炼油化工项目施工分包的准备和实施要点

李 佑

中国石化工程建设公司 北京 100029

炼油化工项目施工分包的准备和实施要点

李 佑

中国石化工程建设公司 北京 100029

在大型炼油化工项目中，EPC总承包商通常把工程以一定的方式划分成数个区段后分包给专业的施工单位施工，EPC总承包商只做施工管理。从EPC总承包商的施工分包管理者的角度，论述了进行施工分包的准备工作程序与实施要点，以保证分包工作的有序、高效进行。

施工分包 分包准备 分包实施

在大型炼油化工项目建设中，常采用EPC总承包的模式进行。项目的EPC总承包商通常把工程以一定的方式划分成数个区段后分包给专业的施工单位施工，EPC总承包商只做施工管理。作为EPC总承包商，要按照相关的规定和工作流程进行项目的施工分包工作，本文总结了我们在施工分包工作中的一些做法和实施要点，以期与同行探讨，共同做好工程的施工分包管理工作。

对于不同的项目，尽管施工分包的工作流程和基本规定大致相同，但具体规定会因项目规模、组织机构、管理程序、项目所在国家法律法规等的不同而有所差别。本文不涉及具体规定。

1 分包工作的人员配备

1.1 人员配置

在项目前期以至项目执行过程中，工程分包工作由合同部门执行。合同部门的组织机构和岗位设置视项目规模和分包工作量而定。通常，合同部门人员的基本配置包括合同经理、合同工程师和合同助理。由于工作职责的不同，对不同岗位人员的工作能力要求各有侧重。项目在配置人员时需考虑这些因素选择合适的人选，这是工程分包工作得以顺利开展的重要前提。

1.2 人员素质要求

（1）合同经理需具备以下工作能力

熟悉并理解大型工程常用的合同通用条款；能根据项目特点和需求编写合同特殊条款；能根据项目特点制定招标和合同模板文件；能根据项目特点制定分包和合同管理程序；有工程经验，能提出工程标段的划分方案；能根据工程标段特点选择适宜的合同类型；有大型工程合同谈判、索赔和反索赔经验；能根据项目总体进度把握工程分包的进度；有组织领导施工合同部门开展工作的能力；有与项目各部门、各单位协调和沟通能力。

（2）合同工程师需具备以下工作能力

熟悉招投标工作流程；理解合同模板文件的内容；理解项目使用的合同通用条款的内容；理解项目制定的合同特殊条款的内容；能利用文件模板编制招标文件和合同文件；理解合同价格构成；工程量和价格计算能力；有工程执行期间的合同管理经验。

（3）合同助理需具备以下工作能力

熟悉合同部门文件存档结构，能正确归档，能快速查找文件；熟悉商务和合同文件惯用格式；熟练运用办公软件，文字、表格、图像处理娴熟，格式严谨，工整美观；熟练使用办公设备，复印、打印、传真、扫描、装订操作熟练规范。

2 分包准备工作

2.1 分包规划

合同经理负责做分包规划。分包规划至少应包括划分施工标段、选择分包合同类型、制定分包进度计划、建立分包工作程序、确定分包商长名单。

2.1.1 分包标段划分

EPC总承包商在项目前期需做施工策划，其中一项重要工作是永久工程区段划分和临时工程规划，此工作是划分施工标段的基础。

对于永久工程，通常要根据全厂总平面布置、基础设计对装置和公用工程等各个单元的划分、项目设计/采购/施工总体进度计划、单元的规模和复杂程度等诸多方面的因素合理划分工程区段。这种工程区段不仅是实体方位的概念，一类公用工程系统也可定义为一个区段。

对于临时工程，需要尽快确定营地、食堂、办公室、医疗室、消防站、库房、堆场、预制车间、临时道路的位置、规模、标准，落实临时水、电、气、通讯设施的来源途径。

在对永久工程区段划分和临时工程规划完毕后，施工分包的标段也就有了雏形。在划分标段时，需要考虑装置单元之间以及与公用工程的关联性、各公用工程及装置单元的交工顺序、设计划分、标段界面划分难易程度、施工单位的施工资源和施工组织管理能力等诸方面因素。

施工标段数量过多或过少都会导致工程不够经济。标段划分过细、数量过多则总承包商投入的管理就过多；标段规模过大、数量过少则施工分包商没有足够的资源和能力组织有效的施工。标段规模和数量控制应以利于分包商充分使用施工资源、合理组织施工，并易于总包商做总体协调和管理为准则。

标段划分完毕，要综合审查，防止有工程遗漏，也要避免同一工程被划入多个标段。

2.1.2 分包合同类型

在分包规划时要选择分包合同的类型。最常用的合同类型是固定总价合同和固定单价合同。

在分包阶段，如果工程详细设计已经达到较为完善的程度，工程量估算较为准确，在这种情况下，适宜采用固定总价分包合同模式，总包商的风险相对较低，尤其有利于总包商控制工程成本。

在分包阶段，如果工程详细设计没有达到一定深度，工程内容不确定因素多，工程量难以估算，在这种情况下，适宜采用固定单价分包合同模式，对承发包双方相对公平，但总包商在项目实施过程中需投入较多的人力核实实际工程量，工程结算会比较繁复。

根据标段的划分以及各标段详细设计的状态，合同经理负责选择各标段的分包合同类型，为下一步制定合同文件模板和招标文件模板提供方向。

2.1.3 分包进度计划

分包进度计划是控制分包进度的标尺。在计划分包进度时，需拟定以下重要的时间点：

拟建合同申请批准日期；编写招标文件启动日期；招标文件完成日期；发布招标文件日期；投标截止日期；评标结束日期；授标日期；合同签订日期；开工日期。

计划上述基准日期时，先根据项目EPC总进度计划设定开工日期，再根据分包各阶段所需的合理工作时间，倒推各个时间点直至最初的合同申请批准日期。

在划分完毕分包标段、确定各标段合同类型、制定各标段分包进度计划后，合同经理即可制作一份施工分包控制表，按一定顺序排列所有临时工程、永久工程和各种服务工作的标段，给每个标段编号并定义简短的拟建分包合同名称、标注合同类型，设定各标段分包进度节点基准日期。随着项目的进展和实际需要，分包控制表会不断调整，例如标段有合并或拆分、项目进度变化导致分包进度变化，等等。合同经理定期更新分包控制表，根据实际情况预计各进度节点的计划完成日期和记录实际发生日期。

2.1.4 分包工作程序

在开始实施工程分包之前，合同经理要建立项目施工分包工作程序。此程序既要遵守项目所在国家或地区相关法律的规定，又要符合项目特有的组织机构、文件审批流程等相关项目管理规定。

分包工作程序经项目领导审批发布后，合同经理需对合同工程师和合同助理进行培训，使之充分理解工作程序和各自职责，并要求其在工作中严格遵守程序。

在分包工作过程中，如遇相关法律或项目管理规定变化，合同经理应相应修改分包工作程序使之符合新的规定。

2.1.5 分包商长名单

分包商是施工的具体实施者，其施工能力和管理水平对能否保证工程质量、进度和安全至关重要。总包商根据工程标段的规模、性质和特点选择合适的施工或服务单位进入分包商候选名单是分包规划工作之一。

分包商的类型最主要的有土建分包商和安装分包商，根据项目需要还可能有大件吊装分包商、无损检测分包商、各类服务分包商（如工程测量服务、办公室服务、营地服务、餐饮服务、交通服务、医疗服务，等等）。

总包商从其掌握的分包商信息库、以往项目合作伙伴、以及通过其它渠道了解的施工和服务单位中，挑选认为适宜本项目的单位作为调查对象，询问对方参与本项目的意向，并对有意向的单位发出投标资格预审问卷。

投标资格预审旨在了解被调查的施工或服务单位最新注册的营业范围、行业资质评级、近期工程业绩、在建工程项目及投入的人力和设备资源、可投入本项目的人力和设备资源、财务状况、质量管理体系文件、HSE管理体系文件和其它管理文件，确定是否有资格入围本项目的分包商长名单。通过资格预审的分包商中，执行土建施工、安装施工、大件吊装、无损检测等对工程有重要影响的备选施工单位有可能还需要项目业主的批准。

对于国外的总承包项目，如果业主允许从中国施工企业中选择施工分包商，宜挑选有对外承包工程经营权、有国外工程或本工程所在国家或周边地区施工承包经验、信誉良好、成长性好、工程业绩显著、施工和管理实力强、对本工程有承包意向的施工企业参加资格预审。

经过以上过程选择的施工和服务单位即进入分包商长名单，总包商在各标段招标时将从此名单中挑选投标单位。

2.2 文件模板

在开始实施工程分包之前，合同经理要完成编制合同文件模板和招标文件模板。先编制合同文件模板，在合同文件模板的基础上再编制招标文件模板。

合同文件模板中，基本的组成部分应包括合同协议书模板、合同通用条款模板、合同特殊条款模板、工作范围模板、供货责任分工表、工程量和价格表模板、备选标准图纸列表、备选标准规范列表、备选项目管理规定列表、其它各种必要文件和表格模板。

合同文件模板因合同类型不同而有差异，不同类型合同的文件模板又有相同的部分。因此在编制合同文件模板时，要区分通用的文件和独特的文件进行编写。例如，合同通用条款模板基本上是通用的，工程量和价格表模板应是独特的。

在编制合同特殊条款模板文件时，合同经理需与商务、财务部门沟通，明确工程款申请和支付流程、付款币种、适用的汇率、项目所在国家和地方税收的规定、人员雇佣规定、工程保险的要求、银行保函的要求、对工程变更的规定、工程索赔的规定、对分包商违约的惩罚规定、争议的解决方式、适用的法律等等。

合同文件模板的繁简程度可因标段规模和性质而不同。对于较大标段，必须制定详细全面的合同文件模板；对于小标段、服务合同和临时设施建设，因工期短、或因合同额低、或因涉及不到很多方面的项目规定，因此适宜制定相对精简的合同文件模板。

根据合同类型和标段规模，选择合适的模板文件组织在一起，形成各种类型合同的模板文件。

在合同文件模板的基础上适当修改，并增加投标邀请书、投标者须知、投标要求、投标文件表格等模板文件，即形成招标文件模板。

2.3 文档系统

施工分包过程中，文档管理很重要。条理清楚、保存完整的文档对于编制严谨的招标文件和合同文件、对于追溯工作过程和文件生成过程、对于在处理分包商的索赔过程中调查事实和查找证据，都会起到重要作用。

文件可以按照相同的架构同时保存纸质文档和电子文档，两种存档各有特点。纸质存档具有正式、防伪和不可修改的特性，尤其适用于保存带签字的文件原件，是电子存档不可替代的；但纸质存档需要大量文件柜和文件夹等办公家具和用品、需要有足够和安全的空间，移动性和传递性都比较差。由于电子邮件、电子文件互联网传输工具已经成为最常用的沟通工作和传递文件工具，大量电子版文件可以存到计算机或网络服务器内，在服务器共享盘内设定文件夹的打开权限、文件阅读或修改的权限，就可使有权进入文档管理系统的相关人员共享文件。只要定期做好文件备份，就能便捷、安全地存取和使用文档。电子存档的另一优点是灵活性，文档结构可根据需要进行修改，文件夹内容可无限制扩充，文件可根据需要复制在不同的文件夹内，这些都是纸质文档难以企及的。根据纸质文档和电子文档的特点，将二者合理地结合，恰当地利用，会对合同管理大有助益。

3 分包实施

3.1 拟建合同申请

根据施工分包控制表，对于任何一个拟建的合同，合同经理需准备一份合同申请表，交有关项目领导审批，这是建立一个合同的第一步工作。

合同申请表是对拟建合同的基本定义，是合同文件的雏形，内容包括：合同编号、合同类型、工程范围简述，工期要求，控制估算等。根据控制估算的数额，合同申请表可能会由相应授权级别的项目领导审批。审批后，即可启动招标文件的编写。

3.2 招标文件编写

在某一标段的合同申请表获得批准后，合同经理指定合同工程师负责编写招标文件。

3.2.1 招标文件技术部分

合同经理召集项目设计、采购、施工、控制等部门及项目相关人员开会，通知已经获批的合同申请表的内容，介绍拟招标的工程范围、分包商的工作内容，动员各部门合作准备招标文件技术部分的文件。在项目经理的指导下，合同经理组织建立招标文件编写团队，确定各部门负责人、联络人，分配招标文件编写任务，规定文件提交时间。

对于技术文件，设计部门主要负责提供设计图纸、料单、总包商与分包商对材料和设备供货责任的划分；采购部门提供材料和设备到货计划；控制部门提供工程总体进度计划、关键控制点；施工部门提供工程范围和内容描述、工程量清单、施工和验收标准规范、施工管理程序等文件。

合同工程师负责从招标文件编写团队各部门收集、汇总、整理技术文件，组织项目各部门相关负责人评审技术文件，收集整理意见和建议，反馈给各部门的联络人。各部门的联络人负责联络本部门的文件编写人员，对合同工程师整理的意见进行检查、澄清、更正，收集整理改进的本部门文件，提供给合同工程师。合同工程师再做收集、整理、审阅、意见反馈工作，直至评审人员对技术文件没有意见，并在招标进度计划规定的文件提交终止日期前结束。这个过程需要合同工程师与各部门加强沟通、密切合作，多轮文件传递、修改、完善，以利于制作出符合招标要求的招标文件，减小工程实施阶段因合同文件的错误、遗漏而遭受损失的风险。

合同工程师在汇总整理完技术文件后，需发给设计、采购、施工、控制等各部门负责人，联合签字确认可以用于招标。

3.2.2 招标文件商务部分

招标文件商务部分包括投标须知、项目简介、合同协议书、合同条款、报价表格等文件，由合同工程师根据标段的特点选用合适的招标文件模板进行编写。报价表要依据工程量清单编制。合同工程师在整理完招标文件商务文件后，提交合同经理审阅。

在招标文件初稿完成后，提交给合同经理、施工经理、项目经理等项目领导审批。

3.3 投标单位选择

一个标段的招标文件准备成熟之后，即可从分包商长名单中选择合适的单位邀请其投标。

选择任何标段的投标单位时，需综合考虑标段的规模、类型、特点、工期要求，以及备选单位的资质、能力和特长。一个标段的投标单位数量不宜太少；一家单位参与投标的标段数量应有限制。

对于某些专业性强的工程、或由于时间紧迫来不及招标的工程，可通过议标与业绩优良或以往有过良好合作的专业公司签订分包合同。

3.4 招标文件发布

招标文件完成并经项目领导批准之后是否发布，需要顾及相关设计和采购进度。首先需要保证招标不能晚，以免影响工程进度；但如果招标过早，导致开工后无足够施工图或材料供分包商施工，造成分包商窝工，分包商将极有可能提出索赔。因此，发布招标文件要选择合适的时机。在发招标文件前，根据评标计划，预估授标日期、开工日期，对比设计出图计划和材料、设备采购到货计划，在能够确保开工时有足够施工图和施工材料、设备供分包商连续施工的条件下，再发布招标文件。

3.5 招标文件答疑

招标文件发出后，对任何投标者针对招标文件提出的疑问，应通过正式文件答复给所有投标者。如有招标文件内容修改、补充，应签署招标文件补遗正式发给投标者，同时发给计算标底的部门和相关人员。

3.6 投标文件评审

3.6.1 评标计划

在投标截止日之前，合同经理和相关领导制定评标原则。合同工程师制定评标计划，包括评标程序、评分办法、统计表格和评标进度，由合同经理和相关领导审批。

合同经理与有关领导确定评标组成员，合同工程师召集评标人员开会介绍评标计划和评标纪律。

3.6.2 标底计算

标底的计算，需要依据招标文件提供的工程量、工作范围，参考项目所在地市场建筑材料价格、设备租赁和采购价格、人工价格、相关行业近期发布的工程造价信息、以往类似工程的价格，结合对人、机、料市场价格在工程建设阶段变动趋势的预期，并考虑标段的特殊性对造价的影响。

标底作为评判投标者商务报价的重要标准，应认真细致计算，力求客观、接近市场平均价格水平、并低于控制估算。否则，如果标底本身有错误，或误差、偏差距离实际价格水平太大，则失去其作为评判标准的作用，误导评标人员。

合同经理应在开标前获得标底，开标时与投标者的标书一同开启。

3.6.3 评标

定标原则通常是综合评审技术标和商务标，选择技术标优良、报价合理的投标者中标。

技术标主要评审要素如下：

分包商人员和施工机具动迁和使用计划；现场人员组织机构；重要岗位人员工作简历；施工机具列表；初步施工进度计划；重点和难点工程的施工方案；主要设备（如有）的吊装方案；QA/QC计划；HSE计划。

技术标评审适宜采用打分制，按得分高低对技术标排名。在规定时间内，技术标评审人员向合同工程师提交评分表，合同工程师负责汇总计算平均分。如有投标者的技术标评分没有达到评标原则规定的及格线，则此投标者可以被淘汰，不再评审其商务标。

商务标主要评审要素如下：

如果合同类型为总价合同，比较总价和主要工作项的报价。

如果合同类型为单价合同，除比较总价之外，重点比较和分析对合同总价影响较大的工作项的单价，包括：

重要工作项的单价；工程量大的工作项的单价；施工难度大的工作项的单价；在招投标阶段工程量不确定或估算不准的工作项的单价；施工过程中工程量增减变动可能性较大的工作项的单价；与标底估算差异较大的工作项的单价。

评标过程中，合同工程师负责收集整理评标人员对投标文件提出的问题发给相关的投标者，接收投标者的答复并转发给所有相关的评标人员。所有投标者的澄清文件应保留归档。

对技术标优良、报价合理的投标者，可邀请其进行商谈。通过商谈了解投标者更多信息、要求投标者进一步澄清报价甚至适当降低报价。

评标组根据技术标评分和商务标分析进行综合评审，排出评标排名，向项目领导推荐中标者，由项目领导决定中标者。

在确定中标者后，发中标通知书给中标者，要求做动迁准备、办理履约保函、预付款保函（如需要）、办理各类工程保险；发未中标通知给其他投标者；在中标者提交履约保函后退回所有投标者的投标保函。

3.7 合同谈判

在签署合同之前，中标者通常会提出对合同文件的修改意见，涉及的方面主要有双方权利责任义务、付款进度、担保额度、惩罚规定等。经过谈判，对中标者合理的修改意见，经项目领导批准后可以采纳；对项目原则性、刚性的规定，应拒绝修改。

3.8 合同订立

在合同谈判结束并签署谈判纪要后，合同工程师开始准备合同文件。合同文件包括大部分招标文件、招标文件补遗和修正文件、中标者的投标文件和澄清文件、合同谈判会议纪要。

合同文件完成，需经合同经理、项目经理等项目领导审阅、批准、小签后，发给中标者签字。中标者签字盖章后将合同文件返回，发包方审查无误，由授权人签字盖章，或双方择日共同在签字页签字，合同生效。

3.9 文件移交

一个标段的施工分包合同签订后，整个分包过程中归档的文件应移交给项目施工分包合同管理部门，该标段的施工分包工作就此结束，进入施工分包合同管理阶段。

TU721

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1672-9323（2011）01-0038-04

2010-09-17）