浅谈水利工程档案管理节点控制

2011-02-14陈妮柯锐

治淮 2011年10期

陈妮柯锐

水利工程档案管理是一项具有阶段性、成套性的系统工作，直接服务于水利工程建设，其管理的对象就是在工程建设过程中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。因此，根据水利工程档案管理的共性，结合不同水利工程建设的个性，确定若干个可能较大程度影响档案管理水平与实体质量的时间节点，并赋予各节点针对性强的控制约束内容，通过落实节点约束内容实现水利工程档案的系统、完整、准确与安全的目标。

一、控制节点的选择

水利工程建设具有阶段性，不同阶段有不同的建设重心与工作特点。水利工程档案是以项目（问题）为核心的、各实施单位形成的、具有有机联系的资料的集合，具有成套性。因此，控制节点的选择应遵循时序、结合实际、发挥价值。

遵循时序是指根据工程建设经历的时间阶段，选择有针对性的工程档案管理控制节点，控制节点的内容应体现不同阶段的重心与侧重点。结合实际是指应结合工程建设实际情况，选择能够发挥节点控制作用的时段，开展控制工作。发挥价值是指控制节点的数量及内容设置应充分考虑其价值，最大限度地发挥节点控制的作用，确保工程档案管理处于可控状态。

因此，水利工程档案管理工作设置以下三个控制节点较为合适。节点一：招标分标方案批复后；节点二：主要标段招标工作结束后；节点三：单位工程完工验收前。

二、控制节点的约束内容

每个控制节点处于工程建设的不同阶段，有着各异的侧重点，因此选择适当的约束内容，才能充分发挥节点控制作用。

1.节点一的约束内容

招标分标方案批复时机处于工程建设管理单位组建及初步设计报告确定之后、招标投标工作开始之前，属于工程建设前期阶段。由于此时档案管理的主体——工程建设管理单位已经明确，档案管理的对象——工程主要建设内容已基本确定并初步划分，故适合设置档案管理控制节点。此节点主要约束内容为确立档案管理客观标准体系，健全管理体制，主要包括制定《工程归档范围与保管期限表》、《工地档案管理办法》、《档案管理岗位职责》，确定档案管理工作领导小组等，从档案管理的源头进行约束，明确归档资料范围与管理机制。

2.节点二的约束内容

本节点所指主要标段包括监理标、主体工程施工标、主要设备安装标。监理部门作为水利工程质量管理体系的重要环节，有责任对工程档案资料的质量，特别是各标段施工单位档案资料质量进行同步控制。主体工程施工单位、主要设备安装单位承担了工程建设大部分内容，形成的档案资料无论从数量上、质量上还是重要程度上都具有显著性，直接决定整个工程档案质量的优劣。因此，有必要设置控制节点对上述单位提出明确的档案管理要求。此节点主要约束内容为明确档案收集范围、分类原则、质量要求、保管措施，统一工程档案管理标准，解释监理部门、主体工程施工单位、主要设备安装单位有关档案管理内容的疑惑，从档案形成阶段即进行规范管理，确保水利工程档案的系统、完整、准确与安全。

3.节点三约束内容

水利工程建设一般划分为若干单位工程实施，标段完工后，施工单位即移交有关施工档案资料并撤场。由于各单位工程完工时间均早于工程竣工时间，如不在单位工程完工验收前设置档案管理控制节点，不及时对已完工单位工程档案收集、分类、整编质量进行检查、监督，档案将不可避免地出现错漏残缺等现象，无法保障其系统、完整与准确。待到档案专项验收前发现问题时，由于时间、人员的变化，已经很难整改。因此，有必要设置档案管理控制节点。此节点主要约束内容为对照《归档范围与保管期限表》查看已完工单位工程档案的收集是否完整、分类是否合理、价值鉴定是否科学、竣工图是否准确完备、档案耐久性是否满足规定，如存在问题，应督促有关施工单位重新整编资料。档案专项验收前的各项工作参照此节点约束内容实行。