现代办公自动化管理

沈聪

信息技术的发展速度超出人类社会其它领域的发展步伐，在管理领域，其直接后果是改变了传统办公的方式。

办公自动化（Office Automation，简称OA），是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是采用Internet／Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速，全方位的信息采集和信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，其所带来的管理高效化、标准化、信息化、规范化及智能化均为企业发展提供了有力保障。

实施原因

一、企业现代化管理的迫切需要。企业实现OA的程度是衡量企业实现现代化管理的标准。OA变革的不仅仅是技术，更多的是将最新的管理思想、管理理念植入其中，突破以往传统的严格的部门分工，打破使企业在高速发展过程中呈现出的多项目、跨区域、集团化的发展趋势受时间、地域、部门之间的限制所带来的信息孤岛，从而提升企业的整体竞争力和前进速度。

二、企业信息化管理的必然趋势。面对知识经济和信息化时代的挑战，以信息化实现企业管理现代化，坚定不移地推进办公自动化管理创新，对于企业而言，是提高企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力的必然趋势。

三、企业制度创新和管理创新的有效途径。OA管理是企业管理的一项十分重要的基础工作，将有力推动企业加强多层面、全方位管理，进而有力促进企业组织结构和工作流程的优化重组。

主要功能

一、公文管理。包括公文的收发、起草、传阅、批办、会签、下发、归档、查询、统计等基本功能，初步实现公文处理的网络化、自动化和无纸化。二、会议管理。包括会议计划、日程、通知、组织、纪要、归档、查询、统计等功能和会议室管理功能，使会议通知、协调、安排都能在网络环境下实现。三、公共信息管理。包括各种通知、汇报材料、电子刊物、大事记、电子公告等。四、部门事务处理。包括部门值班、休假安排、工作计划、工作总结、部门活动等。五、个人办公管理。包括通讯录、日程、个人事务等。六、文档资料管理。包括文档资料的立卷、借阅、统计等。七、人员/权限管理。包括人员的权限、角色、口令、授权等。

平台化发展趋势

需求推动技术发展。随着企业信息化的发展和成熟，OA拟逐步向平台化的方向发展，整合越来越多的应用，从行政管理转移到行政、业务兼管，从沟通转移到协作，从单一应用转移到系统整合，逐步成为一个员工办公、中层管理、门户、领导决策的知识协同的平台。

一、高效的协同管理工作平台。将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理，实现支持多分支、跨地域的办公模式以及移动办公，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

二、有效的知识资产管理平台。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。

三、个性化的设计平台。随着OA功能的不断扩展，越来越强调人性化的设计需求。根据员工的需求进行功能组合，力求最大限度的满足员工的个性化需求，实现真正的人本管理。

四、灵活的业务流程整合平台。OA可将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。

五、开发无线数据平台。通过向IPAD、智能手机等智能终端扩展，实现其对企业OA的访问与处理，应用平台更加广泛。

产生的效益

一、提高办公效率。通过OA系统的实施，公文往来基本实现网上无纸化传输和流转，实现了多点办公、异地办公，通过集中统一管理，降低了通讯费用与管理成本，减少了重复劳动，节省了人力物力。人与人之间、各部门之间、企业之间的沟通更加方便高效，极大地提升了企业的办公效率。

二、优化工作流程。OA系统基于工作流原理，规范并优化了各部门的办公流程，簡化了人工操作，减少了资源与时间的损失与浪费。建立起规范有序、灵活高效的管理模式，提高了企业对市场竞争的反应速度，提升了企业的执行力。

三、提升信息的安全性。在信息的转存、转寄等时候，容易发生企业的信息泄秘。OA系统开发中，采取了一系列安全措施，确保用户的数据安全性。

四、提供决策的可靠性。OA系统提供的信息，为决策提供了可靠的依据。OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高了经营效率，为企业领导提供决策参考和依据。

（作者单位：湖北省武汉市中国电力工程顾问集团中南电力设计院）