浅析生产型企业 ERP实施的数据准备

孟 颖

（西安外事学院，陕西 西安 710077）

1 数据准备的重要性

生产型企业EPR系统实施需要收集和整理的数据基本上分为两大类：一是工程数据，也称为静态数据，一般不随时间的改变而改变；二是动态数据，随时间的改变而发生改变。由于两种数据类型不同，在实施中采用的数据准备也不同。

数据的准备包括数据的整理与录入两部分。ERP靠数据来驱动，没有一套完整、准确、规范化的数据，就很难可靠运转。同时数据的准备牵扯面广、工作量大，难度高，没有企业中高层领导的高度重视和支持及各部门间的极力配合是难以完成的。

2 录入的主要数据

（1）物料与产品数据。产品信息是通过物料清单来描述的。生产中用到的物料企业都在物料主文件中记录。在建立物料主文件之前，对每个物料进行编码，规定物料号，确定了所有物料的类型和分类。

（2）能力数据。物料计划要与能力计划相伴运行。企业通过工艺路线文件及其时间定额来确定占用能力资源。ERP系统中主要的能力资源是工作中心，工作中心又是属于某个部门的，事先做了定义。各种作业活动只能在工作日进行，企业设定各种用途的工作日历。

（3）库存数据。可用库存量是运行物料需求计划的基础，按照定置管理的要求，企业要为各种物料都设置存放地点，也就是仓库与货位。

（4）财务数据。为了实现物流与资金流的信息集成，每种物料要有对应的会计科目。为了实现成本控制，企业将部门或工作中心都设置为利润中心或成本中心。

（5）定单数据。所有计划都是为了完成定单加工，包括预测和合同以及企业内部门之间的需求等，定单数据是编制生产计划的基础。

（6）采购与客户信息数据，主要包括供应商信息和客户信息等数据。这些数据也是ERP系统运行的基础。没有供应商档案就无从传递采购订单，没有客户档案就不清楚定单的来源。

3 数据准备的方法和步骤

（1）制定编码规范。根据原型测试结果，以整理出的数据准备清单为依据，制定编码规则。编码规则属于企业标准,所以，编码规范完成后，应得到实施小组的批准。有些数据如科目代码，需要参照有关国家法规和软件要求来制定编码规范。

（2）设计和准备数据准备表。在数据准备表上要安排如部门、数据准备人、审核人、录入人、校对人、完成日期等用于实施控制的项目。对于生产型企业而言，物料数据涉及到工程、计划、制造、销售与服务、成本等业务领域，要准备的数据项也较多，只有细化任务才能做到实施的控制与管理。该方法的意义在于:一是可以明确分工和责任，二是能监控进度。

（3）数据录入、检查和备份。ERP系统主要的数据之间有一定的逻辑关系。在原型测试时，实际上己做过测试和记录。前述步骤的数据准备，一般也要按照逻辑关系来进行。数据录入后，一定要检查和校对，但即使通过这次检查，也难保证达到95%准确性，需要在试运行过程中去校正。数据录入检查后，应当由系统管理员做好备份。

4 数据准备的强化

在ERP系统运行前的数据输入与正式运行时相比有许多不同之处。在系统正式运行时，数据输入主要是由企业的各部门人员人工输入，输入的数据以日常业务数据为主，系统基础数据为辅，一般只需每天将当天的数据全部输入系统结清即可；而在系统运行前的数据输入却需要IT人员的大量直接介入，因为输入的数据不仅包括交易数据(主要是未结的订单等)，而且还包括大量的系统基础数据,例如原材料、企业组织结构数据、财务数据等等,此时数据输入量非常大，而且所有数据必须在很短的时间内输入系统。

（1）做好数据输入人员的合理分工。在数据输入前应做好严格的、合理的人员分工，以保证数据输入工作更加有条不紊，进而加快了实施进度。比如又将大类数据进一步按照财会、材料、固定资产、生产、库存、订单、供应商、销售、客户等来进行分类，并分派到相应的业务部门，由部门组织人员输入。

（2）收集、整理过程中确保数据的有效性。首先，保证数据的正确性。第一是保证收集到的数据本身是正确的，以消除数据处理有效率无效果的现象。其次，保证数据输入的格式符合系统的要求。在数据输入前，企业根据实际情况设置了相当合理的代码体系和数据格式，在数据输入时严格按照数据的格式进行。第三、保证数据关系安全性。ERP系统数据间关系非常复杂，除了由关系型数据库系统强制实现的各种数据库级的关系外，还有许多由系统的应用程序来保证的应用程序逻辑，数据准备要按照逻辑关系来进行。

（3）做好人员沟通与部门协调。高效率的ERP系统数据的收集在很大程度上依赖于企业一线人员。因此，企业在与一线人员进行充分的交流和沟通的基础上设计出了能够理解和操作的数据格式和数据表，供收集整理数据之用。同时ERP系统又跨若干个部门，系统所需要的数据来源于各个部门，同时这些数据之间具有一定的逻辑关系。为了做好数据的收集与输入工作，保证数据输入的高效率，企业努力做好各部门人员的沟通与协调工作，并运用各种激励措施提高相关人员的积极性，以实现数据输入的一致性和完整性。

[1]胡彬著.ERP项目管理与实施[M].北京：电子工业出版社，2004，（10）.

[2]朱宗乾,程传旭.基于神经网络的ERP系统实施效果评估研究[J].情报杂志,2005,（7）:20-23.