全过程医疗物资管理系统的研制与应用
2011-02-13任凯顾慧沈炜汪瑶
任凯 顾慧 沈炜 汪瑶
江苏省肿瘤医院 (南京 210009)
全过程医疗物资管理系统的研制与应用
任凯 顾慧 沈炜 汪瑶
江苏省肿瘤医院 (南京 210009)
全过程医疗物资管理系统以整体规划、全程掌控为原则，对物资的采购、入库、领用和消耗等各个环节进行管理。采购部门和使用部门的行为受到监督和控制，管理部门利用网络系统实时了解物资的库存和消耗情况，物质的来源和去向有据可查。通过对医疗物资的科学管理，达到了减少流失和合理使用的目标。
医疗物资 管理 信息
1 物资管理现存问题
医院医疗器械物资(简称医疗物资)是医院医疗、科研、教学等活动的物质基础，随着医院的不断发展，对医疗物资的采购、管理和使用都提出了更高的要求，但长期以来，医疗物资管理由于缺乏全院统一的整体规划，与医院快速发展的形势不相适应。
目前，医院物资管理存在的主要问题就是物资管理部门与使用部门脱节，信息无法共享，物资去向无据可查。管理部门只负责物资入库、出库及盘点等内部自身的处理，没有与医院的HIS、成本核算等系统关联，使用部门不能对自已库存的物资进行管理与统计，财务部门无法获得相关的出、入库明细信息，管理者也无法对物资的流向进行监控和追踪。
2 系统设计思路和原则
为了从根本上解决现存问题，我们以整体规划、全程掌控为原则，在系统设计前，深入调研设备科、财务科、供应室、病区以及相关使用科室的切实需求，根据需求进行系统设计。
2.1 全程管理
物资从进入医院开始，系统对物流去向、库存数量金额和部门领用消耗等各个环节进行全程跟踪管理和统计分析。系统采用网络环境下运行模式，在不同的信息管理环节上设置相应的信息管理功能模块，满足各管理环节的需要。
2.2 高度控制
为了限制各种物质的使用数量，系统对每个部门所使用的物质设置一个理论库存数即基数，部门领用的最高数量不能超过基数，同时程序对各部门领用的耗材数量和实际使用数量进行比较，领用数量不能大于实际使用数量。
2.3 信息共享
在网络环境下，最大限度地实现信息共享，保证了各部门及时了解相关数据和信息。管理部门对使用部门物资的保有量进行实时监督监控，不仅可以掌握其消耗量、请领量，而且采购工作更有计划，避免随意性和盲目性，消除盲目进货、货物积压和损耗现象。
2.4 标准化
软件设计严格执行国家有关软件工程的标准，保证系统质量，提供完整、准确、详细的开发文档，为用户二次开发提供源程序；应用设计符合国家医疗卫生行业有关标准、规范和医院自身的发展规划。
2.5 可扩展性和可维护性
为适应将来的发展，系统具有良好的可扩展性和可维护性。软件设计采用模块化、组件化，并提供配置模块和工具，使应用系统可灵活配置，不仅与现有HIS、成本核算系统无缝连接，而且满足今后医院发展中的各种需求。
3 系统设计目标
3.1 经济目标
医疗物资不仅占用医院大量的资金，而且容易发生“跑、冒、漏”等现象，增加了医院不必要的医疗成本。根据我国现行的有关管理规定，一部分物质的费用可以向患者收费，但也有相当部分的使用不能向患者收取费用，其消耗费用由医院支出，因此，无论是从医院管理还是从成本核算的角度来讲，都必须加强对医用耗材的管理，在保证供应的前提下，尽量减少流失和不必要的损耗，最大限度地控制和降低医疗成本。
3.2 管理目标
从采购部门到使用部门逐级做好物资的入、出库管理，从而合理控制库存、减少库存资金占用、保障供应、减少流失和损耗；通过对物质的管理、查询、统计、分析，方便医院科室之间的成本核算和审计，健全医院安全管理机制，确保物质使用的安全。
3.3 性能目标
智能化、安全化、信息化。系统可以实时显示各部门的库存数量、消耗数量、使用人和被使用人的信息，精确记录物质流程数据，有效监控物质的整个流程。
因此，医疗物资管理系统的实现目标就是：保证供应、减少流失、降低成本、安全管理、合理使用。
4 系统功能模块
4.1 基础数据管理模块
根据国家相关标准定义物资字典；维护供应商和生产厂家基本信息；设置各部门物资的理论库存数。
4.2 库存管理模块
4.2.1 期初设置
启用计算机管理的第一个月，要求用户进行期初设置，完成下列工作：设置启用时间，包括统计期年月、开始日期和终止日期；录入仓库物质的期初数量和单价。
4.2.2 单据录入、复核和记账流程
由采购部门操作员录入单据，内容包括生产商、供应商、发票号、发票日期、入库日期、生产日期、失效日期、消毒日期、采购人、验收人、产品编号、名称、批号、规格、单价、数量等，然后存盘；另一操作员对录入的单据进行复核，复核正确进行记账，否则回到第一步对单据进行修改，并重新打印。
4.2.3 月结处理
用户根据财务统计的要求，每月做一次月结处理。月结处理时，系统将仓库和分户统计台账中的期末数量和金额转为下月期初数量和金额，并自动将统计期转到下一个月。月结处理后，要核对当月的期末日期，必要时应加以调整，到期不做月结，系统相关功能无法操作并提示进行月结处理。
4.3 批次管理模块
操作员在录入入库单时须正确输入批号和失效时间，系统根据所输入的信息按批次进行排序。使用部门按批号进行请领，库管人员根据请领单按批次(先进先出)确认发货，部门按批次(先领先用)使用所领物质，这就实现了物资从库房到部门，再从部门到病人之间的批次管理。如库存存在两个批次以上的物资，则按上一批次出库完毕后，再出下一批次的物资，如上一批次数量不足时，则分两个批次出库。
4.4 病区管理模块
病区需要某种物质时，通过录入请领单向库房请领，但请领的数量不能超过预先设置的理论库存数即基数，否则系统不让通过；库管审核后发放物质，系统减库存。
当病人使用某种物质时，病区录入医嘱，对病人记账的同时，也将所用物质的批号批次、操作者的工号及操作时间等信息记录到该病人的信息库中，确保物质的去向有据可查。
4.5 单据管理模块
系统中的单据种类包括：入库单、补差额入库单(购入时调整差价)、退库单、退货单、出库单、仓库报损单、部门报损单、调拨单(部门间调拨)、转让单、盘点调整单(库存盘点后，如果发现账面数与实际数不符，经履行批准手续后，可以通过盘点调整单冲销)。
4.6 信息查询模块
查询内容包括：仓库物资查询，查询和打印任一品种的库存变化和入出存明细信息；分户分类物资查询，可根据部门和类别查询和打印物资的领用和消耗情况；单据查询，查询已复核记账的各种单据明细；台账查询，查询各种物资的期初数、库存数、金额、批号和有效期等信息；调价历史查询，查询各种物资的原零价、新零价、调价日期、调价单号和调价者等信息。
4.7 统计报表模块
供货商供货数量、金额明细和汇总报表；入库或出库明细和汇总报表；部门物资消耗报表；病区材料消耗明细表；物资转让明细表；全院分类物资明细表。
5 结语
我院医疗物资管理系统在应用中经过不断的完善和开发，与HIS和成本核算系统完全整合，解决了许多实际的业务问题，满足了各部门的工作需求和管理要求，因此也得到了他们的大力支持和配合。
医院通过信息化的技术手段从根本上改变了长期以来物资管理能力滞后的状况，管理者可随时了解医疗物资的各项情况，为领导决策提供了科学依据，管理的程序化和标准化，也为医院实现全成本核算奠定了良好基础，信息的快速传递和共享，优化了工作流程，提高了医院经济效益和社会效益。
[1]李包罗.医院管理学信息管理分册[M].北京.人民卫生出版社.2003.
[2]高燕婕.医院信息中心主任实用手册[M].北京.电子工业出版社.2007.
[3]宋凭.医院库存物资整体信息化管理的研究.中国数字医学.2010(05)
Research and Application of the whole Course Management System for Medical Materials
REN Kai GU Hui SHEN Wei WANG Yao Jiangsu Cancer Hospital (Nanjing 210009)
It is the principle that integration of the whole course management system for medical materials is in control of the whole process,Each link such as the purchase, warehousing, receiving and consuming of the materials are managed, the behavior of the purchase department and the use department are supervised and controlled, the management department utilizes the network system to find out about the stock status and location of the materials in real time, Source and destination of the material can b looked up.Through the use of scienti fic management of materials, resources can be used fairly and losses can be reduced.
medical material,management,information
1006-6586(2011)01-0004-03
：R197.324
：A
2010-09-30
任凯，高级工作师，信息科副科长
编号：ZM200803
