谈公路工程档案的规范管理

张瑞丽

平顶山市公路管理局直属分局 河南平顶山 467013

谈公路工程档案的规范管理

张瑞丽

平顶山市公路管理局直属分局 河南平顶山 467013

近几年来，在国家实施的财政政策下，公路建设突飞猛进，公路工程的建设市场规模日益扩大，大规模的建设产生了越来越多的工程技术档案。工程技术档案管理是公路建设档案管理工作的重要组成部分。资料的完整、齐全是作好档案工作的基础，一个公路工程项目的档案，从决策、设计、施工到竣工甚至接养管理等全部环节形成的档案资料，构成一个有机的整体，缺少任何一项都会影响其完整性。然而近些年来，由于公路建设投资大、参加单位多、流动性强、时间跨度大等原因，客观上给公路建设项目档案工作的开展带来了很大困难。多年以来，在公路建设的过程中普遍存在着重进度、轻记录，重建设、轻档案的现象，工程建设从立项、勘测、设计、施工、监理到竣工验收各个环节形成的大量文件、图纸、图表、文字记录材料、质检数据等，均被散落在工程的设计、监理、施工单位中，项目业主没有很好地进行系统管理，也没有专人负责此项工作。大部分公路管理部门只是在项目部保存一些施工期间的资料，并且多是由工程人员兼职，档案资料不是残缺不全，就是整理极不规范，或者只是堆积却无人整理，查找起来十分麻烦。要知道，这些档案可是公路建设最真实最原始的资料，是反映工程内在质量的重要依据，也是体现工程管理水平的历史凭证，更是对日后的生产运营、工程维护和改扩建起着举足轻重的作用。因此，如何在公路工程建设中健全和完善公路建设项目的档案管理，使之规范、完整、系统化，尤为重要。笔者认为应做好以下几点：

一、建立健全制度、做到“一参加、五同步”

国务院办公厅下发的《关于加强基础设施工程质量管理的通知》中，明确规定：“所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，建立健全项目档案，从项目筹措到工程竣工验收各个环节的文件资料，都要按照规定征集、整理归档”。因此作为公路的建设单位各工程建设项目部要设专职档案管理人员，并在此基础上制定相应的规章制度，强化公路施工档案的重要性，在公路项目的招标、投标和签订设计、监理合同时设立专门的条款，明确规定从工程项目的立项开始，就将项目档案纳入项目管理范畴，指定业主与承包商的档案职责，明确归档的范围、责任、时间和要求。并坚持“一参加、五同步。”即档案部门坚持参加各种施工工程会议，坚持下达施工计划和落实归档职责同步，工程开工和建立档案工作同步，检查施工进度和检查文件材料的形成、积累和保管情况同步，工程交工验收和竣工文件材料验收同步，技术人员晋升职称和档案部门出具证明同步。做到档案验收与项目验收同步，如果档案经验收未通过，工程就不能通过验收。

二、制定强有力的制约措施

施工单位和施工管理单位按规定整理移交档案材料是顺理成章的事，但没有制约措施有时难以奏效。1）实行保证金制度。建设单位和施工单位签订工程承包合同或施工协议时，明确归档职责，并从工程款中扣除一部分，当做档案保证金，竣工文件归档后，如数退还施工单位的保证金，否则，不予退还，转为补作整理竣工文件的费用。以此对施工单位惩罚和鞭策，促使施工单位按规定提交归档文件材料。2）档案部门不签字，财务部门对工程不予结账制度。促进施工单位从关心自身经济利益，自觉地做好工程文件材料的形成、积累和保管工作。3）实行经济责任制。经济利益与负有归档职责的单位和个人挂钩，做到考核严格，奖罚分明，促使认真履行归档职责。

三、建立档案部门负责人在工程部门任职制

建立档案部门负责人在工程管理部门任职制度，是权利的延伸，即档案部门的权利延伸到施工管理部门。它不仅有利于档案部门了解工程建设的全过程，而且有职有权及时提出档案部门的要求，对促使施工单位重视工程文件材料的管理，按时编制合格的竣工文件材料有不可替代的作用。

四、实行全过程检查监督

作为工程档案的使用价值，有两点必须坚持，1）文件材料的完整系统，2）准确可靠，二者缺一不可。为此，档案管理部门要参加施工管理全过程的监督检查。重点突出三个环节。一是监督检查文件材料的形成、积累、整理和保管情况；二是做好阶段性检查监督工作，发现问题提出意见，要求及时纠正；三是会同上级档案监督管理部门以及设计单位、施工单位、施工管理单位做好竣工文件材料的预验收和正式验收工作，不留尾巴，力求一次成功。

五、确保资料完整、准确、系统化

公路部门的项目管理人员一定要具有较强的档案意识，严格按照交通部关于《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》及时收集分散于各个环节的工程建设资料，从源头上把好关，这里特别强调竣工验收前，应由设计单位提出工程设计变更及应归档文件材料清单，确保归档项目完整，归档材料齐全，质检部门对工程质量特别是隐蔽工程的质量要把好关，确保图、物一致，准确可靠，保证建设项目档案的完整、准确和系统化。

六、确保资料整理的有序和检索方便

在大量收集项目整个建设过程所有资料的同时，还要遵循公路建设项目文件形成的规律，按照一定的原则和方法进行分类、组卷、编目，使其编排有序、便于管理，既保持其成套性、阶段性，又要有专用性的特点。整理时还要注意保持文件之间的连续性，避免档案的杂乱无章，影响以后的保管、保密和利用。另外还要建立完备的检索工具，使用现代化的电脑管理系统，改变传统的操作模式，努力达到只要领导或利用者需要什么，就能及时查到什么，使档案资料更迅速、更准确地为公路建设服务。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.04.035

张瑞丽，女，本科，馆员，在河南省平顶山市公路管理局直属分局办公室工作，从事档案管理多年，在本专业较有造诣。