电子档案管理工作中存在的问题及对策分析

刘建英

随着计算机、通信、网络、多媒体等科学技术的发展，档案和档案管理工作已经发生了巨大的变化，单一的纸质档案融入了图像、影音、电子文本等多种新型载体，即纸质档案向电子档案发展，这一趋势也导致了档案管理方法和手段的多样化。因此，有必要基于电子档案视角对档案管理相关问题进行研究，以适应目前档案管理信息化发展要求。虽说，电子档案在各个行业及各个部门得到了普遍性的推广和应用，但就其管理制度、技术、方法、人员等方面而言还存在着许多的问题，急需找出电子档案管理存在的问题，并提出具有针对性、可行性、有效性的策略，以促进档案管理工作的高效开展。

电子档案管理工作存在的问题

一、电子档案管理思想观念问题。传统的纸质档案管理模式将档案的接收和保存视为主要工作，多数档案管理人员认为只要纸质档案存在就不会出现什么问题，电子档案没有纸质档案看起来实在，整体表现出对利用信息技术进行电子档案管理的主动性不强。另外，由于电子档案管理工作任务繁重，短期难见成效，且需要一定的专业技术基础，导致档案管理人员不愿费时费力来实施电子档案管理，缺乏电子档案主动性管理意识。

二、电子档案管理人员素质问题。对于电子档案管理工作，很多档案管理人员都认为非常容易，和纸质档案管理方法基本相同。而事实上且大不相同，电子档案管理人员既要懂得如何存盘、复制、刻录、传输等电子档案处理计算机技术，还要掌握类似于纸质档案管理中的管理方法，二者缺一不可。但是就目前我国电子档案管理人员的素质现状来看，还没有完全达到上述的要求，需要逐步的提高。

三、电子档案管理规范化问题。在进行电子档案管理系统设计时没有档案工作者参与，或者缺乏档案工作者的相关意见，使得电子档案从生成到归档的整个过程就存在着不少问题。这就造成了电子档案管理原则、保管条件、归档范围、组卷方法、归档时间、著录格式等方面缺乏一个规范化的流程或标准。因此，如何针对电子档案管理要求，制定一系列能长久适用的标准和管理规范，就显得非常迫切了。

四、电子档案管理软件统一性问题。电子档案管理计算机软件研制大大落后于电子档案应用和发展需求，远远不能适应各方面电子档案存储利用的需要。电子档案系统在各地区之间、单位之间存在着使用软件不统一的现象，势必影响到互相之间电子档案的共享和利用。

五、电子档案完整性问题。电子档案管理过程较为繁琐，加上电子档案处于流动状态，若不能及时捕获信息，可能会导致信息的丢失。另外，电子文件结构复杂，储存方式多样分散，容易造成信息的缺损。这些会影响到电子档案的完整性。

六、电子档案真实性问题。档案是历史的原始记录，真实性是档案发挥凭证和参考作用的基础。但是，电子档案内容与载体的结合形式经常发生变化，如复制文件会由于载体或读写技术的不稳定性而造成文件内容的丢失或变异，也可能在传输或转存过程中被改动而不留痕迹，所以电子档案真实性不易把握。

七、电子档案安全性问题。电子档案数据的易消失性、数据的易改动性、数据的易复制性以及网络的易侵害性给电子档案的安全保密带来了极大的威胁。可以说电子档案安全性是当前电子档案管理存在的一个突出的问题，必须引起档案管理人员的密切关注。

电子档案管理工作问题解决策略

一、更新电子档案管理思想。面对电子档案对档案管理带来的“冲击”，档案工作者当务之急是更新传统的管理思想观念。转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，树立档案现代化的管理意识。传统档案管理体现的是“事后管理”思想，认为“档案是死去的文件，是文件的精魂；文件是活着的档案，是档案的前身。”所以，文书工作与档案工作是严格分家的，文书工作对文件的形成及文件的管理，即文件的收获、执行、督办，一直到归档组卷，都有一套严格的程序。文件归档组卷了，该文件便退出了现实的舞台，文书工作对该文件来说也就结束了。然而在电子档案运行的环境中，用传统的思想显然是行不通了。国外学者提出了“前端控制”思想，所谓“前端控制”，又可称作“提前介入”，按照国际档案理事会電子文件委员会制定的《电子文件管理指南》的观点，就是在文件形成前采取行动，将干预的时机确定在电子文件管理系统的设计阶段，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，把原来纸质文件管理系统中的许多事后管理手段和要求向前延伸到电子文件管理下作之中。随着电子时代的到来，使档案管理工作者面临的不仅是保管实体载体材料上的变化，更重要的是档案从形成、运作到利用等过程中产生的根本性变化所带来的挑战。因此。应采用各种方法和手段，包括行政、社会等，大力宣传电子文件的积累与归档，电子档案的管理与价值，提高档案管理人员的思想意识，增强大众社会对电子档案认知意识，为做好电子档案管理工作打下牢固的思想意识基础。

二、建立电子档案管理制度。应根据上级电子档案管理规范，结合单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，使电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下几个方面的问题：

注意划清电子档案管理过程中各级各类人员的责任；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件归档工作程序规范问题；注意电子文件的动态管理问题；明确电子文件检查、鉴定内容及要求；归档时机应适合本单位工作实际。

三、完善电子档案管理系统。

第一，建立电子档案计算机管理系统。电子档案管理是与传统纸质档案管理完全不同的档案工作，计算机档案管理系统是有效管理电子档案必备手段。档案部门的计算机系统应满足电子档案管理各个环节的要求，如：归档检查的要求、修改完善的要求、电子档案信息管理的要求、电子信息提供利用的要求等。因此电子档案计算机管理系统在硬件上应满足本单位当前和今后一定时期的工作需要，在软件上应能够识别全部归档电子信息，即档案管理系统在软件方面应涵盖各个工作环节使用的工具软件，同时各部门要尽量统一使用同一电子档案计算机管理系统。

第二，建立电子档案管理人员系统。电子档案管理人员系统至少应包括电子档案管理人员和电子档案专家咨询组两方面的队伍。首先，档案人员除具备传统档案人员的素质要求之外，还应具有丰富的计算机操作技术和日常维护技能，因此配备适合工作要求的档案人员是做好电子档案管理工作的条件之一。另外，为了提高电子档案管理专业人才的素质，还应建立满足人才发展需求的培训深造系统；第二，由于电子信息的复杂性，专职电子档案管理人员无法完全满足电子信息管理的各方面要求，因此还必须在本单位聘请各行业的专家，组成对电子信息管理的技术支持层，对电子信息归档进行检查、对管理过程的问题实时解决。

第三，建立专门电子档案保管体系。电子档案保管体系即满足电子档案载体保管的环境和设备要求，包括符合标准、面积足够、环境清洁、温湿度适宜、防磁性好、安全性高的专用电子档案库室，具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，具有良好储存容量、质量性能的磁盘介质等。

四、强化电子档案安全管理。电子档案信息以其传输快捷、便于利用等特点备受青睐，同时也给档案信息安全提出了新的问题。解决安全问题的方法主要包括以下几个方面：一是应用各种先进的电子档案安全防范计算机技术，如证书式数字签名、手写式数字签名、电子文档加密、数据访问身份验证、电子档案网络防火墙、电子档案文件设“只读”状态设置等。二是运用先进的现代化网络运行监控技术，对网络运行实施有效监控，防止运行过程对电子信息的破坏；三是通过对员工和设备的管理杜绝人为侵害的产生；四是严格按规范进行电子文件的归档审查，保证归档电子文件的完整、准确及软硬件环境的齐套性，保证电子档案的利用环境的存在与优化；五是跟踪计算机软、硬件的更新节拍，搞好电子信息的转化工作。

五、注重电子档案动态管理。电子档案动态管理是维持其真实性、完整性、安全性的重要保证。一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题；二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

文章结合实际工作经验对于电子档案管理存在的问题，提出了综合性的解决策略，可为相关档案工作者的实践工作提供参考，然而在具体的电子档案管理过程中还需要处理好以下两方面的关系。一是处理好电子档案管理与纸质档案管理之间的关系。电子档案实现的同时不是传统档案的消亡之日，不可能全面废除和抛弃传统档案的运行方式，但会很大程度上改变档案工作的一些特点和固有规律，为此绝不可忽视传统档案工作的统筹安排，但同时也要坚决反对电子档案与档案工作决然割裂的做法。二是处理好电子信息档案化与档案信息电子化之间的关系。电子信息档案化就是要对电子信息进行建档、归档保存等，而档案信息电子化则是指将原先非电子化的信息进行电子化处理，二者的最终目的都是为了实现档案数字化。但笔者认为电子档案管理的工作重点首先应该是电子信息的档案化，其次是后者。在处理好以上关系的基础上实施电子档案管理将更有利于电子档案管理目标的实现。

（作者单位：福建省电力有限公司南平电业局）