精细化管理在物资采购质量管理中见微知著

中国石油化工股份有限公司洛阳分公司 吴 越

精细化管理在物资采购质量管理中见微知著

中国石油化工股份有限公司洛阳分公司 吴 越

“天下大事，必做于细。”

精细化作为现代工业化时代的一个管理概念，最早是由日本的企业在20世纪50年代提出的。当前精细化管理的理论已经被越来越多的企业管理者所接受，因为它能以最经济的管理方式获取最大的效益，达到企业可持续发展的目的。如果管理的每一个步骤都精心，每一个环节都精细，那么做的每一项工作可能都是精品。

精心是态度，精细是过程，精品是成绩。

精细化管理的目的就是把大家平时看似简单、很容易做的事情用心、精心地做好。“认真做能把事情做对，用心做才能把事情做好”。

物资质量控制是指为使合同标的物（交付的物资、技术、服务等）达到合同约定的质量要求，采购部门所采取的各项管理活动。物资供应工作的首要目标是保证安全供应。物资质量是企业本质安全的重要组成部分，直接关系到企业的生产安全、财产安全和职工的人身安全。保证物资质量的本质就是杜绝有质量问题的物资进入装置现场，实现安全供应的目标。

石油石化行业具有连续、全天候生产的特点，装置设备处于高温、高压、高腐蚀状态，介质易燃、易爆、有毒。采购物资是否达到质量要求，直接关系到企业的本质安全。物资供应必须牢固树立质量意识，把安全供应放在首位，从需求产生到物资采购和使用的全过程，严格把好物资质量关。

据统计，产品质量缺陷的20%～25%是由于不合格的采购物资造成的；可见，采购物资是企业产品的组成部分，是企业整个质量管理体系的一个不容忽视的重要环节。而产品质量的优劣，在很大程度上取决于采购物资质量的高低。

精细化管理是一种先进的管理文化和管理方式。精细化作为现代工业化时代的一个管理概念，最早是由日本的企业在20世纪50年代提出的。“天下大事，必做于细。”当前精细化管理的理论已经被越来越多的企业管理者所接受，因为它能以最经济的管理方式获取最大的效益，达到企业可持续发展的目的。如果管理的每一个步骤都精心，每一个环节都精细，那么做的每一项工作可能都是精品。精心是态度，精细是过程，精品是成绩。精细化管理的目的就是把大家平时看似简单、很容易做的事情用心、精心地做好。“认真做能把事情做对，用心做才能把事情做好”。

立足管理 注重细节

采购物资质量控制贯穿于物资的设计选型、合同签订、加工制造、运输及仓储和安装调试等采购供应全过程各个环节。在做好需求计划提报、把好供应商选择关、合同签订关的基础上，合同签订后要做好质量控制工作。质量控制的内容主要有：原材料与外协件的质量控制、制造过程中的质量监督、出厂检验与验收、到货物资检验与验收等。在具体工作中，大力推行精细化管理，主要的一些做法是：

1、建章立制，整改规范，夯实物资质量管理基础

将物资验收的组织、管配件的专业验收、随机资料管理、质量问题的处理等归口一个部门，并明确了岗位职责和岗位工作标准，配备专职管理人员，实行质量管理分段管理。制订《物资供应质量管理规定》、《物资供应质量管理实施细则》、《直达现场物资验收管理办法》、《物资质量理化检验操作规程》、《进口物资质量验收管理办法》、《随机资料管理办法》等制度,从而形成了质量管理专业化、常态化，为进一步加强全过程质量管理，确保安全供应打下了坚实的基础。

2、细化责任，狠抓落实，强力推进“四制”管理

制度的完善明确界定了各部门的职责范围，规范了质量管理工作，形成了质量问题由专职业务科室专门管理的机制，为确保采购物资质量打下了良好的基础。日常工作中，狠抓制度的落实，质量管理做到“四制”：一是联合验收制。凡是签订有技术协议及合同额度较大的物资，到货后组织机动、工程、使用单位、技术协议签订单位等共同进行开箱检验，填写质量验收单，对检查出的问题督促供货单位限期整改。为了确保进口物资质量，要求供应商供货时必须提供原产地证明、报关单等资料。二是质量周报制。每周将物资开箱验收、配件理化检验及安装调试、生产运行中的质量问题及处理情况进行汇总，编制质量周报。三是质量问题通报制。出现供货质量问题时，及时向供应商发质量问题通报函，要求其查明原因、制定整改措施，并进行书面函复。同时在同类别供应商中扩大质量通报范围，避免同类问题再次发生，举一反三防范质量问题。四是质量连带考核制。质量问题出现后，除对供应商进行考核外，还对相关的业务科室进行考核，促使业务人员从思想上高度重视采购质量，确保质量工作事事有人管、人人有专责、办事有标准、考核有依据。

3、关注热点，源头治理，提高物资质量监管能力

一是不定期召开供应商质量管理座谈会，向供应商宣贯企业质量要求及出现质量问题的惩罚措施，使供应商准确掌握企业的质量管理目标和相关管理规定，共同把好物资采购质量关。二是对于质量问题发生频率高，反复出现质量问题的物资，我们不仅仅是就问题处理问题，而是从源头上查找，分析产生质量问题的根源，并采取相应措施，从根本上解决。

案例：2010年上半年木托盘数次出现质量问题，采购及质量管理人员数次到生产厂家进行现场考察，会同相关部门进行调研了解情况。经多方调查，了解到频繁发生木托盘质量问题的主要原因有：实际承载量大幅增加，进货质量标准没有及时修订，加上木材市场涨价、生产厂家使用边角料、质检体系不完善、入厂检验把关不严、产品长途运输中反复颠簸等等。为了从根本上解决问题，首先建立了木托盘每周抽检制度，规定每周质量检验员与采购员一起对木托盘进行抽检，不合格产品坚决退货。加大对供应商的考核力度，向供应商发质量问题通报函，明确要求其使用合格原料、健全质保体系、标注产品批号、指定专人负责质量把关，达到质量问题可追溯的目的。每次交货木托盘如出现退换情况，每次按数量进行相应的经济处罚，结账时予以扣除货款。针对车间包装重量增加的实际情况，协调技术质量处修订完善了验收技术条件。加强与车间的联系，要求车间加大日常入厂前的验收力度，每月定期上报验收记录。由于新的验收标准造成一定的成本增加，加之市场原料涨价因素，采购部门在与供应商洽谈框架协议采购过程中给予了充分的考虑。

通过开展上述一系列扎实有效的工作，目前木托盘的质量有了根本改变，这与我们新制订的相关质量控制手段有着密不可分的关系。

日清日结 完善记录

物资采购质量管理工作中推行的精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，确保每一个管理者人到位、职尽责。并通过建立具体的工作台帐，实现发现问题及时，纠正问题快捷，工作日清日结，保证了质量问题的有效解决。主要台帐记录及其作用有：

1、《质量管理周报》

将每周到货物资开箱验收、配件质量理化检验及质量问题处理等情况归纳汇总，向部门领导及业务科室定期通报，形成人人关心质量问题的氛围，培养业务科室在采购业务中的质量意识。

2、《物资质量检验报告单》

对签订有技术协议的物资组织开箱检验，每批物资都在《物资质量检验报告单》上做了详细的检验记录。对于开箱检验中出现质量问题但让步入库的物资，采购员督促供应商在限定时间内整改并及时将整改结果通知质量管理员以便在质量验收记录中对相关问题进行消项。作为物资采购部门负责采购物资质量验收的归口管理部门，除了做好必检及附有技术协议物资的质量验收之外，对于验证放行和直达现场的货物，严格执行相关制度，密切保持与仓库及使用单位的联系，确保不合格物资坚决不入库。对于使用过程中用户反应的质量问题我们更是投入了极大的精力，仔细分析原因，查找漏洞，协调各方，力争在最短的时间内将问题从源头上彻底解决。

3、《配件理化验收报告单》

对到货管配件进行几何尺寸和理化检验，定性、定量进行分析，出具配件理化验收报告单,把好入库源头关。

4、《质量问题通报函》

出现供货质量问题后，在第一时间内向相关供应商发出质量问题通报函，要求其立即处理，同时查明造成质量问题的原因，由法人签字做出整改承诺，避免类似质量问题再次发生。质量问题通报函是做好供应商管理的一项重要工作，它的执行可以有效地督促供应商完善质量管理机制，确保出厂前的质量验收，降低出现质量问题的风险。

见微知著 把握趋势

精心是态度，精细是过程，精品是成绩。精细化管理就是要有见微知著的能力，善于把握趋势，通过分析判断，归纳出现质量问题的原因，并有针对性地采取相应措施：

譬如制造商质量体系不健全，外购原材料把关不严。象干气密封控制系统管道短节出现裂纹质量问题，即为厂家外购不锈钢管质量把关不严造成的严重质量问题。再如制造过程中质量控制不严格，如木托盘及BOPP纸管等，厂家质保管理体系不健全，造成尺寸不达标，强度有缺陷等质量问题。

还有，设备性能试验、出厂调试等过程把关不严，如进料泵配套的电机，现场安装中发现电机轴前后串动大，经分析为制造过程中没有仔细核对图纸，前后内风扇装反，而电机属于常规产品，出厂时未做型式试验，没能及时发现风扇装反，造成电机定子温度高、轴向串动大的质量问题。

针对这些问题采取相应措施：

1、加强采购全过程质量管理

首先，明确各部门的质量职责，建立相应的质量控制程序 。采购质量并不仅仅是采购部门的事，还与设计技术、质量管理、检验以及企业上层管理等部门有关。因此，应结合企业实际情况，商讨、分析、明确质量职责，在此基础上进行分工。其次，严格把好质量检验关。采购物资到货验收与检验，是把好采购质量的重要关口。质量检验人员应熟知采购标准、试验方法、质量评定规程，对于新标准，应认真宣传贯彻，弄懂其技术原理，应按照采购标准中规定的取制样方法取制样，确保选取样品的代表性，按照采购标准的试验方法标准的各项要求，对采购物资进行检验，并将检验结果与采购标准中技术指标进行比较，做出合格与否的判定，根据检验结果签发合格证明。再者，加强不合格品的控制。发现不合格品及时记录在案，并采取标识、隔离、评审、处置、预防等措施，做到对不合格品及时跟踪、处理得当。

2、对供应商实行动态管理

选择供应商是质量保证的源头。对供应商应进行审核,实行动态管理,建立供应商档案,定期排序,从而保证产品质量。如定期对重点物资供应商就进货质量合格率、抽检合格率、供应商准时交付率、质量检验报告准确及时性、售后服务等内容进行考核评分排序，考核评分排序的主要目的是评估供应商的质量及综合能力，以及为是否保留、更换供应商提供决策依据。

首先，及时掌握供应商生产状况的变化。由于企业内外部环境的变化，供应商的生产状况必然也会随之变化。采购部门要对其产品设计或结构上的重大变化、制造工艺上的重大变化、检验和试验设备及规程方面的重大变化等信息要及时掌握，主要是弄清对产品质量的影响，以便及时掌握供应商生产状况，杜绝供货中断，保证生产的连续性。其次，重要设备驻厂监造及例行检查。采购方可根据实际情况派技术人员或专家对供应商进行定期或不定期的监督检查。主要监督检查对方合同的执行情况，重点监督检查采购物资的质量情况。通过监督检查，有利于全面把握供应商的综合能力，及时发现其薄弱环节并要求其改善，从而从体系上保证了供货质量。重要物资委托第三方检验方派出到制造厂进行监造的人员应认真负责，严格按照技术协议要求进行质量验收，确保质量合格；出现质量问题后，应依据委托协议相关规定，对其进行严格考核，追究责任。第三，加大处罚力度，督促供应商严把出厂检验关。为了督促供应商加强质量管理，提高产品出厂检验力度，建议修订有关质量管理规定，推行不合格品退换货扣款制度。第四，管好供应商的供应商。加强对外协外购厂家产品质量的控制，确保原材料合格；除了要执行相应的控制程序外，还要加强对外协外购厂家生产过程的监督，尤其对那些还没有较完整的质量保证手段的供方，需积极地督促他们建立起完善的质量保证体系和手段，不断地将外协外购产品的使用情况与生产厂家进行沟通，一旦有质量问题，促使他们采取相应的措施，并对措施的有效性进行验证。

3、于细微处见精神

搞好质量工作是企业永恒的主题。面对越来越多、越来越强的竞争对手，企业不仅要不断地的进行精细化管理的推进工作，还要不断地利用精细化优势来将自己作强作大。精细化管理是以精细操作和管理为基本特征，通过提高员工素质，克服惰性，降本减耗，协作管理，从而提高企业整体效益的管理方法。在采购物资到货质量管理过程中深化精细化管理是一个长久的工作，物资供应部门只有不断地深化精细化管理，提高应变能力，做到“安全、及时、经济”,才能为企业安稳长生产提供有力的保证。

吴越 ，男(1966-)，翻译，主要从事石油化工物资采购的质量管理及进口物资减免税、海关通关、商检报检等工作。