0002，……表示，从0001排起，以后增加阅览架，可以排到9999号，可以放9999种现刊，也要在斜坡式期刊陈列架上打印相应的“架位号”。我馆2011年只订购现刊748种。选择标题栏为“架位号”这列，右单击鼠标，选择“设置单元格格式”→数字→文本→对齐→居中→居中→确定。在B2单元格内输入0001回车，选择这个单元格，当鼠标在其右下角呈实心“+”时，按住鼠标左键向下拖动鼠标到0748（见表2）。

4 生成现刊总目录

4.1 按“邮发代号”排序

选择该表有标题栏的列：架位号、索刊号、邮发代号、刊名、总期数、全年价、份数、刊价*份数，单击工具栏的“数据/排序”，主要关键字选择“邮发代号”，选择“升序”，选择“有标题行”，单击“确定”按钮。计算机自动把所有期刊按“邮发代号”的大小顺序排列。

4.2 设置表头

在行1处插入两行，选择A1→I1，点击“合并及居中”，输入“2011年中文现刊总目录”，选择A2-I 2，点击“合并及居中”，输入“制表单位和日期”（见表3）。

5 上述排架方法的优点

5.1 可以用汉字进行标识

将分类号所代表的学科门类用汉字写出标牌，置于开架的斜坡式期刊陈列架上。将架位号写在两个地方，一个标写在斜坡式期刊陈列架的具体架位上，固定的；一个标写在现刊上。

5.2 定位准确，方便读者和工作人员

《中国图书馆分类法》采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合制号码。工业技术所属的二极类，采用双字母。如果我们直接用分类号或者索刊号来排架，造成类号复杂难记，不易查找，读者也不理解类号的含义。将索刊号转换为架位号，在标识开架现刊时又可以抛开索刊号，而将架位号作为索刊标识和排架标识使用，可以使架位号从表现形式上脱离索刊号的符号系统，又不失类分现刊、区分刊种的性能。而对于每个人来说，阿拉伯数字是最直观和最容易排序的号码方式，简短、易懂、易记、易查。读者不用了解号码本身的意义，只要将刊物上标识的阿拉伯数字和架标对应就可以正确归架。这样的架位号直观明了，定位准确，方便读者归架和工作人员上架、整架、下架、清点以及查找等项工作。例如：读者或者工作人员查找或者归架《中国实用护理杂志·上旬版》，它的架位号是0538，它的索刊号是R47/5637，用架位号归架比用索刊号归架容易“对号入座”，也快几倍。阿拉伯数字的排列方式更容易让读者接受，也体现出人性化的服务理念。这样做还省去了使用代书板的麻烦。

5.3 有利于提高工作效率

每期现刊陆续到馆后，工作人员将清单上的“邮发代号”作为检索点，在“现刊总目录”上检索就会显示该刊的架位号和索刊号等信息，将相应的架位号抄写在该现刊封面的空白书标上（在其现刊封面的左上角或醒目处贴一张空白书标）作为刊标，就可以快速准确地上刊。既减轻管理人员的劳动强度，又使工作效率得到进一步地提高。

5.4 避免了预留架位的矛盾

因为期刊的动态性很强，如果为新刊预留架位，就会出现空位，既不美观，又不利于空间的节省。用阿拉伯数字标识架位号就不存在这种矛盾的。不论刊种和数量如何变化，架位始终用阿拉伯数字排序，不用变动。架位号是为当年开架现刊在排列布局上的管理方便而编制的，每年度根据征订情况编制或调整一次。每种现刊的架位号一旦确定，这一年内排架位置始终不变。第二年度订购时，新增刊种的数量在往年订购的基础上不会有多大变化，将变化的刊种删除或添加到排架用的Excel表中，如果期刊有更名的索刊号也要更改，最后重新排序即可。