走出图书招标采购“低价中标”误区＊

邓珊妮

(湖南工业大学图书馆，湖南株洲412000)

走出图书招标采购“低价中标”误区＊

邓珊妮

(湖南工业大学图书馆，湖南株洲412000)

当前，高校图书馆在图书招标采购中，由于对这一新型的图书采购方法的实际运作经验不足，往往容易陷入“低价中标”误区。高校图书馆应该通过制定规范的采购合同和合理的评分标准，严格考察书商的实力，严把图书验收质量关等有效措施，走出“低价中标”误区，提高图书招标采购质量。

高校图书馆;招标采购;低价中标;图书供应商;采购合同;图书验收

图书采购工作是高校图书馆信息资源建设的一项核心工作，图书的采购质量直接影响到图书馆的藏书质量和馆藏结构，还会影响到教师的科研活动和图书馆的服务水平。

自《中华人民共和国政府采购法》实施以来，我国为数众多的高校图书馆纷纷采用招标方式进行图书采购。将招标机制运用到图书的资金分配与管理中，不仅能使图书经费得以规范，购书成本得以降低，而且还可增强图书采购资金使用的透明度，有效地防止采购过程中的腐败行为，同时还有利于图书馆获得价廉质优的馆配服务，从而使图书馆工作人员从以往繁重的劳动压力中解脱出来，使图书馆的整体工作效率得到提高。

图书招标采购方法作为一种科学、高效的采购方法，在我国各大高校图书馆广泛使用，但由于图书招标采购方法尚属于一种新型的图书采购方法，实际运作经验尚浅，目前的市场机制还不完善，招标采购方式还不健全，书商实力良莠不齐等诸多原因，在图书招标采购的运作过程中还存在许多的问题。其中，“低价中标”问题现象已成为业内人士关注的焦点。

一 图书招标采购“低价中标”的原因

“低价中标”有许多原因，其中最为重要的原因之一，是将图书采购与货物采购混为一谈，将图书采购作为普通的、各种指标可明确比较的普通商品，将适用于标准定制商品及通用服务项目的最低价评标法用于图书馆图书采购。图书是一种特殊的标的，与其它物品招标采购有着很大的区别。图书的采购招标的标的物具有不确定性，它一般是某一段时间已经出版的图书和未来一段时间陆续出版的图书，是一个分次分批、持续进行的过程，不可能像其它货物采购的标的物一样在招标时提供具体的品牌、具体的型号、具体的性能参数，也不可能标明具体的到货期及到货数量。因此，在图书招标实践中，图书作为特殊标的物的特性决定了作为招标单位的图书馆只能在一定时间内、按购书经费总量来确定合作书商，在不能标明具体的交货数量和交货期的情况下，只能确定供货书商的采购资格。另外，图书采购招标不仅应关注供货商是否能按图书馆的需求在一定的时效期内以适当的价格采购某一品种图书，更应该关注供货商是否具备按照图书馆的需求处理图书信息、提供馆配服务的能力。［1］

评标时无法对投标商的服务承诺做出真伪判断与专家不专等等因素是造成“低价中标”的另一个重要原因。高校图书馆图书招标委员会成员组成结构存在很大的弊端:一般情况下，其成员组成基本上是由学校的主管领导、图书馆的领导、学校的财务部门、审计部门等等组成，图书馆方面专家代表比例相对较少。由于非图书馆领域的代表对图书市场信息掌握不全面，对图书招标采购的特点和各种馆配服务要求不熟悉、不了解，因而无法判断书商所做出服务承诺的真伪，他们往往只会从学校利益出发，过多注重图书的折让率。

2007年财政部下发的《财政部关于加强政府采购货物和服务项目价格评审管理的通知》明确指出:“综合评分法中的价格分，统一采用低价优先法计算”;和“服务项目评审过程中，不得去掉最低报价”。［2］《通知》的此项内容也是造成图书招标“低价中标”的重要因素之一。应当承认，这些规定对于货物招标采购是科学的、合理的，但对于图书这个特殊商品的招标采购来说却是不够科学、不够合理的，因为图书采购具有不同于货物采购的特性。

无可否认，降低采购成本是图书实施采购招标的一个重要目的，但在当前图书供应商能够提供的折扣空间相差不大的情形下，在价格与质量、货品与服务之间做到尽可能的平衡，甚至更多地向质量和服务倾斜以做到最优化选择，是构建高质量馆藏，更好地服务于教学和科研需要的当然之选。但在实践中，能实现这样的优化、均衡的情形并不多见。［3］在竞标时，不少供应商为了成为赢家，会以低价和提供多项服务赢取高分。而实际上，他们多数是投标时承诺多，中标后兑现少。其实“低价中标”后导致的这种现象是可以预期的。投标商为了要千方百计维持一定的利润，在优惠率提高了的前提下，必然导致馆配服务相对下降，因而在中标后的实际履约过程中总是出现这样那样的问题，最终造成图书馆馆藏的相对低质。诸如:图书馆所需求的质量高、学术性强的专业书籍到货率低，而小说类、休闲娱乐类的图书比例太多;书商为求降低成本，将一些时效性强的计算机类书籍故意拖延时间，延长图书到货周期，使时效性图书利用价值大打折扣，甚至出现特价书、盗版书、大量再版书混杂的现象，最终影响图书馆藏书质量和藏书体系的建设。

二 走出“低价中标”误区，提高图书招标采购质量的对策

为了改变片面追求低扣率的做法，笔者认为在图书招标采购前应该邀请图书馆方面的专家为评标委员会成员进行适当的培训，以使评标委员会成员了解“图书”作为标的物不同于其它标的物的特性，了解图书发行市场的行情，了解图书作为特殊标的物的其它配套服务，如图书加工服务、CNMARC数据配送等，解决好评标委员会成员专家不专的状况。

1．严格考察书商的实力。近年来，各大高校正处于多校合并的风潮，高校的扩张造成图书采购数量的相应增大，给图书采购工作带来很大的难度。高校图书馆采购的图书一般涉及的出版社多，对附加服务要求也偏多，加上付款的周期较长，如果图书供应商没有一定的规模和实力应该很难做到按时、按量配送图书，因此，对书商进行资格考察就成为招标工作的关键。因为只有选择了有资信的书商，图书的招标采购工作才能顺利地进行。为避免投标商鱼目混珠，在选择书商时，应把公司规模、业绩、信誉度、服务等因素同折扣一起加以考虑，如注册资金、投标商的工作场地以及出示出版社相关供货合同及授权书等，只有这样，图书馆才能顺利、及时地完成采访工作任务。［4］

2．制定规范的采购合同。制定规范、详细的合同是图书采购工作顺利进行的保证。要充分依照有关法律、法规编写合同，各项合同条款都要合理合法，要明确地规定双方的权力和义务。由于图书配套加工服务是图书采购不同于其它商品采购的重要区分点，因此，我们在制定合同时，应该将图书加工条项列于重点工作条款，详细精准地予以说明。对于图书加工质量、CNMARC编目数据、图书的到馆时间、到货率以及退货细则等等也必须详细精准地注明。对于一些优质的出版社的图书定单率在合同上也要明确规定;对于不能履约的书商应及时终止合同等。

3．合理制定评分标准。高校图书招标采购前应先讨论制定出合理的评标原则，按照价格与质量并重的原则进行评标，尽可能地防止招标时片面追求低价。笔者认为，以平均价为基准价的评分方法比较科学，将高于和低于平均价的分数递减。同时加大质量方面的分数权重，将图书量、图书加工质量、CNMARC编目数据质量等也要列入计分行列，这样，就可以选择质量与价格的最佳交叉点，最终选择出最佳的图书供应商。［5］

4．严把图书验收质量关。图书的验收工作是图书采访质量控制的重要环节，是图书采购质量控制的最后一道防线。高校图书馆图书招标采购从招标、评标、定标、确定中标图书供应商，直到与供应商签订合同，这些工作都属于招标采购的前期工作。图书招标采购中这些环节中出现的问题，都可能在验收的阶段被发现，因此图书馆验收工作人员的选择至关重要。首先，验收人员应选择相当有责任心和有丰富业务知识和经验的人来担任。验收工作人员应严格按照合同的条款及细则对新书进行验收，对于有质量问题的图书(污损、散页、缺页、倒装及套书不全等图书)要坚决予以退货;对于与订单不相符的书籍(订单书目中没有的，或者是因书商提供的书目不全而导制本科院校选购了高职高专书籍、中小学书籍等等)也要坚决拒收。

对一些未能及时采购到的图书，采访人员应要求书商每隔一段时间提供一次反馈信息并注明其原因，以确保图书的数量和质量，并根据其错误程度，扣除履约保证金。

5．建立科学的馆藏质量评价体系。采购的图书入馆后，对馆藏图书质量的科学评价尤其重要。评价的指标可以以入馆的图书是否符合学校的学科建设，重点学科与一般学科的比例是否适当，入馆图书的利用率怎么样，读者的评价如何，馆配商到书率高与低以及馆藏是否具有连续性等指标作为参考物，根据调研和统计得出的客观数据进行综合分析判断。对于缺乏诚信的书商，建立不诚信档案，作为下次招标的参考依据;对于学科比例失衡，进行及时调整;对于读者的客观评价要及时有效地采取应对措施;对于图书利用率低效问题要及时进行原因分析，如果牵涉到人为因素就必须启动问责机制。对馆藏图书质量的评价，需要定期不间断地执行，最好成立馆藏质量评价委员会，其成员由图书馆、读者、纪检、审计及财务等相关人员组成。只有这样，图书馆的图书采购质量才能真正优化和提高。

高校图书馆图书招标采购的目的，就是要最终选择到最优秀的图书供应商，从而使图书馆能够最快、最全、最经济地采购到高质量的图书以及得到最好的配套服务。而要真正达到这一目的，需要我们不断地总结经验，彻底走出“低价中标”的误区，在图书馆及书商双赢的前提下，切实提高图书采购的质量。

［1］韩凤华．高校图书馆图书招标采购质量控制对策［J］．情报检索，2010(8):116－118．

［2］马启花．图书招标方式下高校图书馆图书采访质量保障策略［J］．图书馆，2009(5):103－104．

［3］邓珊妮．高校图书馆采访质量控制实证研究［J］．图书学研究:理论版，2010(11):64－66．

［4］田利．警惕图书招标采购中的低价“陷阱”［J］．河北图书馆学刊，2009(2):81－82．

［5］李大林．高校图书馆中文图书采购招标质量控制研究［J］．河南图书馆学刊，2009(8):86－88．

Be Off the Misunderstanding of the Low Price Tender of Inviting Tenders and Purchasing Books

DENG Shanni

(Library，Hunan University of Technology，Zhuzhou Hunan 412000，China)

Nowadays，owing to lack of experience in actual operation the new type of inviting tenders and purchasing books in libraries of universities and colleges，we often prone to fall into the mistaken ideas which named“lower price tender”．In order to free ourselves of the mistaken ideas and improve the quality of books purchase，libraries of universities and colleges should drawing up a series of effective measures，such as draw up normative procurement contract and reasonable standard for evaluation to inspect book wholesaler’s strength and strict control the quality of book acceptance．

libraries of universities and colleges;open tender;lower price tender;book wholesaler;procurement contract;book acceptance

G253

A

1674－117X(2011)03－0150－03

2011－03－01

株洲市社科联基金项目“图书采购质量控制研究”(ZZSK1158)

邓珊妮(1974－)，女，湖南攸县人，湖南工业大学图书馆馆员，主要从事文献采访、分编研究。

责任编辑:黄声波