现代科学技术在监理档案管理中的应用

王逸春，冯美兰

（1.中水东北勘测设计研究有限责任公司，吉林长春130021；2.湖北黄冈市白莲河水库管理局，湖北黄冈438218）

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1 监理档案信息电子化的益处

1）可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数监理档案对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

就中水东北公司藏木水电站工程监理处而言，从事施工监理项目61个施工合同标段，涉及23个承建单位。监理项目之多监理档案的数量也将随之增加，而监理处的档案管理人员只有2名。藏木监理处档案管理是采用电子文档的链接方式，利用高科技软件将一批一批相互独立的电子监理档案链接起来，形成连续的、有序的一个整体，从而形成了监理处一整套简而精的监理档案目录，查阅非常方便，大大节省了人力。

2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3）档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5）档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

2 创新服务手段

1）建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

2）建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

3）电子文件的自动上传收集。档案部门应该改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，许多电子文件的形成通过下载和上传就可以完成，在第一时间收集单机上形成的电子文件，并在档案馆（室）的服务器上归档。

4）开展在线服务。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。