高校图书馆目标管理初探

2011-03-19叶柳青

图书馆研究 2011年3期

叶柳青

（广东外语艺术职业学院图书馆，广东广州 510640）

随着高校办学规模的扩大，高校图书馆事业呈现出蓬勃发展的态势，图书馆管理的科学化、规范化、合理化成为人们关注的焦点。图书馆传统的行政管理方法因未能真正调动馆员的主观能动性，导致图书馆整体效能难以得到充分发挥。目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法，已在许多高校图书馆得到应用。但部分高校图书馆馆员对目标管理的认识还存在不少误区，这在某种程度上影响了高校图书馆目标管理的实施。本文就高校图书馆如何实施目标管理进行探讨，旨在为高校图书馆管理者提供参考。

1 目标管理概述

美国企业管理专家彼得·德鲁克在《管理的实践》一书中最先提出目标管理的方法。其主要观点是：协调个人目标与组织目标的关系，将组织的目的、任务转化成形象的目标，让工作人员参与到目标的实现过程中，积极创造条件，将个人目标和组织目标融为一体，使个人目标符合于集体目标，组织目标体现个人目标。在目标管理过程中，无论组织和个人，都以“自我控制”为主，努力实现既定的工作目标。具体地说，目标管理是一种管理系统，在该系统中，下属和上级共同确定具体的绩效目标，定期检查完成任务的进展情况，并根据工作进展给予奖励。它是以重视成果的思想为指导，共同确定一定时期的总目标，通过层层分解、自我控制、自我管理手段达到目标的一种管理方法。与其他的管理方法相比，目标管理具有以下优点：（1）目标管理是一种以“人”为中心的管理方法；（2）目标管理是人人参与管理和上下共同协商的管理方法，各级人员都参与和直接协商目标的设定工作；（3）目标管理注重整体管理和成果管理。由于每一个人都有既定的工作，因此人人都被纳入目标管理体系；（4）目标管理要求分层负责和权责合一，使每一个人不仅要承担一定的责任，也被赋予相应的权力；（5）目标管理强调工作联系的重要性，特别是事先的联系。不仅上下级人员之间应互相交流意见，即使平行部门或个人间的横向联系工作，也需密切维持，以发挥携手合作与群策群力的团队作用；（6）目标管理要求个人意愿应与组织利益结为一体。

高校图书馆目标管理，是运用目标管理方法开展图书馆的各项管理活动。图书馆根据内、外部环境需要和图书馆发展基础，制定图书馆在未来一定时期内的总目标，然后将目标层层分解和落实到人。各级主管人员根据目标体系和分目标安排人力和物力组织实施、规定进度、评价成果、进行奖励，以达到激发馆员为追求更高目标而努力工作的一种科学管理方法。

2 高校图书馆实行目标管理的必要性

2.1 传统管理方式制约了新技术环境下图书馆的发展

社会的进步和科技的发展，对图书馆传统管理方式带来了一定的冲击。目前，部分高校图书馆信息资源不足、人员素质不高、操作方式落后严重阻碍了高校图书馆的发展。如单一的行政管理只强调员工的工作职责范围，而不注意工作的绩效考核，这就导致馆员的工作积极性不高，工作效率低下。这种没有人人参与的管理方式，难以激发员工的工作热情。一些高校图书馆采取量化管理方法，如在采编部门实行业务量化管理，但因缺乏约束机制，工作效率并没有得到有效提升。采用目标管理方法，制定全馆工作的具体目标，强调任务完成的绩效评价，可极大激发馆员的工作积极性。

2.2 目标管理有利于提高图书馆的管理水平

目标管理是一种人本管理，能增强馆员的参与意识和自主性。全体馆员共同参与目标的制定，领导和普通员工的相互交流，使每位馆员能充分发表自己的意见和想法，馆员提出的合理建议能被采纳，最终形成一个大家都满意的工作目标体系、目标考核评价和岗位目标奖励体系。在目标管理的过程中，馆员既是目标制定的参与者，又是具体目标的执行者。目标管理使馆员有更多的决策权和自主权。

目标管理注重工作成果，能提高图书馆总体工作效率。图书馆的总目标必须通过各部门子目标的综合、协调才能实现。总目标层层被分解为各部门、个人的子目标。各级子目标之间互相联系和衔接，它们之间形成了一个纵横交错、不可分割的目标体系。目标管理使馆员在了解总目标和部门分目标的前提下，依据自己的工作性质和要求，灵活自主地安排工作，有助于部门子目标和全馆总目标的实现。目标管理通过授权，实现馆员的自我管理，有利于图书馆领导从日常的事务中解脱出来，重点研究和制定图书馆的目标，加强图书馆宏观管理，这为图书馆管理水平的提高创造了条件。馆员工作的检查和考核是以目标实现程度为依据，这既有利于调控和监管，也便于及时得出结论和进行奖惩，从而提高总体工作效率和管理效率。

3 高校图书馆目标管理的实施步骤

目标管理有较为固定的模式，包括目标的制定、目标的实施和目标的考核三个过程。

3.1 合理制定目标

目标是一个组织或一个人努力的目的，更是一切行动的方向。合理制定目标是高校图书馆目标管理工作的基础和前提。高校图书馆制定管理目标，一要充分论证，正确决策。论证和决策是目标制定的基础。高校图书馆要以《中华人民共和国高等教育法》和《普通高等学校图书馆规程（修订）》为依据，制定图书馆长远目标和短期目标、整体目标和具体目标。不同类型、不同层次的高校图书馆，要根据学校办学特色、现行条件（人员、设备等）提出适合自己发展、有自己特色的发展目标。因此，目标论证和决策要做到：（1）科学性与民主性相统一。制定的目标要准确可行，目标制定时要充分尊重馆员的意见；（2）全面性与重点性相统一。要根据学校发展目标，制定图书馆工作目标；（3）挑战性与可行性相统一。目标制定既要与时俱进，能激发人们的拼搏精神，增强人们的竞争意识，又要切实可行，在现有人力、财力、技术条件的基础上，使目标责任者感到通过努力可以 “跳一跳，够得着”；（4）稳定性与灵活性相统一。目标制定要具有一定的可调节性，目标本身要具有一定的适应能力。总之，高校图书馆目标的制定应遵循整体性原则、针对性原则、合理性原则、保证性原则，使图书馆的目标的实现既能促进图书馆的工作，又能更好地为学校发展服务。二要上下协商，综合分解。目标分解就是将整体目标分解到各层次、部门，甚至具体分解到个人。目标分解是明确目标责任的前提，是使总体目标得以实现的基础。高校图书馆可采取：（1）自上而下分派式目标分解办法，将指标依次分派给各部门及个人；（2）自下而上汇总式，即先由部门及个人根据实际情况，将分派而来的目标草案酌情修改，并呈送图书馆核定后正式确定。这种分解方式具有启发性，能满足馆员“自我实现的需求”；（3）上下沟通协商式，即先由图书馆领导颁布总体方案，经与各部门磋商并获得同意后确定草案，然后各部门依据总目标，设定具体个人目标。笔者认为，应综合运用以上三种方式，制定合理的目标体系。三要明确职责，大胆授权。责与权既对立又统一，有责无权，任何人都不可能对工作实行真正的管理；责大权小，许多事情都要请示领导，由领导决策、批准，实际上等于宣告下级不必对工作完全负责；有权无责，其结果是权力泛滥，使管理缺乏监督。只有贯彻权责对等原则，才能使目标管理得到有效实施。图书馆管理者要做到：（1）适度授权。根据目标执行者的目标责任性质与范围确定其权限的范围与程度。对于能够使目标执行者自主管理完成任务所需要的相应权限，图书馆都应予以认真考虑和委任；（2）明确授权。根据已经明确的目标进行授权。制定明确的目标，根据目标责任实行授权；（3）监督授权。管理者应对被授权者的目标实施情况及行使的职务权限是否妥当担负监督的责任。

3.2 有效实施目标

目标能否实现，实现程度如何，与目标实施的有效性休戚相关。有效实施目标是高校图书馆目标管理成功的保证。一是做好目标宣传工作。高校图书馆目标管理是一种需要全馆员工参与和馆员个体自我控制的管理方式，在推行目标管理过程中，要做好目标宣传工作，通过网络、会议、广播等途径加强宣传工作，使馆领导和馆员达成共识，从而为实现共同目标而努力。在目标实施过程中，馆领导要深入部门进行指导，注意信息收集、资料整理等工作。二是加强监督检查。各种突发事件和内外环境的改变都会影响目标的实现，若不对其进行有效的监控，就有可能造成无法挽回的损失。因此，高校图书馆应建立高度灵敏、及时、得力的信息控制系统疏通各项工作的渠道，以便馆领导及时准确地掌握情况，果断地解决问题。三是及时调整纠偏。馆领导应通过信息反馈机制关注整个管理过程，对各级目标实施中出现的偏差要及时做出调整，调节目标中不合理部分，有效控制目标。

3.3 科学考核目标

目标管理要达到管理的最佳效果，图书馆管理者需对图书馆各级工作目标的实现成果进行审核、评价，对目标实施过程进行总结，为下一工作周期设立可行目标提供依据。对各级目标完成情况进行考核和考评，可分两步进行：（1）由员工进行自我测定与评价，根据目标值，自我检查认定，找出目标达到的结果，写出总结；（2）由主管上级测定评价，包括听取馆员的自评报告、进行现场检查，做出目标达到效果的评定。可从定量考核和定性考核两方面对馆员工作进行考核。如采编部门可采用定量考核方法，规定馆员每天必须完成的文献分类的种数、文献编目的种数，考核他们完成工作情况；读者服务部门可采用定性考核方法，重点考核馆员工作的过程和馆员服务态度。