试论高校教务秘书工作的角色、内容与要求

2011-03-20杜晓丹孙良磊

文教资料 2011年32期

关键词：教务秘书师生

杜晓丹孙良磊

（南京晓庄学院，江苏南京 210017）

试论高校教务秘书工作的角色、内容与要求

杜晓丹孙良磊

（南京晓庄学院，江苏南京 210017）

随着高等教育改革的不断深入，我国高等教育从重视精英教育发展为大众化教育与精英教育并举，高校管理工作的重要性日益凸显。教务管理工作作为高校管理的核心环节，其重要性更是不言而喻。而教务秘书作为教学管理的最直接者与执行者，在教学管理过程中承担的任务与职责和所起到的作用更是举足轻重的。本文重点分析教务秘书的工作角色、内容与要求。

高校教务秘书工作角色工作内容工作要求

教务管理工作是高校管理的核心环节，教务管理水平的高低直接影响教学质量的好坏，关系到所培养学生质量的优劣。特别是随着我国市场经济体制的不断改革与发展，国家对复合型人才的需求量大增，这就促使高等教育必须随之改革与创新，探索新的培养模式。而教务秘书，其工作效率与服务水平，对于学院的整个教学秩序、教学改革的深化及教学水平的提高产生直接的影响。尤其是现在许多高校实行学分制管理，较之前的管理体制更为复杂，这也对教务秘书提出了更高的要求。

本文将重点介绍高校教务秘书在工作中所担当的角色、工作的内容与自身所应具备的一些素质和要求。

一、工作角色

1.服务者

这是每个教务秘书感触最深的一个角色。教务秘书必须树立良好的服务意识，主要体现在上传下达、沟通协调一切与教学活动相关的事宜。教务秘书的宗旨是为教学服务、为教师服务、为学生服务，这三个方面的服务是一切教务管理工作的出发点与落脚点。由于教务秘书服务的对象都是有思想、有知识的人，而且是学校的主体，他们的年龄、职称、学历、性格、地域等有所不同，这就给教务秘书的服务带来了很大的难度。

2.管理者

教务秘书是学院分管领导的参谋与助手。在教学管理过程中，比如学生选课、教师开课、各项教学检查与评比活动，教务秘书须向分管领导汇报，并结合本学院的实际情况拟定相关材料或者建议，以利于分管领导作为参考。特别是在处理学院教学突发事件过程中，教学秘书管理者的角色与作用更能够体现。同时，教务秘书也是学院相关材料的管理者。比如学院的日常文件的整理、各类活动材料的收集等，需要教务秘书的管理。

3.协调者

教务秘书是学院领导与师生之间、学校教务处与学院和师生之间和师生之间的桥梁，是多者关系的连接者与协调者。例如，教师因为特殊事情需要调动课程甚至是需要其他教师代替上课的时候，教务秘书需要向分管领导、教务处做好汇报工作，与所代替教师、学生等方面进行沟通协调工作，在这个事情的处理过程中，教务秘书扮演着协调者的角色。

二、工作内容

教务秘书给人的印象是忙忙碌碌的，不熟悉这个岗位的人很难体会到他们工作中的辛劳。然而，再繁琐的事务也能将其细分，教务秘书的工作内容大致可以分为下述几个方面。

1.日常事务管理

从学期的分段来说，教学分为三个阶段：期初、期中、期末。教务秘书在这三个阶段需要做大量的工作，比如开学前需要做好课程表的发放、教师上课时间与地点的确认、组织上学期不及格学生补考、学生的公选课选择等工作，做好学校教务处的期初检查工作；期中的时候，配合教师做好课程考试考查工作，做好学生教务座谈会工作；期末的时候，需要做好学生考试的安排与组织、试卷的印刷、教师下学期的开课安排、教师课时的统计、毕业生积欠补考的组织等工作。

从服务的对象来说，教务秘书为教师和学生提供了许多帮助。比如学生的选课与成绩问题，教师教学过程中所需要解决的问题，一般第一时间都是与教务秘书联系，并得到帮助，特别是处理一些突发事件。

2.协助分管领导工作

协助分管领导做好工作，是教务秘书的职责所在。在期初、期中、期末检查中，分管领导一般都是将具体的工作交给教务秘书，而教务秘书是检查所需材料的整理者与执行者。另外，在处理学期中发生的突发事件时，分管院长将会在征求教务秘书意见的前提下，在不违背原则的基础上进行灵活处理，从而营造全院师生良好的工作学习氛围。

3.资料收集与整理

教务秘书在工作过程中，需要收集学院教务相关的各类信息材料，比如教师的教学大纲、教学计划、教师的课时量、学生的培养方案、学生座谈会的记录、学生的考勤记录、学生的毕业论文、实习情况记录、各类教务检查的材料和教务处的各类发文与通知等。同时，教务秘书还需重点收集学院教师与学生在科研方面的成果，比如各类比赛获奖情况等，保证学院教务材料的完整性、真实可靠性。

三、工作要求

1.加强服务意识

“教育即服务”是高等教育的理念和口号，教务管理工作则是“服务中的服务”。教务秘书需要始终树立“服务师生”的指导思想，注重自身建设，内强素质，外树形象，积极树立为广大师生主动服务的意识，不断提高服务水平与服务质量。在日常工作中，教务秘书是与师生接触最多的一个群体。教务秘书在工作中需要牢固树立“教务无小事”的理念，很好地了解师生存在的问题与困难，及时有效地给予帮助，为后续工作的开展创造良好的条件。同时，教务秘书良好的服务意识将会给学生留下深刻的印象，为学生的成长成才树立标杆。

2.加强学习意识

加强学习意识，不断提高自身的理论水平，可从以下几个方面着手：第一，加强政治理论学习。教务秘书应当主动学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，“三个代表”重要思想，以及党的教育方针，树立正确的人生观、世界观和价值观，以及良好的职业道德和敬业精神，能够很好地将相关的理论运用到实践中，起到良好的指导作用。第二，加强专业知识学习。教务秘书需要加强对国家教育文件或出台的新政策和学校相关制度与规定的学习与理解，阅读与教务管理、教育管理等方面的书籍材料，及时更新思想，做到与时俱进。第三，加强应用能力学习。教务秘书除了具备专业的知识外，还需要在语言表达与公文写作、计算机运用能力、档案管理学、应用心理学等方面不断学习，不断完善自己，提高自己各方面的能力，有效地完成各项工作。第四，加强向优秀同行学习。珍惜各种学习或者培训机会，加强与同行间的沟通交流，尤其是优秀同行的经验，把好的方法借鉴到自己的工作过程中。通过交流，也可以加强学院之间的相互学习，为工作的开展拓宽道路。

3.加强档案意识

学院的工作材料是学校各项评比材料的支撑，而加强档案管理意识是做好档案管理的基础，教务秘书则在工作中承担了档案管理员这一重要的角色。教务秘书在日常工作中必须基础扎实，重视学院各类材料的收集、整理、存档及查询工作。对于学校下发的各类教学相关的文件和通知及学院制定的各种文件制度认真整理，对于学院教师的各项科研活动、教师与学生各类学术获奖情况、学院重大的教学相关活动要及时收集。在教学评估活动中，可以做到信手拈来，而且材料真实可靠。

4.加强创新意识

创新是管理艺术的核心，是学校发展的源泉，是教务管理水平提升的动力。要成为一名优秀的教务秘书，创新意识是必须具备的素质。除了学习前人的理论知识外，还应该在前人的基础上，结合自己的实践，提出自己的见解，不断地进行创新。教务秘书在忙于繁琐的教务工作的同时，也要不断积累工作经验，努力提出新的工作思路，改进工作方法，大大提高工作效率。

5.加强科研意识

教务秘书除了做好自己的教务工作外，还应当在工作之余加强科研工作。特别是在总结分析自身工作的时候，梳理自己的工作，形成可以学习借鉴的文字材料。另外，教务秘书也可以在所学专业的课题中承担一定的工作量，有效地巩固自己的专业知识。