以采购合同管理促煤炭企业风险防控

范英杰 孙明义 王红霞

合同管理在煤炭企业物资采购方面的重要性

煤炭企业采购合同主要是指煤炭企业为安全生产和基本建设采购的物资所订立的合同。其管理是指煤炭企业在物资采购过程中，合同的来源、订立、履行及落实跟踪合同执行情况等一系列行为的总称。煤炭企业在安全生产过程中，需要投入大量的设备和材料来保证企业的安全和生产的顺利进行，而采购物资又是一项长期性和经常性工作，凡是物资的采购都需要签订买卖合同，因此，合同管理工作在煤炭企业经营管理中有着重要作用。

一、加强合同管理工作是安全生产的需要。加强合同管理工作，是保证物资质量和安全生产的重要手段。主要有：一是合同中对物资的质量标准进行了界定，避免了厂家以次充好、偷梁换柱，降低质量标准；二是约定了质保期，质保期内出现的问题，可以要求厂家及时更换和处理；三是合同约定了设备类物资必须提供煤安证、防爆合格证等资质证件，保证了物资的安全特性；四是合同签订之后，约定了交货时间和违约责任，避免物资急用而不能到货现象的发生，可以保证物资及时到货，满足安全生产需要。

二、加强合同管理是规避经营风险的需要。随着市场经济的不断发展，买卖双方的防控风险意识都不断提高，但是，新的以签订合同为手段的欺诈活动也更加隐蔽和难以发现，加强合同管理，在合同的起草、签订和跟踪落实方面实行全方位的管理，通过付款方式和违约责任方面条款的细化，物资到货和售后服务方面的要求及质保金的设定，为煤炭企业规避经营风险，维护自身合法权益提供了保证。

三、加强合同管理维护企业信誉和形象的需要。合同管理工作一定程度上代表着一个公司的管理水平，购买物资不签订合同、物资到货使用后不给厂家付款、约定的付款期限结束后仍旧欠款，在一定程度上都影响企业的信誉和形象，通过加强合同管理，严格按照合同约定的节点，兑现合同约定的承诺，对维护企业信誉和形象有着重要的作用。

当前煤炭企业合同管理中存在的问题

加强合同管理，是提升企业管理水平，降低经营风险和提升效益水平的重要手段。当前，煤炭企业合同管理工作不断规范，管理水平不断提高，但是还存在部分问题，主要表现在：

一、对合同主体的审核不严格。对合同主体的审核主要包括对方当事人的主体资格、资质状况和履约能力等，审核不严容易造成签订合同后，但是对方当事人不是独立法人、没有履约能力等问题产生。

二、合同约定的条款模糊，不便于操作。部分企业在签订合同时，对相关标准吃不透，造成了合同双方理解不一样，物资到货后不能使用。另外是付款方式约定为“货到次月付款”，没有详细的付款比例，也不便于操作。

三、合同的跟踪不及时。合同签订后，相关人员没有及时跟踪合同的履行情况，造成物资迟迟不能到货，影响矿井的正常使用。到货后未及时付款，影响了企业的信誉和形象，出现质量问题未及时处理，延误了使用时间等。

另外还存在诸如购买物资不签订合同或到货后补签合同、人情合同、关系合同、担保方式不合规、合同的签订缺乏监督等现象。

加强合同管理的几点建议

合同内容所体现的是一种契约精神，而契约精神是现代文明的基石，企业合同管理是市场经济条件下企业管理的―项中心内容，加强煤炭企业的合同管理，做到事前、事中与事后的全程跟踪，可以从以下方面入手：

一、完善合同管理制度。合同管理制度一方面为合同管理工作指出了明确的方向，另一方面规范了合同管理中的种种行为，保证了合同管理工作的顺利开展，所以煤炭企业应加强合同管理制度建设，实现合同管理工作的制度化和規范化。

二、保证合同的产生途径符合规定。合同是招标工作的实现阶段，没有招议标，合同的签订便成了无源之水，而现代企业管理应做到“事事可追溯”，合同管理也不例外，要保证合同的产生途径符合规定，因此，煤炭企业应坚持“凡是有物资采购就有招标，凡是签订合同必须以招标结果为依据”的原则开展合同管理工作。

三、做好合同的会审会签工作。合同的起草过程是企业追求自身利益最大化的过程，需要多部门的配合才能完成对合同条款的制定，如技术部门对物资的技术要求进行把关，法律部门审核合同条款是否违背相关法律，财务部门审核合同的付款方式是否严谨，监督部门对合同的产生方式是否合规进行监督。在各个部门共同审核下，合同条款才能更趋严谨，合同的会审会签也要实行责任追究，这样才能督促各部门切实负起责任，执行过程中才能最大程度维护企业利益。

四、做好合同的跟踪落实工作。煤炭企业签订物资采购合同的目的就是为了保证物资的顺利到货并投入安全生产，合同管理人员应在合同签订后及时跟踪物资的到货情况、投入使用情况、增值税票是否开具、有无质量问题、付款进度等，做到“及时签订合同、顺利投入使用、按时支付款项”，对内维护企业利益，对外树立公司形象。

五、指定专职的合同管理人员。鉴于合同管理的重要性，煤炭企业应物资供应部门实际情况，结合法律、监督和财务部门，指定业务素质高、责任心强的员工作为专职合同管理员，保证合同管理工作按照企业要求顺利开展。

（作者单位：河南安阳鑫龙煤业（集团）有限责任公司）